Los factores internos son todos los factores que son parte de la estructura interna de una empresa y que pueden incidir sobre el resultado de un proyecto.
Desde luego, son factores muy importantes que influyen de forma determinante en el logro de los objetivos propuestos. Son internos porque son parte inherente de la configuración de una organización. Entre ellos encontramos la cultura organizacional, los recursos, los canales de comunicación y la infraestructura de la empresa.
Asimismo, todos estos factores pueden influir en forma positiva o negativa en el desarrollo y ejecución de la gestión de proyectos, Estos factores ayudan o perjudican la organización, la gestión y el control de los proyectos, puesto que pueden dar a las organizaciones fortalezas si inciden de forma positiva, o debilidades si afectan de forma negativa.
Clasificación
Clasificación de los factores internos de una empresa
Los factores internos se pueden clasificar en tres categorías:
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De la organización
Toda organización que realiza un proyecto tiene algunos factores que son propios de su estructura empresarial, entre ellos, están:
1. Tipo de estructura organizacional
En primer lugar, cada organización posee una misión, una visión y un conjunto de valores que son compartidos por todos sus miembros, haciendo que todos dirijan sus acciones hacia los mismos propósitos.
Sin duda, el tipo de estructura define el comportamiento de los empleados, las expectativas y la forma de actuar de los directivos. Esto puede ser la diferencia entre la forma de operar de una empresa y otra.
2. Estructura y gobierno de la organización
En segundo lugar, cada organización emplea diferentes mecanismos para evaluar y motivar a sus miembros, como el establecimiento de metas y objetivos, sistema de premios y sistema de recompensas. Todos estos procedimientos son utilizados para mantener motivados a los empleados en el logro de las metas y resultados establecidos.
3. Ubicación y distribución geográfica
En tercer lugar, la ubicación y distribución geográfica de la organización es importante para la disponibilidad de infraestructura, instalaciones, recursos y materiales necesarios. En este sentido, podemos encontrar organizaciones de gran tamaño y que se encuentran distribuidas en diferentes áreas geográficas.
Entonces, situaciones como la distancia entre las instalaciones y la diferencia horaria entre los equipos de trabajo podrían afectar la consecución de los resultados. En estos casos, es imperativo establecer estrategias adecuadas para que el proyecto se desarrolle eficientemente.
4. Estándares de la industria
En cuarto lugar, también se consideran los estándares requeridos por el gobierno dentro de la industria en la que compite la organización. Estos estándares limitan y encuadran las acciones de las empresas. El gobierno define las reglas y las normas en diversos temas. Pueden ser temas relativos al control de seguridad, a la gestión de riesgo, a la gestión de calidad, al manejo de información; entre algunos de los más importantes.
5. Normas y procedimientos internos
Por último, cada empresa posee un conjunto de normas, métodos y procedimientos internos que definen la forma de hacer las tareas y trabajos dentro de su estructura. Estas normas y procedimientos se convierten en guías para todas las acciones que se desarrollan.
Por ello detallan de manera específica la forma cómo deben realizarse y cómo deben cumplirse. Podría ser el caso de organizaciones que se certifican con las normas ISO y de esa forma realizan sus tareas.
De la organización
De los recursos humanos
Por otro lado, los recursos humanos son todos los empleados de una empresa que tienen valores, capacidades y una cultura diferente. Dichas diferencias deben saber relacionarse para formar equipos de trabajo que funcionen en forma coherente. Entre estos factores encontramos:
1. Recurso humano
En efecto, todo el recurso humano que posee una organización posee un conjunto de habilidades y conocimientos. Estos podrían determinar la diferencia entre la forma de trabajar de una empresa y otra. Por eso, la formación, la experiencia y la ubicación de las personas determinan que se logren desarrollar proyectos exitosos.
2. Manejo del personal
De manera similar, la manera cómo se maneja el personal de una organización por medio de programas de motivación e incentivos puede lograr un mejor desempeño. Así, cuando los trabajadores están más motivados, pueden dar mejores resultados. Es necesario mantener un clima laboral adecuado para mantener motivados a los empleados.
3. Liderazgo y autoridad
Naturalmente, el liderazgo bien ejercido es un factor clave para la dirección y ejecución de proyectos exitosos. También es importante la estructura jerárquica de la empresa y el manejo adecuado de las relaciones de autoridad. Solamente cuando está bien definida (la jerarquía) se puede tener buenos resultados.
Efectivamente, el tipo de liderazgo y la relación de autoridad determinan las condiciones, las políticas internas y el sistema de gobierno de la organización. Así, si no se ejercen correctamente (los liderazgos), se puede confundir y hacer fracasar un proyecto.
4. Tolerancia al riesgo
Ahora bien, este aspecto representa la cantidad máxima de riesgo que una estructura organizacional está en capacidad de aceptar con el fin de alcanzar los resultados. La tolerancia al riesgo también hace que la organización permita tomar ciertos riesgos al momento de gestionar sus proyectos.
5. Los grupos de interés
Los grupos de interés también son factores que afectan el resultado del proyecto, puesto que estos pueden facilitar o entorpecer el logro de los objetivos y del proyecto en su conjunto. En este caso, hablamos de inversionistas, clientes y proveedores.
De los sistemas tecnológicos
Son factores que dependen de la tecnología utilizada en el proceso de trabajo, entre ellos, se pueden mencionar:
1. Entorno operativo
Sobre todo, la infraestructura del sistema tecnológico puede mejorar el entorno de operación de la organización y agilizar los procesos de trabajo. Esto, dado que el envío y la autorización de tareas se hace de manera más rápida.
2. Canales de comunicación
La comunicación de tipo formal o informal debe ser lo más ágil y efectiva para que el proyecto se ejecute de forma adecuada. El sistema tecnológico puede hacer más eficiente el proceso de comunicación.
3. Base de datos
Finalmente, es importante contar con bases de datos que contengan información importante para el éxito del proyecto. Información relacionada con costos, procesos, tiempos y estudios de riesgos.
En conclusión, se pude afirmar que los factores internos de una empresa son parte de la estructura propia de cada organización. Estos factores limitan o favorecen el desarrollo y la ejecución de proyectos.
Por esa razón, en la gestión de proyectos, es conveniente tomarlos en cuenta, porque es difícil poder controlarlos. Los gestores de proyectos deben aprender a convivir con ellos y convertirlos en elementos facilitadores al momento de poner en marcha la ejecución de proyectos.
