Departamento

Un departamento es una unidad funcional, que tiene asignadas personas, recursos y responsabilidades en el proceso de producción de una empresa.

Toda empresa tiene una estructura funcional, la cual delimita responsabilidades y funciones que tributan al logro de objetivos, y que juntas, cumplen la misión de la organización y la visión en el largo plazo.

Esta estructura, a su vez, tiene unidades que operan con recursos propios, objetivos propios, y equipos de trabajo propios. Interconectándose en algunas partes del proceso productivo con otras unidades operativas para entregar un producto final; estas unidades son los departamentos.

Los departamentos de una empresa alojan áreas necesarias para que esta funcione y elementalmente pueden identificarse, al menos, los siguientes:

• Departamento de recursos humanos: Es el encargado de los procesos relacionados con los trabajadores de la empresa, desde las etapas de reclutamiento y selección, hasta la desvinculación de estos. Aquí se incluyen los procesos de capacitación interna, registro de remuneraciones y días de descansos, feriados legales y beneficios.
• Departamento de contabilidad y finanzas: Es el encargado de registrar los hechos económicos de la organización en el día a día, así como también, de realizar análisis periódicos de los indicadores financieros, entregando alertas a la gerencia general sobre posibles riesgos. Un ejemplo de estos riesgos lo constituyen las desviaciones en cuentas por pagar y por cobrar.
• Departamento de operaciones y logística: Es el encargado de la producción de bienes y servicios de la empresa, así como también, de su distribución. Se le podría llamar algo así como “el corazón” de la empresa, ya que aquí se lleva a cabo lo que los clientes consumirán. La gestión del departamento es la más dinámica de todas, ya que va respondiendo a la demanda y las tendencias del mercado.
• Departamento comercial: Es el encargado de vender y cumplir las metas de la empresa, a través de estrategias de marketing, publicidad y ventas. Este departamento participa en el proceso previo a la elaboración de los productos, a través del estudio de mercado, detectando oportunidades de negocios y, posteriormente, posicionando sus ventas hasta llegar al posicionamiento de la marca.
• Departamento de administración o gerencia general: Es el encargado del monitoreo global de la organización, como también, de establecer los objetivos de la empresa para un periodo (por ejemplo, para el 2021). La gerencia general responde a los requerimientos de los diferentes departamentos, facilitando su trabajo hasta cumplir las metas. Por lo tanto, es un departamento ágil y muy bien preparado, en el cual los profesionales deben tener conocimientos generales de cada ámbito de acción para interpretar informes financieros, comerciales, y entender procesos productivos.

Independiente a la estructura de la organización; sea esta más jerárquica y vertical, o bien, más colaborativa y horizontal, los departamentos, sí o sí, deben trabajar juntos en alguna medida.

Esto porque existen dependencias en un proceso que tiene a su cargo recursos, plazos y objetivos que cumplir.

Para ser más claros, aquí van algunos ejemplos de articulación entre departamentos:

• Dpto. contabilidad y finanzas con Dpto. recursos humanos: ¿Cómo podría saber el departamento de contabilidad y finanzas cuánto debe pagar a un empleado a fin de mes, si recursos humanos no informó las asistencias y/o permisos que tuvo ese empleado durante dicho mes? Entonces es necesario esa línea de comunicación interna entre ambos departamentos.
• Dpto. recursos humanos con Dpto. comercial: ¿Cómo se realiza el proceso de reclutamiento y selección de vendedores, si el Dpto. comercial no entrega el perfil que necesita para una venta efectiva? ¡Deben comunicarse!
• Dpto. comercial y Dpto. de operaciones: ¿Cómo sabrá el departamento de operaciones cuánto debe producir, si el departamento comercial no realizó la proyección de ventas? Esa información es crucial para evitar falta de existencias o sobre stock.

Como ves, los departamentos suelen tener, en parte, vida propia en la gestión empresarial. Sin embargo, esto no tiene ningún sentido si ese trabajo no se encadena con el resto del eslabón productivo. Juntos hacen que la empresa tome fuerza y logre impactar en el mercado, y por ende, en las personas.

Para lograr estas comunicaciones entre departamentos, la tecnología ofrece una serie de softwares de gestión (ERP), donde la información es instantánea y, así, agiliza procesos que, de lo contrario, serían muy lentos.

No obstante, el componente humano y las relaciones entre personas de distintos departamentos complementará las vías de comunicación. Generando así dependencias mucho más amables entre los clientes internos de la organización.