Funciones de un auxiliar administrativo

El trabajo de un auxiliar administrativo cuenta con múltiples tareas y supone la base de la actividad cotidiana de una empresa desde el punto de vista administrativo.

Si bien lo más frecuente es que este puesto profesional sea el de más bajo rango y salario dentro de la estructura de una empresa, este tipo de perfil desempeña muchas y variadas funciones básicas para el transcurso de una compañía.

Para su labor, un auxiliar debe tener conocimientos y capacidades demostrables sobre elementos de una oficina.

Especialmente importante es el dominio del software de ofimática básico extendido entre el tejido empresarial, así como de otros programas específicos para ciertos sectores (diseño gráfico, vectorial, programación, ciencias actuariales…)

Adicionalmente suele ser necesario para este perfil el manejo de equipos informáticos o de inmovilizado ampliamente extendidos en oficinas de todo tipo. Ejemplos de ello son los ordenadores, las máquinas fotocopiadoras y otros equipos de tratamiento documental y de archivo.

Un auxiliar administrativo desempeña gran cantidad de labores en el día a día de una empresa. Todas ellas pueden categorizarse de la siguiente manera y requieren de una serie de competencias:

• Atención presencial a clientes: El auxiliar es la primera persona disponible para el público y sirve de filtro para los clientes de las instalaciones de cada compañía.
• Gestión de comunicaciones: Este profesional debe organizar los contactos telefónicos y vía correo electrónico. Además es habitual que pueda coordinar redes sociales o elementos web en ausencia de profesionales específicos para esas funciones.
• Recepción, gestión y envío de documentación: Es habitual que los auxiliares administrativos actúen como gestores de valijas y documentos, distribuyendo los mismos por los distintos departamentos.
• Labores de gestión cotidiana: Muy frecuentemente estos trabajadores cumplen con tareas ofimáticas elementales, como la creación de contenidos de diverso tipo y la confección de agenda de la plantilla. Los más destacados son los de facturación, la contabilidad o la gestión documental y de expedientes.
• Relación con terceros: Las empresas deben establecer comunicación con otros, como proveedores o entes reguladores públicos. A menudo es el auxiliar administrativo el encargado de mantener con fluidez esta corriente informativa.
• Soporte a personal superior o supervisores: Como ocurre en el punto anterior, muchos auxiliares cumplen con tareas de apoyo a otras áreas de la empresa desde un punto de vista administrativo.

Este tipo de profesionales es localizable en todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño y del sector económico en que participe.

Al mismo tiempo, está presente tanto en empresas privadas como públicas con acceso mediante oposición.

Gracias al desarrollo de los nuevos entornos digitales y el auge de las nuevas telecomunicaciones, el perfil profesional de un auxiliar administrativo ha adquirido nuevas funciones a desempeñar.

Esto ha afectado a la necesidad de formación para ocupar este puesto en una empresa. Habitualmente dicha preparación está reglada en cursos de formación profesional dirigidos al conocimiento de administración de sociedades o las finanzas.