El expediente administrativo es el conjunto de documentos que sirven como base para que un órgano administrativo se pronuncie sobre en una resolución administrativa.
El expediente administrativo debe estar conformado por todos los documentos relevantes que ayuden a la Administración Pública a resolver un asunto. Es decir, que deberá incluir todos los decretos, acuerdos, pruebas, dictámenes e incluso notificaciones.
Documentos que NO pertenecen al expediente administrativo
Existen ciertos documentos que no deben se incluidos en el expediente administrativo por su irrelevancia:
- Documentos que contengan opiniones o valoraciones subjetivas.
- Información preparatoria auxiliar o de apoyo que no aporte nueva información.
- Comunicaciones internas entre funcionarios de la Administración Pública.
- Informes no preceptivos.
Características del expediente administrativo
Las principales características son:
- El expediente administrativo está informado por todos los documentos que recogen actuaciones o diligencias administrativas desde que se inicia una actuación de oficio por la administración o a instancia de parte.
- Se está impulsando que este expediente sea electrónico y no en papel.
- Para que este expediente administrativo cumpla con su función, está organizado de manera cronológica e individualizada.
- Los documentos se encuentran foliados y cada folio tiene que estar rubricado.
- El inicio de todo procedimiento, de cualquier tipo, comienza con la formación de ese expediente, donde se recogen datos básicos.
- Estos expedientes traen causa de actos administrativos o acuerdos. Estos actos u acuerdos pueden ser recurridos ante los tribunales. Por tanto, este expediente sirve como prueba para su posible revisión ante los Tribunales de la jurisdicción contencioso-administrativa.
Envío del expediente a los tribunales
Un aspecto importante de este expediente administrativo, que recoge de manera cronológica todas las actuaciones, es su envío a los tribunales cuando se impugnan actos administrativos. ¿Cómo se hace este envío con todas sus garantías?
- El expediente debe ser enviado por el órgano administrativo que se basó en el mismo para dictar la actuación recurrida.
- Debe enviar este expediente en un plazo breve determinado por la ley administrativa.
- Si el expediente no se envía al tribunal para que pueda verificar si es conforme a derecho el acto administrativo que se basó en ese mismo expediente, el juez podrá multar a la Administración Pública por su desobediencia.
Tipos de expedientes
Los principales tipos de expedientes son:
- Expedientes judiciales: Comienzan con la presentación de demanda y lo forman los funcionarios de justicia. El expediente se termina cuando el juez decreta el archivo del proceso o dicta sentencia. Si un abogado necesita saber en qué momento procesal está su caso, puede solicitar al juzgado que le hagan entrega del expediente completo y así podrá conocer todos los detalles de cómo está el proceso judicial.
- Expedientes administrativos: Pueden surgir de cualquier índole. Puede ser con carácter disciplinario. Por ejemplo, se ha abierto expediente a un funcionario que no cumplía con sus funciones. O puede ser para que se resuelva una petición de un ciudadano. Por ejemplo, se ha abierto expediente para obtener la nacionalidad.
- Expediente policial: Este expediente tiene carácter penal, ya que su función es recabar la información necesaria para saber si se está cometiendo algún delito que será llevado ante el juez y a su vez este conforme al expediente judicial.
