Los principios de la organización son un conjunto de principios que constituyen la base para que una empresa opere de forma adecuada y esto le ayude a que pueda alcanzar los objetivos establecidos en forma rápida y eficaz.
Fundamentalmente, estos principios ayudan a la empresa a que utilice todos los recursos de la organización de una forma ordenada y coherente para que le facilite alcanzar los objetivos propuestos. Además, permite que la consecución de los objetivos se logre en el tiempo especificado, con los niveles de eficiencia y eficacia exigidos.
También implica que los esfuerzos de todo el personal que forma parte de la organización se desempeñen y realicen de manera coordinada. De esta forma todos los esfuerzos se enfocan al logro eficiente de los objetivos, que se orientan según la filosofía de cada empresa.
¿Cuáles son los principios de organización?
Los principales principios de organización son los siguientes:
1. Objetivo
Cabe destacar, que todas las actividades y tareas de una organización deben girar en función de un objetivo común, el cual establece el propósito que impulsa la empresa.
Sobre todo, el objetivo propuesto debe ser general, para que la meta por alcanzar sea común para todos los departamentos de la organización. Si no se tiene un objetivo común se puede correr el riesgo que cada departamento establezca sus propias metas. Las cuáles podrían resultar contradictorias y afectar el buen desempeño de la organización.
2. Especialización
Así mismo, los trabajadores deben especializarse en desempeñar una sola labor, aprovechando la ventaja o habilidad superior que posee cada empleado. Este proceso ayuda a aumentar la productividad de la empresa.
Como resultado, si cada persona realiza una tarea específica, las personas van desarrollando destrezas y habilidades, que le permiten maximizar su rendimiento y esfuerzo.
3. Jerarquía
Naturalmente, la jerarquía consiste en establecer un centro de autoridad de donde surge el proceso de comunicación sobre las disposiciones generales que se deben seguir para la consecución de los objetivos.
En efecto, esta cadena de mando permite lograr un mejor control tanto de las tareas que se tienen que realizar como de los resultados obtenidos. Permite que los principios de autoridad y responsabilidad se manejen de manera adecuada.
4. Responsabilidad
Sin duda, debe existir una correlación entre la autoridad y la responsabilidad, porque muchas veces para cumplir con ciertas responsabilidades se requiere tener cierto grado de autoridad. Además, la responsabilidad dependerá de la posición y el rol que desempeñe cada persona dentro de la empresa.
Por supuesto, dentro de una organización se puede delegar autoridad, pero no se puede delegar responsabilidades, porque una vez asignada una tarea a un empleado, este la tiene que realizar.
5. Unidad de mando
Generalmente, cuando una organización establece una unidad de mando, cada función debe asignarse a un solo jefe. Dado que, si no se asignan de forma correcta las funciones no se puede posteriormente deducir responsabilidades.
6. Difusión
Desde luego, al realizar una correcta difusión de las obligaciones y responsabilidades que le corresponden a cada puesto, se logra maximizar las ventajas y el uso de los recursos de la empresa. En el proceso de difusión participan todos los miembros de la organización. Empezando con los altos mandos, hacia los niveles más bajos de autoridad.
Es recomendable que el proceso de difusión se realice de forma escrita, porque esto facilita tanto la verificación como el control de los procedimientos y de las actividades.
7. Extensión del control
Evidentemente, este principio permite limitar el número de subordinados que dependen de un puesto de mando y que deben reportar a un jefe específico. Lo recomendable es que un jefe o supervisor tenga a cargo como máximo cinco empleados, para que pueda darse un control eficiente de las tareas.
8. Coordinación
De cualquier manera, la coordinación se establece con el propósito de lograr mantener el equilibrio dentro de la organización. El equilibrio resulta necesario para que todos sus departamentos funcionen adecuadamente y para alcanzar los objetivos.
9. Continuidad
También, se debe pensar en la permanencia de la empresa en el largo plazo. Se debe considerar que se debe mantener estable a lo largo del tiempo, pero que debe irse ajustando a las condiciones y cambios del entorno.
Por ello es recomendable que los procesos queden documentados, para que se logre la continuidad, aunque cambien las personas de la organización que ejecutan estas tareas.
10. Flexibilidad
Tras establecerse la estructura organizacional, se debe considerar que todo cambia para una empresa. Cambian los métodos de producción y de comercialización. Por lo tanto, la empresa debe estar sujeta a los cambios y realizar los ajustes necesarios.
Como consecuencia, una organización siempre estará afectada por los cambios, por ello tiene que ser dinámica y ser suficientemente flexible para no afectar su desempeño.
11. Eficiencia
Ciertamente, toda empresa debe tener como meta lograr la máxima producción con los costos más bajos posibles. Esto se puede lograr coordinando adecuadamente todos los esfuerzos, pero también es necesario que los empleados se encuentren a gusto dentro de la empresa. Puesto que esto favorece el aumento de la productividad del trabajo.
12. Comunicación
Igualmente, el proceso de comunicación se debe dar de manera fluida y constante, para que circule en todos los niveles y en ambos sentidos. Es decir, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.
Deben comunicarse en ambas direcciones las políticas de la empresa, las quejas y sugerencias de los clientes, los programas empresariales y cualquier tipo de información que es necesario que todos conozcan.
Podemos concluir, indicando que los principios de la organización son parte importante para cualquier empresa, dado que proporciona los lineamientos o las pautas de acción para que logren un desempeño eficiente con la coordinación adecuada de esfuerzos y actividades. Además, se logra reducir o eliminar por completo la duplicidad de esfuerzos, al asignar y determinar claramente las funciones y responsabilidades.
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