Coordinación en administración

Sobre todo, la coordinación es un proceso muy importante porque ayuda a que la información se maneje de forma armoniosa y para poder realizar un trabajo cooperativo. En una empresa cada persona desarrolla un trabajo diferente. Pero, estas tareas se deben relacionar de forma eficiente si se quieren alcanzar los resultados propuestos.

Al sincronizar las acciones de todas las personas, se facilita el proceso del trabajo y sus resultados. Por esa razón, la coordinación es un proceso de mucha importancia para cualquier organización. De este proceso dependerá el éxito o el fracaso en el logro de las metas establecidas.

Entre las modalidades empleadas para lograr la coordinación encontramos:

Fundamentalmente, la coordinación por organización se logra aplicando el principio de autoridad. En esta forma debe existir una unidad de mando y unidades de tareas. Estas unidades de tarea constituyen la división del trabajo que se asignará a cada persona responsable.

De igual modo, para que funcione tiene que existir un correcto proceso de comunicación y control. En este caso, se utiliza la coordinación vertical.

¿Qué es la coordinación vertical?

La coordinación vertical se fundamenta en el principio de autoridad. Por ello, existe una persona que ejerce la autoridad sobre los responsables de cada uno de los departamentos de la empresa. Por lo tanto, la autoridad y la responsabilidad se ejercen y asignan de una forma descendente.

Ahora bien, la coordinación por dominio de ideas opera cuando se unifican los propósitos y valores dentro de todas las personas que son parte de la empresa. Esta unificación es el fundamento para la coordinación de la rutina diaria del proceso de trabajo de la empresa. En este caso se utiliza la coordinación horizontal.

¿Qué es la coordinación horizontal?

Ante todo, la coordinación horizontal se caracteriza porque se encuentra desprovista de autoridad y de la ejecución de mando. Se basa en la aplicación del principio del conocimiento. Por esa razón, es participativa y colaborativa, porque no frustra ninguna idea.

Es importante destacar, que la coordinación fortalece la cultura organizacional, reduce conflictos entre departamentos y genera una adecuada colaboración entre todos los miembros de la empresa. Por lo tanto, la coordinación es vital en la estructura de cualquier organización.

Además, la coordinación determina la forma cómo se divide el trabajo dentro de la empresa y la forma cómo deberá realizarse. Por ello, debe efectuarse de una forma adecuada.

Henry Mintzberg propuso los siguientes mecanismos que se pueden aplicar en el proceso de coordinación:

Para empezar, con el ajuste mutuo la coordinación se alcanza por medio de la comunicación informal que se produce entre todo el personal. Generalmente, es usado en empresas pequeñas y de procesos simples. Estas empresas dejan el control del proceso de trabajo en las manos de los trabajadores.

Luego, encontramos la supervisión directa que es una forma de coordinación muy común. Consiste en que una persona se vuelve responsable del trabajo de los demás. Por eso debe generar las instrucciones y controlar el trabajo de los subordinados. El supervisor asume la posición de líder y aprovecha al máximo las habilidades de los colaboradores a su cargo.

La estandarización de procesos permite la normalización de los procedimientos que deben seguirse. Esto implica que no es suficiente que el proceso de trabajo sea supervisado. Además, se debe estandarizar para que el trabajo sea más sencillo y fácil de efectuar.  

De manera similar, la estandarización de resultados implica normalizar las salidas del proceso. En este caso, se refiere a la salida del proceso de trabajo, por lo que puede usarse para medir el resultado de la tarea que se está haciendo.

La estandarización de habilidades se hace cuando no es posible normalizar los procesos. Entonces, se normalizan los conocimientos y las habilidades que el trabajador debe poseer para efectuar una labor. Estos conocimientos y habilidades son requeridas para realizar ciertas actividades. Incluso, podrán existir tareas que por ser complejas requieren habilidades específicas que no cualquiera puede poseer.

Por otra parte, la normalización de reglas se realiza para que todo el personal comparta un conjunto de principios y creencias que deben ser comunes. Por esa razón, deben coordinarse para que todos manejen principios similares.

En conclusión, se puede afirmar que el proceso de coordinación busca que todos los departamentos de una empresa trabajen de forma relacionada en el logro de los objetivos. La coordinación puede ser vertical si se fundamenta en el manejo de la autoridad, y horizontal si se basa en el conocimiento. La finalidad de coordinar el esfuerzo de todos los departamentos es conseguir alcanzar las metas establecidas. La coordinación genera un adecuado trabajo en equipo por medio del logro de esfuerzos cooperativos.