La logística de aprovisionamiento se encarga de optimizar el pedido y recepción de todos los elementos que una empresa necesita para su producción.
En palabras más llanas, la logística de aprovisionamiento trata de que la empresa disponga de las materias primas, materiales, productos e incluso maquinaria que necesita para producir. Todo ello al coste pactado, en la calidad prometida, en el lugar que se determine y en la fecha acordada.
A pesar de que son fases distintas, habitualmente es confundida con la logística de almacenamiento. Esto es debido a que algunas empresas, engloban las tareas de aprovisionamiento y almacenamiento al mismo departamento.
Esta confusión, puede no ser realmente una confusión. Ya que cada empresa es distinta y puede englobar dentro de un mismo departamento la logística de aprovisionamiento y almacenamiento. Su unión técnica dependerá del tamaño de la empresa y de la complejidad que entrañe la gestión de los suministros que recibe.
Funciones de la logística de aprovisionamiento
Al fin y al cabo lo que hace es encargarse de que los aprovisionamientos estén en la calidad, fecha y lugar correcto. Las funciones más importantes de la logística de aprovisionamiento son:
Elegir los proveedores
Es esencial conocer qué necesitamos y qué ofrecen los distintos proveedores. En el servicio de estos proveedores debe considerarse la calidad, el precio, el cumplimiento de los plazos, etc.
En cada sector existen muchos proveedores diferentes. Diferencias que se hacen notar en muchos aspectos como la calidad, el coste, el plazo de entrega, las indemnizaciones en caso de incumplimiento en cualquiera de las cuestiones anteriores, etc.
Claro que no siempre debemos escoger el proveedor que ofrece más calidad, el más barato o el que nos entregue antes el producto. Todo dependerá de nuestras necesidades.
Procurar que los plazos de entrega se cumplen
Aunque se haya pactado un plazo, muchas veces ocurren imprevistos. En consecuencia, que no se cumpla la entrega de ciertos elementos en la fecha acordada puede derivar en pérdidas para la empresa.
Por ejemplo, si necesitamos 1.000 bombillas para la producción de nuestro producto y nos llegan dos días tarde, es tiempo de producción que estamos perdiendo. Además, este tiempo de producción puede derivar en nuestro incumplimiento con los plazos de entrega en la distribución de nuestros productos.
Es de vital importancia gestionar de forma eficaz el incumplimiento de los plazos de entrega. Incluso, tener un plan B en caso de que existan imprevistos para que en caso de ocurrir, las pérdidas se minimicen.
Gestionar los inventarios
Gestionar los inventarios, sobre todo cuando aumenta la cantidad de los pedidos, es imprescindible. El inventario no solo debe recoger lo que nos llega, también debe recoger lo datos de los pedidos.
Gracias a estos datos, podremos estudiar la evolución de los pedidos. Si pedimos 100 alfombras: ¿cuantas llegan?¿llegan todas en buen estado?¿coinciden con lo que esperábamos?
Analizar las necesidades de producción de la empresa
Como es lógico, si estimamos que para producir 10 coches necesitamos 40 ruedas, no tiene sentido pedir 200. La realidad es mucho más compleja que esto. En no pocas ocasiones, la cantidad de elementos para transformar un producto son muchas y de características muy variadas.
En consecuencia, habrá elementos cuyo pedido sea mayor (por si se rompen o llegan en mal estado) y otros que no. Por ejemplo, si se trata de elementos pequeños muy frágiles, más vale pedir más de lo necesario por si se rompen. Por el contrario si se trata de algo fuerte y robusto cuya probabilidad de romperse es mínima, no compraremos tanto de más.
Estudiar las tendencias de los elementos que se compran
El mundo evoluciona muy rápido. Lo que antes se producía con hierro ahora puede producirse con aluminio o carbono. Lo que antes se producía con bombillas normales ahora se produce con luces LED.
En esta línea, es esencial que el departamento de aprovisionamiento esté al tanto de lo que está haciendo la competencia. Además, claro está, de estudiar el mercado y ver con qué materiales se puede producir lo mismo o mejor.
Asegurar la calidad de las provisiones para poder pasar a la fase de almacenamiento
Otra de las funciones esenciales es asegurar la calidad de los elementos antes de ser almacenados. No tiene sentido invertir tiempo en almacenar materiales o materias primas en mal estado.
Es más, no solo se perdería el tiempo en el almacenamiento, también se perdería tiempo en otras fases del proceso productivo. Por ejemplo, si hay almacenado un material inservible y el trabajador lo utiliza en la producción, el resultado será un producto final defectuoso. La consecuencia final será que el cliente devuelva el producto. Lo que significa más costes para la empresa.