El presupuesto de gastos es aquel documento que determina en un tiempo establecido la proyección de gastos de una empresa.
En otras palabras, el presupuesto de gastos intenta determinar las salidas de dinero de una empresa en un intervalo de tiempo.
Por tanto, la intención principal es controlar el volumen de capital que puede salir a lo largo del año en una empresa.
Fórmula y características del presupuesto de gastos
El presupuesto de gastos se caracteriza principalmente por aunar todos los tipos de gastos que se dan en una empresa en un solo documento. Estos gastos lo conforman normalmente:
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- Gastos variables: Partidas que varíen según el volumen de producción, tales como la adquisición de materias primas.
- Gastos fijos: Un buen ejemplo de este tipo de gastos es el alquiler del local o sitio de trabajo.
- Otros tipos de gastos: Aunque se puede ahondar en la clasificación de gastos, los más importantes fuera de los gastos variables y fijos son las amortizaciones de activo, los impuestos y los gastos financieros.
Teniendo en cuenta los tres factores de los que se nutre el presupuesto de gastos casi en su totalidad, se puede afirmar que lo que busca mostrar el presupuesto de gastos es qué peso e importancia tiene cada uno de los gastos de la empresa.
Por ello, la suma de todos los gastos de la empresa deberá reflejarse de forma desglosada en este presupuesto, ya sea por tipos de gastos y/o por intervalos de tiempo (trimestres, semestres, años, etc):
Esta fórmula se puede adaptar según sea el sector de la empresa objetivo o el factor ‘otros gastos’ el que más se pueda amoldar para una mayor adaptación del mismo. Ejemplo sería una empresa que tuviera como una partida importante de gastos la financiación de importaciones de materiales o materias primas vía póliza de crédito. Esta práctica supondría dotar de una notable importancia a este gasto, por lo que la fórmula cambiaría tal que así:
Luego, lo único que hemos hecho es fijar un gasto que tiene una importancia en la empresa y unir una serie de gastos en principio minoritarios. Esto nos ayuda a centrarnos en analizar y controlar las partidas de gastos que mayor impacto tienen en la empresa.
Ejemplo de presupuesto de gastos
El presupuesto de gasto se puede dar de distintas formas. En este ejemplo se van a exponer los gastos variables y fijos, además de otros gastos, pero de forma trimestral. Será trimestral para así tratar cada estación del año de forma individual y poder reflejar en el mismo cómo afecta cada estación a la empresa. La empresa será un comercio a pie de playa que ofrece servicios de restauración. Estos locales suelen ser llamados ‘chiringuitos’.
| Gastos / Periodos | 1er trimestre | 2º trimestre | 3er trimestre | 4º trimestre | Total anual |
|---|---|---|---|---|---|
| Variable | 2.000€ | 4.000€ | 15.000€ | 6.000€ | 27.000€ |
| Fijo | 8.000€ | 12.000€ | 20.000€ | 10.000€ | 50.000€ |
| Otros | 1.500€ | 3.500€ | 5.500€ | 2.500€ | 13.000€ |
| Total | 11.500€ | 19.500€ | 40.500€ | 18.500€ | 90.000€ |
Como podemos observar en el ejemplo, en el tercer trimestre del año (época veraniega en el hemisferio norte) es donde el ‘chiringuito’ posee un mayor reclamo de gastos, lo que se traduce en un mayor volumen de actividad ordinaria de la empresa.
Por ello, el análisis de los gastos de una empresa nos puede advertir de picos importantes de demanda que podrán ser atendidos si estamos avisados mediante la confección de este tipo de presupuestos. Por otra parte, cabe destacar que la complejidad de los flujos de gastos de una empresa puede no ser tan proporcional a las estaciones del año, sino a otros factores como las modas, corrientes culturales o grandes eventos puntuales, tales como los mundiales deportivos.
