Oficio (documento)

En el ámbito de las empresas e instituciones, el empleo de un oficio responde a la necesidad de establecer contacto por escrito entre distintas partes.

Organismos de toda naturaleza emplean este tipo de documento a la hora de dar constancia de sus actos frente a terceros. De este modo, anuncian el inicio de un determinado proceso.

El oficio administrativo se considera la modalidad más extendida en la actividad cotidiana de las distintas Administraciones Públicas. Mediante su uso, las comunicaciones interpersonales pueden ser mejoradas.

Cabe señalar que existen diversos tipos de oficio, según se atienda al receptor del mismo:

• Interno: Este tipo sirve para mejorar la comunicación interpersonal. Es decir, dentro de una plantilla o entre diversos departamentos se comunica formalmente un proceso administrativo.
• Externo: La intención por parte de la organización es establecer un anuncio público sobre un acto administrativo. En otras palabras, pretende comunicar el mismo a la Administración o a otras personas físicas o jurídicas. Un ejemplo es el oficio administrativo.
• Múltiple: Existen casos en los que es necesario realizar una comunicación a varios destinatarios empleando el mismo contenido.

Frente a otras herramientas comunicacionales existentes en el ámbito de las organizaciones, el oficio destaca gracias a los siguientes rasgos:

• Amplia aplicación: Está extendido tanto en Administraciones Públicas u oficiales como en el sector privado, por parte de compañías de todo tipo.
• Validez: La emisión, por parte de una empresa o institución, de un oficio sirve para dejar constancia de sus actos o de distintos procedimientos.
• Tono y criterio: Este tipo de comunicaciones deben plantearse de modo asertivo, neutro y formal, debido a su objetivo comunicacional.
• Brevedad: No se trata de informes detallados que requieran de gran extensión. La organización debe plantear los principales datos del proceso administrativo.
• Estructura definida: Este tipo de comunicaciones cuenta con esquema básico empleado frecuentemente.

Frente a otras modalidades en términos de comunicados empresariales, los oficios de tipo administrativo siguen un esquema delimitado por las siguientes partes:

• Cabecera: Permite delimitar el asunto del mensaje, así como su intención.
• Destinatario: Señala el órgano o el individuo al que se dirige la comunicación.
• Identificación y registro: Identifica el número de emisión para facilitar su posterior seguimiento o registro dentro de la Administración.
• Cuerpo: Contenido explicativo del mensaje que se pretende trasladar a terceros.
• Firma: Expresa la fecha concreta y la ubicación en que se realiza el comunicado.

Es necesario señalar que, en el contexto de la Administración Pública, es más frecuente encontrar este tipo de documentos. En este sentido, permiten a la Administración la emisión de certificaciones, sanciones u otros muchos mensajes habituales, que deben notificar a la ciudadanía.

En ese sentido, en un sinfín de ocasiones, es el modo en el que las instituciones públicas transmiten sus comunicaciones a distintos órganos, o incluso al ciudadano común.