La sede es el espacio físico, o digital (sede electrónica), en el que se encuentra ubicada, principalmente, una empresa. Esta puede operar en ella y atender a sus clientes, o no. Si es una gran empresa, pueden establecerse diversas sedes, en función de la estrategia.
La sede, por tanto, es el emplazamiento seleccionado por una empresa para establecer el núcleo, o uno de los núcleos, de una determinada actividad económica. Este emplazamiento puede ser físico (tienda, oficinas, fábrica, etc.) o digital (sede electrónica, ecommerce, etc.). Cuando hablamos de empresas de gran tamaño, como las multinacionales, debemos saber que pueden poseer diversas sedes. Dado que se encuentran operando en muchos países, cada país podría contar con una sede, dependiente, o no, de la sede principal.
En algunos lugares de Hispanoamérica, esta se relaciona con uno de los aspectos más relevantes a considerar en la estrategia de marketing: la plaza. Es decir, el lugar donde se asentará físicamente y donde se atenderá a los clientes. Este aspecto se encuentra definido en las 4Ps del marketing.
La sede puede constituir un trampolín para el negocio, dado que su ubicación le permitirá a los clientes acceder de mejor manera, nos permitirá ser más visibles y competitivos, entre otros factores que inciden de forma directa en la empresa, así como su rendimiento.
Aspectos a considerar para la instalación de una sede
Si estás pensando en instalar un negocio físico y quieres tomar una decisión estratégicamente buena para que te vaya bien, algunos aspectos que deberías tener en cuenta son los siguientes:
- Precio de alquiler de la sede: Lo más probable es que debas alquilar una oficina, tienda o edificio. Pero cuidado, debes revisar tu capital inicial y contar con capital suficiente para el arriendo de, al menos, seis meses. Este periodo es lo mínimo que tarda un negocio, de media, en generar ganancias.
- Sector: No es lo mismo estar en un barrio comercial en pleno centro de la ciudad, que estar a las afueras de ella. Pero todo depende del tipo de negocio. Por ejemplo, si deseas instalar una oficina de abogados, sin duda es conveniente estar cerca de los tribunales de justicia, oficinas de asuntos legales, dirección del trabajo, entre otros. Esto se debe a que son las instituciones donde se dejan los primeros reclamos en materia legal y que, posteriormente, se transformarán en procesos judiciales.
- Acceso: Por el contrario, si el negocio necesita estar en un lugar céntrico, sí es importante que su acceso sea claro.
- Instalaciones: Es importante considerar nuestras instalaciones, la atención al cliente, así como el acceso a discapacitados, el aire acondicionado, ascensores, entre otras comodidades que harán que el cliente tenga una mejor experiencia.
El índice de Ubicación Comercial (IUC)
El índice de ubicación comercial es un indicador muy útil a la hora de valorar zonas geográficas donde situar nuestro negocio. Esta formula se realiza midiendo diferentes datos censales que nos dirán, de forma objetiva, la zona geográfica adecuada para situar una sede de nuestro negocio.
El índice de ubicación comercial (por sus siglas, IUC) sirve para medir la saturación de comercios que hay en un área determinada, analizando el número de consumidores, el gasto medio de los mismos en los productos que se quieren comercializar, así como la superficie de ventas total de esa área.
Cuanto mayor sea el resultado del índice, menor será la saturación comercial en esa zona geográfica y, por tanto, más adecuada será la ubicación para establecer una sede.
La formula que calcula el índice de ubicación comercial es la siguiente:
IUC = (TC x G) / SV
Siendo:
IUC: Índice de ubicación comercial.
TC: Total de consumidores del área.
G: Gasto medio por consumidor por mes.
SV: la superficie de venta total en metros cuadrados destinados al producto.
La instalación de nuevas sedes
De la misma forma que instalar una primera sede es una decisión compleja, hacerlo con nuevas sedes puede ser un poco menos difícil. Especialmente si se toman en cuenta algunos aspectos que contribuyen a que la sede inicial haya tenido éxito.
En este sentido, puede considerarse que el barrio debe tener características similares: ser comercial, financiero, con amplio acceso a locomoción colectiva, un barrio seguro, y que la sede esté a la vista de cualquier persona. Estos son algunos aspectos que ayudarán a definir el lugar de futuras nuevas sedes.
Optimizar el espacio de una sede
El espacio de una sede es importante, pero como se ha repetido en varias ocasiones en este artículo, va a depender de la actividad comercial de la empresa.
Por ejemplo, si es una empresa dedicada a la venta de productos alimentarios, entonces deberá hacer una distribución estratégica atendiendo al recorrido del cliente en la sala de ventas.
Si es una oficina de servicios profesionales, deberías considerar tener un espacio de descanso para los clientes, mientras esperan a que termines de atender a otros.
Una opción para los emprendedores de servicios profesionales es asociarse y financiar el alquiler de manera conjunta. Especialmente si son servicios afines, como ingenieros con contadores, o con abogados. Lo mismo que hace el sector de salud, donde se comparten los box de atención médica con otras especialidades.
Domicilio legal de una sede
El domicilio legal de una sede es aquel que el dueño elige como principal a efectos del compromiso tributario y donde se registra su dirección.
Sin embargo, pueden registrarse las demás sedes a efectos de contar con esa información y efectuar los balances de impuestos que deben pagarse de la empresa.
Asimismo, procura tener el domicilio legal en una ciudad donde puedas resolver esos temas con la institución tributaria de tu país. De esta forma, sin tener que viajar grandes distancias y pudiendo evitar que los trámites presenciales tomen demasiado tiempo en resolverse.
Como vemos, fijar la sede de una empresa, sea esta de productos o servicios, no es una decisión fácil y debe someterse a evaluación de alternativas, de pros y contras y en virtud del comportamiento del mercado en esa zona geográfica.
No obstante, si la decisión es asertiva, puede constituir el inicio de un buen futuro empresarial.
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