Inicio de un proyecto

El inicio de un proyecto, en otras palabras, es la fase en que se decide qué queremos hacer y quién lo va a hacer. Por tanto, esta es la primera etapa de todo proyecto y, sin ella, las demás no se podrían llevar a cabo. Suele dar lugar a dos documentos. Por un lado, el que sería el acta de constitución del proyecto y, por otro, el documento de alcance.

La etapa de inicio es de enorme importancia, ya que sirve como punto de partida de las demás.

Pero, además, se basa en tres áreas de interés a tener en cuenta:

• El producto: Esta es, quizá, el área más relevante. Para iniciar un proyecto hay que saber dónde queremos llegar. Es decir, qué es lo que vamos a fabricar, a ofrecer o a satisfacer.
• El proceso: Ya sabemos qué es lo que vamos a hacer y ahora hay que estudiar cómo hacerlo. El método es la forma en que produciremos el bien o servicio o satisfaremos esa necesidad social. Por tanto, podemos decir que es la forma en que lo llevaremos a cabo.
• Las personas: Una vez sepamos qué vamos a hacer, tenemos que elegir a las personas que lo harán. Este área está relacionada con los recursos humanos necesarios y las tareas que van a realizar. Métodos de asignación como el húngaro pueden ser de utilidad.

Cuando decidimos comenzar una andadura empresarial o social, debemos tener en cuenta algunos errores que se pueden cometer. Conocerlos ayudará a saber predecirlos y, sobre todo, a poder solucionarlos a tiempo.

• Primer error, el proyecto no es claro y conciso: Si bien es cierto que la vida está llena de imprevistos, estos deben ser eso, desviaciones del plan original. Sin embargo, es muy habitual que el inicio de un proyecto se lleve a cabo sin saber exactamente qué queremos, pero esto es un error que debemos evitar.
• Segundo error, correr antes que andar: Este es, quizá, uno de los más importantes. Y es no dedicarle el tiempo que precisa a cada etapa. Los inicios siempre son lentos y es por eso que conviene ser pacientes. Si intentamos acelerarlo puede ser que acabemos teniendo un problema mayor.
• Tercer error, la falta de comunicación: Este es, quizá, uno de los más frecuentes. Nos reunimos con el personal para saber qué vamos a hacer y, una vez iniciamos las actividades, no volvemos a hacerlo. Hay que reunirse de forma periódica, sin abusar, pero eso sí, con las ideas de la reunión claras para evitar pérdidas de tiempo.

Por último veamos un ejemplo para terminar de entender en qué consiste esta etapa.

Imaginemos una empresa que quiere ofrecer un servicio de plataformas de videoconferencias para teletrabajadores. Partimos de un proyecto concreto, y vamos a ver cómo se desarrollaría esta etapa teniendo en cuenta, a su vez, los errores mencionados anteriormente.

Como vemos, el inicio de un proyecto se basa en tres premisas: la primera, dónde debemos tener claro lo que queremos, un software de videoconferencias para teletrabajadores. En segundo lugar, debemos establecer unos plazos razonables en todo el proceso, pues cada cosa tiene su tiempo y hacerlo no es una tarea sencilla. En tercer, y último lugar, tenemos la comunicación, pues hay que reunirse con el equipo periódicamente para comprobar los avances.