¿Qué hacer para evitar el temido desabastecimiento?

Podría decirse que, a día de hoy, la logística mueve el mundo. Tener la capacidad para contar con el producto requerido en el tiempo y lugar adecuados es sinónimo de éxito empresarial. Pero, ¿cómo se puede evitar que se produzcan problemas de abastecimiento?

Una buena red de transportes y almacenes es imprescindible en el día de la empresa. Sin embargo, existen una serie de riesgos que toda empresa debe conocer y valorar. Estamos hablando de situaciones tales como un incremento del precio de los combustibles, el aumento de los costes de la energía, normativas muy exigentes, desastres naturales, conflictos políticos y bélicos o una pandemia mundial como la del COVID-19, que ha supuesto todo un desafío para las cadenas de suministro.

En vista de los riesgos anteriormente señalados, conviene tomar una serie de precauciones para evitar un corte en la cadena de aprovisionamiento.

Situaciones de fuerza mayor

En primer lugar, podemos encontrarnos con situaciones de fuerza mayor. Estaríamos ante la destrucción de una fábrica, los daños causados por huracanes, terremotos y otros fenómenos naturales. Obviamente, es muy difícil, sino imposible saber cuándo van a tener lugar esta clase de acontecimientos.

Ahora bien, esperar a solucionar el problema según se produzca no es la mejor solución. En otras palabras, no se puede improvisar. Entonces, ¿cuál es la solución?

Tomemos por ejemplo el caso de una empresa cuyas instalaciones están situadas en una zona de inestabilidad sísmica. Pues bien, en este caso, la empresa deberá contar con planes de contingencia para mantener su cadena de suministro operativa en caso de que se produzcan terremotos. La búsqueda de otras rutas de aprovisionamiento, apoyarse en otros centros de distribución y los medios de transporte alternativos pueden ayudar a mantener el abastecimiento en caso de producirse estas situaciones.

El papel de la tecnología

Contar con buenos programas informáticos de logística es de gran ayuda de cara a conocer cuáles son las causas de un retraso en los pedidos, indicándonos cuándo y dónde se producen los fallos en la cadena de suministro. Más aún, el propio programa puede advertirnos de las dificultades que pueda conllevar la entrega de un producto en una fecha determinada.

Al monitorizar en tiempo real la logística de la empresa, los programas informáticos permiten reaccionar lo antes posible, subsanando el error a tiempo o cuanto menos, ayudando a minimizar el retraso. No obstante, hay que señalar que, si la tecnología no se adapta bien al departamento de logística de la empresa o no se aplica correctamente, puede generar situaciones de ineficiencia.

Una buena gestión de las existencias

No siempre es posible evitar el desabastecimiento, como ocurre en las situaciones más excepcionales. Sin embargo, una buena gestión del inventario puede contribuir a mitigar sus efectos.

Es aquí donde entra la denominada gestión de existencias, que debe dar respuesta a tres grandes preguntas:

• ¿Cuántas existencias de cada artículo deben almacenarse?
• ¿Cuántas existencias hay que pedir?
• ¿En qué momento hay que realizar un pedido?

En primer lugar, será importante llevar a cabo un seguimiento de las ventas durante un determinado periodo de tiempo, valorando los periodos de mayor y menor demanda. Al conocer la demanda, la empresa únicamente solicitará las existencias necesarias para satisfacer a sus clientes, ahorrando en costes innecesarios de almacenamiento.

Igualmente, habrá que conocer el tiempo de respuesta de los proveedores. En otras palabras, la empresa debe saber el tiempo que tarda en recibir un pedido. En este sentido, es muy útil la técnica del punto de pedido, en la que, llegado un nivel de existencias en almacén, antes de que tenga lugar una rotura de stock, se efectúa el pedido.

De cara a protegerse ante posibles roturas de stock, es imprescindible contar con cierto nivel de existencias en reserva, para poder dar servicio a los clientes en caso de que los proveedores se retrasen. Esto es lo que se conoce como stock de seguridad.

Una estrecha cooperación entre la empresa y las empresas externas

Una de las claves del éxito en una buena cadena logística es una buena cooperación entre todas las personas que trabajan en ella. Una comunicación constante y fluida contribuye a prevenir interrupciones en la red de abastecimiento.

No solo se requiere un buen trabajo en equipo del personal de la propia empresa, sino que contratar un operador logístico también puede ayudar a mejorar la cadena de suministro. Así, la presencia de un operador logístico permite a las empresas contar con servicios de transporte, almacenamiento, gestión de existencias y comercialización.

Para el éxito de una relación con una empresa externa que se ocupe de los aspectos logísticos es fundamental que exista una relación de confianza, marcada por la transparencia.