Proceso administrativo: Qué es, características y ejemplos

¿Qué es un proceso administrativo?

El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación, organización, dirección y control) cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u organización de la forma más eficiente posible.

Proceso administrativo: Explicación sencilla

De manera más sencilla, podemos ver el proceso administrativo como un conjunto de pasos que seguimos para lograr nuestras metas.

No es un proceso que se hace una vez y se olvida; cada etapa lleva a la siguiente y se repite para adaptarse a nuevos objetivos y situaciones, ya sean generales o específicos de proyectos menores.

En palabras aún más sencillas, podemos ver el proceso administrativo como un conjunto de pasos que nos ayudarán a conseguir las metas propuestas. No es algo que se haga una vez y se olvida, sino que cada etapa lleva a la siguiente y se repite para adaptarse a nuevos objetivos y situaciones, ya sean generales o específicos de proyectos menores.

Este proceso fue desarrollado por Henri Fayol, un pionero en la teoría de la administración. Las cuatro etapas que propuso para una gestión efectiva son:

• Planificar.
• Organizar.
• Dirigir.
• Controlar.

Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión gerencial. Todo equipo directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier proyecto.

Con todo, Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se puede leer en su obra como dejaba espacio para la flexibilidad y la adaptación. Así, los seguidores de la teoría clásica de la administración han ido completando, mejorando y adaptando el proceso administrativo a los diferentes tipos de empresas que han ido naciendo durante las últimas décadas.

Origen del proceso administrativo

El origen del proceso administrativo se lo debemos a Henry Fayol. Hacia el año 1916, tras 50 años como gerente de una empresa minera, Fayol publicó su libro «Administration Industrielle et Générale». En español sería algo parecido a «Administración Industrial y General».

En dicho libro desarrolló, basándose en su experiencia, toda su teoría. Fayol, destacaba en su obra los distintos niveles de gerencia, las funciones administrativas y una lista de principios para administrar correctamente.

No obstante, cabe mencionar, que lo más reconocido de todo su trabajo, son sus principios. En concreto 14 principios para la correcta administración.

Características del proceso administrativo

Un proceso administrativo posee multitud de características y peculiaridades en función de la empresa que lo desarrolle, hacemos mención a las más comunes:

• Consta de cuatro etapas relacionadas entre sí.
• Debe de plasmar todos los objetivos que se persiguen alcanzar con él.
• Deben ser informados del mismo todos aquellos trabajadores que vayan a formar parte del proceso.
• El objetivo que tiene es la creación de una hoja de ruta para optimizar al máximo cada una de las acciones que incluye el proceso administrativo.
• Puede ser utilizado por cualquier empresa, independientemente de las características de la misma.
• Se realiza con un horizonte temporal previamente estipulado. De esta forma, ofrece cierta flexibilidad para poder ser adaptado a las circunstancias.

Etapas del proceso administrativo

En la definición, hemos dicho que el proceso administrativo está formado por una serie de etapas: planificación, organización, dirección y control. En este apartado las desarrollaremos y las explicaremos. Claro que, en primer lugar, conviene saber cómo se separan estas dos fases:

• Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la organización. Podríamos decir que es una parte estática del proceso.
• Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la dirección y el control.  En este sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento.

Es decir, una vez hemos planificado y organizado, toca ejecutar y ponerse manos a la obra.

En cualquier caso, más importante que distinguir entre mecánico y dinámico, es conocer las distintas etapas que lo componen:

1. Planificación: Trata de programar las tareas a realizar y solver las cuestiones pertinentes que más tarde se ejecutarán.
2. Organización: La idea es ver quién se encargará de cada tarea, en qué orden y que estructura tendrá el proyecto en su ejecución.
3. Dirección: La dirección no sólo se encarga de mandar, también se encarga de ayudar, respaldar e intervenir ante cualquier conflicto que se presente en la consecución de objetivos.
4. Control: El control se basa en el seguimiento de métricas confiables que permitan supervisar que se conseguirán los objetivos más grandes.

Importancia del proceso administrativo

El proceso administrativo desempeña un papel fundamental en la gerencia de una compañía. Supone la hoja de ruta a seguir durante un determinado periodo, para poder alcanzar los objetivos establecidos por la dirección.

De esta manera, seguir todas las etapas marcadas dentro del proceso administrativo, permitirá a la organización incrementar su grado de eficiencia a la hora de lograr las metas propuestas. Este proceso supondrá una reducción en el número de recursos consumidos. Por este motivo, se podrán destinar aquellos recursos ahorrados a otras acciones que resulten beneficiosas para la compañía.

Entre las ventajas que podemos destacar del proceso administrativo destacamos las siguientes:

• Permite a la empresa disponer en todo momento de una planificación futura.
• Las acciones a llevar a cabo en cada uno de los posibles escenarios se encontrarán estipuladas.
• Establece de forma clara los objetivos que tiene una determinada empresa en el corto, medio y/ó largo plazo.
• Se optimizan al máximo los recursos
• Evita gastos superfluos que no se encontrasen contemplados previamente.
• Puede suponer un incremento de la productividad ya que mejora la coordinación entre miembros del equipo.

Por último, hay que destacar que un proceso administrativo perfectamente diseñado evitará que aparezcan sucesos que rompan los esquemas de los directivos. En consecuencia, se reducirá el número de medidas improvisadas que pueden derivar en decisiones perjudiciales para el funcionamiento de la empresa.

Ejemplo de proceso administrativo

Por ejemplo, supongamos que somos montañeros. Nuestro objetivo es alcanzar la cima de las cinco montañas más altas del mundo. El objetivo está claro, pero necesitamos un proceso para alcanzar nuestros objetivos de la forma más segura posible. Es decir, sin poner en riesgo nuestra salud.

Necesitaremos por tanto un proceso para conseguir nuestro objetivo final: alcanzar las cinco cimas. Aunque cada pico es diferente, a su vez, seguiremos una serie de etapas para alcanzar cada cima (objetivos intermedios). A esta serie de etapas, que son comunes en la consecución de objetivos, lo llamamos proceso administrativo.

En este sentido, toda empresa u organización que pretenda conseguir unas metas, debe aplicar un proceso administrativo. Sin el proceso administrativo, es muy complicado conseguir los objetivos propuestos. Casi imposible. ¿Os imagináis subiendo al Everest sin tener nada planeado, sin haber entrenado y todo fuera de control?¿No verdad? En el ámbito empresarial ocurre lo mismo.