Una nota de cargo es un documento contable de origen interno de la empresa, por medio del cual se le notifica o informa al cliente la existencia de un cargo adicional en el valor total monetario pactado o facturado previamente.
Cuando se concretan ventas y negociaciones con clientes, por lo normal se generan facturas finales que reflejan los montos o valores pactados. Sin embargo, en algunos casos se hace necesario adicionar cargos que se generan en los trámites comerciales.
Cuando esto sucede, surge entonces el empleo de la nota de cargo. Esta viene a ser el documento legal que permite añadir un coste extra al monto reflejado en la factura emitida. Es importante señalar que la nota de cargo, también suele ser denominada como nota de débito.
Esto no significa, bajo ninguna circunstancia, que ha habido una variación en los acuerdos o negociaciones previamente pactados. En muchas ocasiones, las operaciones comerciales están sujetas a ciertas circunstancias o situaciones que pueden hacer variar el monto final del contrato.
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Además, se pueden generar cargos adicionales en los montos acordados por razones exceso en el tiempo de pago de determinadas facturas, por exceso de tiempo de retiro de materiales o mercancías de los almacenes ya que estos pueden estar pagando rentas.
Conceptos empleados en la nota cargo
Generalmente, estas notificaciones de cargo se realizan bajo los conceptos siguientes:
- Cheque devuelto.
- Por concepto de fletes.
- Diferencias en recepciones.
- Moras generadas.
- Intereses.
Ejemplo típico de una nota de cargo
La nota de cargo, dependiendo de la razón o causa que la motiva, estas pueden tener diferentes formatos. Sin embargo, este tipo de documento suele tener el formato siguiente:
Como se puede apreciar, independientemente de la forma que pueda tomar una nota de cargo en las diferentes empresas, esta contiene una serie de informaciones relevantes que son típicas en todas ellas.
