Matriz de priorización

La matriz de priorización es una herramienta que permite comparar y seleccionar entre ciertos problemas o soluciones las prioridades para tomar una decisión.

Lo más importante de esta matriz es que ayuda a seleccionar una opción considerando una lista de alternativas basadas en ciertos criterios. Un criterio es un parámetro que se toma de referencia para evaluar las prioridades y sobre esto poder tomar una decisión consensuada. También facilita la mejor asignación de los recursos escasos que se poseen, para que sean usados según las prioridades que se presentan.

Además, esta herramienta también es conocida como Diagrama de Priorización. Es usada especialmente en el campo de la calidad. Resulta muy útil para elegir una alternativa entre varias posibilidades.

¿Para qué se aplica una matriz de priorización?

Una matriz de priorización se aplica para:

1. Identificar cuáles serán los criterios de evaluación y su valoración

En primer lugar, la identificación de los criterios y su valoración es muy importante porque permite determinar su nivel de importancia. Sin ellos no se podría realizar el proceso de la priorización o la clasificación de criterios por orden de importancia.

Puesto que estos criterios y su valoración reflejan que tan importantes son todas las tareas que se esperan realizar. Al no tener estos parámetros no se puede hacer una correcta clasificación.

2. Clarificación de problemas

En segundo lugar, la clarificación de los problemas es fundamental, porque en la mayoría de las ocasiones no se pueden comprender los problemas con la transparencia necesaria. Sólo cuando se entienden los problemas se les puede dar la mejor solución.

3. Análisis de soluciones

En tercer lugar, se deben proponer alternativas de solución para los problemas. La matriz de priorización posibilita el planteamiento de soluciones y proponer un plan. El plan determina la forma en que se llevará a cabo la aplicación de la solución.

4. Encontrar oportunidades de mejora

En cuarto lugar, se debe destacar que la mejora de los procesos y actividades es algo que siempre se debiera buscar. Pero especialmente cuando se están enfrentando problemas. La mejora es un objetivo al que siempre se debe aspirar.

Pasos para elaborar una matriz de priorización

Los pasos que se deben seguir para elaborar una matriz de priorización son los siguientes:

1. Establecer el objetivo que se espera alcanzar

Ante todo, la matriz debe elaborarse buscando alcanzar un objetivo claramente definido. Por eso es necesario que el objetivo se enuncie de una forma clara, específica y concreta. Es recomendable para definir bien el objetivo, saber que se espera lograr al aplicar la matriz de priorización.

2. Identificar las opciones

Desde luego, se debe elaborar un listado en el que se anoten todos las opciones que se tienen para poder alcanzar el objetivo propuesto. En algunos casos puede que las opciones ya estén definidas. Si es necesario se deberá proponer otras alternativas, las cuáles serán propuestas por los miembros del grupo de trabajo. Entre las propuestas se deberá escoger las que resulten más apropiadas.

3. Establecer criterios

Naturalmente, los criterios que serán utilizados deberán establecerse en función del objetivo esperado. Las personas que forman el grupo de trabajo definirán los criterios que deberán ser considerados. Por ejemplo, algunos criterios que se podrían considerar sería el tiempo para llevar a cabo el proyecto, los recursos requeridos para realizarlo, las capacidades laborales del personal, entre algunos que podemos mencionar.

4. Ponderación de criterios

La ponderación de criterios implica definir el valor cuantitativo que tendrá cada criterio. Es decir, se debe considerar el peso o nivel de importancia que tiene cada uno de los criterios. En este paso es donde ya se elabora la tabla de la matriz de priorización.

5. Comparación de opciones

En efecto, aquí ya se puede hacer una comparación entre las opciones. Estas opciones se comparan en función de los criterios que previamente se han establecido. La forma de analizarlo es como una letra L.

Porque del lado del eje vertical quedan las opciones y del lado del eje horizontal los criterios utilizados. Por lo que se va correlacionando cada opción con todos los criterios, colocando en cada caso un valor.

6. Seleccionar la mejor opción

Finalmente, para seleccionar la mejor opción se compara cada opción con todos los criterios. Y se selecciona la que se considere que es la mejor para lograr alcanzar el objetivo establecido.

Ejemplo de una matriz de priorización

Para ejemplificar de forma sencilla la aplicación de la matriz de priorización seguiremos los pasos anteriores:

1. Establecer el objetivo que se quiere alcanzar

Nuestro objetivo es escoger al mejor profesor de economía.

2. Identificar las opciones

Los profesores que dictan la clase de economía son:

• Manuel Ramos.
• Luisa Fernández.
• Carlos Lara.

3. Establecer criterios

• Dominio del tema.
• Facilidad para explicar.
• Cantidad de tareas que deja.
• Puntualidad.
• Objetividad para calificar.

4. Ponderación de criterios

• Dominio del tema → 40
• Facilidad para explicar → 30
• Cantidad de tareas que deja → 10
• Puntualidad → 10
• Objetividad para calificar → 10

5. Seleccionar la mejor opción

En este caso la mejor opción es Manuel Ramos porque según los criterios evaluados es quien tiene mejor puntuación.

Ventajas de aplicar la matriz de priorización

Las principales ventajas de aplicar la matriz de priorización son:

• Es bastante flexible: Puede ser utilizada con mucha flexibilidad, puesto que igual puede correlacionar pocas opciones y pocos criterios. O, por el contrario, muchas opciones y muchos criterios.
• Es fácil de usar en grupos de trabajo: Esta herramienta es muy sencilla de utilizarse en equipos de trabajo, solo se necesita una pantalla, un pizarrón o un tablero.
• Fácil de evaluar: Al usar para parámetros es fácil de poder evaluar, incluso cuando hay muchas opciones y parámetros porque se pueden usar los medios informáticos.
• Fácil de consensuar: Con esta matriz es muy sencillo ponerse de acuerdo para elegir la mejor opción.

Para terminar, podemos decir que la matriz de priorización es una herramienta fácil de utilizar para encontrar las mejores soluciones para resolver problemas. Además, se puede usar en cualquier campo o área de las actividades empresariales y de otro tipo de decisiones de la vida cotidiana de las personas.