Administración por objetivos

Generalmente, es conocida con las siglas APO (administración por objetivos). Es una herramienta que se utiliza para medir el rendimiento de los empleados y el nivel de productividad de la empresa. Esto se hace partiendo de los objetivos que se han establecido al inicio de la planificación.

En realidad, surge en contra de las prácticas que buscaban mejorar la productividad, mediante la aplicación de la administración por presión. El sistema por presión se basaba principalmente en el control y vigilancia de las tareas de los empleados. Con esta práctica no se obtenían buenos resultados por lo que terminó siendo ineficaz.

Desde luego, la administración por objetivos se popularizo con Peter Drucker en su obra The Practice of Management el año de 1954. Es una herramienta muy eficaz porque empieza con el establecimiento de las metas y objetivos, y termina con la evaluación del desempeño.

Además, la administración por objetivos busca aprovechar las habilidades que poseen los empleados y motivarlos a alcanzar los objetivos propuestos. Dado que, si los objetivos son alcanzados los empleados pueden obtener algún reconocimiento.

La administración por objetivos sigue las siguientes fases:

En primer lugar, se establecen los objetivos organizacionales. Este punto es muy importante porque definen las acciones que las empresas tienen que seguir para lograr la efectividad de su trabajo. Los objetivos deben ser administrados de forma apropiada, para que se alcancen en los tiempos determinados.

En segundo lugar, los objetivos organizacionales son comunicados por parte de la dirección a todos los empleados de la organización. El director o superior debe comunicar no sólo los objetivos generales de la organización, sino también todo el plan de acción, las estrategias y el modo de proceder que se debe seguir en el trabajo.

Es decir, se define lo que cada trabajador tiene que hacer para lograr el cumplimiento de los objetivos. Esto es determinante para alcanzar los resultados esperados. En esta fase cada trabajador elabora un listado de objetivos en los que se verán reflejadas sus tareas y obligaciones.

Claro que, los objetivos laborales son supervisados y aprobados por el superior. Con el fin de que se comprometan los superiores y los empleados subordinados. El compromiso establecido es algo primordial para la consecución de resultados.

En tercer lugar, se debe dar seguimiento al rendimiento y avance alcanzado. Puesto que esto garantiza que el proceso de la administración por objetivos resulte eficaz.

En esta fase se requiere:

• Elaborar planes y objetivos de corto y largo plazo.
• Implementación de controles que resulten efectivos.
• Diseñar una estructura organizacional clara donde se definan los niveles de autoridad y la asignación de las responsabilidades. Para que esto ayude a la toma de decisiones.
• Identificar lo que resulta inútil y contraproducente para el rendimiento y el alcance de los objetivos.
• Utilización de términos comunes y conceptos relacionados con la administración por objetivos. Esto ayudará a la medición más objetiva del rendimiento y del avance de los planes.

Evidentemente, la revisión del rendimiento y las mediciones deben ser claras, explícitas, simples y confiables tanto para los empleados involucrados como para los supervisores. Puesto que incluso pueden servir para modificar los objetivos y acciones que se toman.

Además, las evaluaciones sobre el rendimiento de los empleados deben efectuarse de forma periódica y en la última etapa del proceso. Todo esto para verificar el cumplimiento de los objetivos.

Finalmente, se debe realizar un proceso de retroalimentación continua, sobre la medición del rendimiento y de las metas alcanzadas. Esto con el fin de que todas las personas involucradas conozcan sus avances y puedan tomar medidas correctivas sobre su propio desempeño.

También es importante que se tengan reuniones periódicas con los superiores y empleados subordinados. En estas reuniones periódicas se podrá valorar y revisar el grado de progreso alcanzado para la consecución de los resultados.

Las principales ventajas de la aplicación de la administración por objetivos son:

• Garantiza el compromiso de los empleados.
• Mejora el proceso administrativo porque obliga a los directivos a planificar, organizar, controlar y retroalimentar durante todo el proceso.
• Cada trabajador sabe exactamente cuál es el papel y la tarea que debe realizar dentro de la organización. Puesto que se trabajan con objetivos específicos.

Entre las principales desventajas podemos mencionar:

• Dificultad para transmitir y enseñar la filosofía de la administración por objetivos.
• Deficiencias al proporcionar las normas, especialmente a las personas que deben establecer los objetivos.
• Limitaciones al momento de determinar los objetivos para el corto y el largo plazo.

A manera de conclusión, se puede afirmar que la administración por objetivos parte del establecimiento de objetivos generales. Estos se van simplificando y se convierten en específicos para que cada departamento de la empresa o incluso cada persona, sepa con precisión lo que le corresponde hacer para conseguir los resultados. Razón por la cual los directivos y los empleados deben participar en su definición. Una vez definidos, se debe revisar el avance periódicamente y se ofrecen recompensas para alcanzar los resultados. Todos trabajan motivados y tienen claro lo que deben hacer para alcanzar las metas.