El sistema de inventarios es el grupo de reglas y procesos que implementa una empresa para planificar y supervisar las mercancías y los materiales de los que dispone.
Es decir, el sistema de inventarios es el conjunto de procedimientos que permiten a la empresa conocer la cantidad de productos que mantiene en stock y monitorear su rotación.
Otro asunto importante a tener en cuenta es que un sistema de inventarios no solo permite controlar las mercancías, contabilizando el número de unidades disponibles, sino que también asigna un costo a estos productos.
En este punto, debemos recordar que inventario, normalmente, hace alusión a las existencias de una compañía. Estas consideran la materia prima, los productos en proceso y los bienes finales que ofrece la firma a sus clientes.
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Utilidad de un sistema de inventarios
La utilidad de un sistema de inventarios se refleja en que permite, entre otras cosas, lo siguiente:
- Ayuda a calcular el costo de los productos vendidos y de aquellos que se encuentran en almacén.
- Determina el nivel de rotación de los distintos productos que ofrece la empresa, es decir, qué mercancías reportan mayores salidas del almacén o se acaban más rápido y, por tanto, es necesario reponer con mayor frecuencia.
- Identifica discrepancias entre el inventario físico (conteo manual de todas las existencias) y aquel registrado en el sistema o software que maneja la compañía.
- Evita las pérdidas por daños. Esto, al poder hallar, por ejemplo, si hay mercancías que permanecen mucho tiempo en almacén, incluso más allá de su fecha de caducidad (en caso de productos perecederos o con fecha de vencimiento).
- Reduce el costo de almacenamiento. Esto, al identificar la cantidad óptima de una mercancía que se debe mantener en almacén, guardando un stock ante un posible incremento de la demanda, pero sin generar gastos de almacenamiento innecesarios. En este punto, debemos recordar que por cada unidad de producto guardado se debe hacer un pago al dueño del almacén.
Tipos de inventarios
Entre los principales tipos de inventario, podemos encontrar, según el momento en el que se realiza, los siguientes:
- Inicial: Antes de comenzar una acción o un periodo contable.
- Final: Al culminar una operación o ejercicio contable
De igual modo, de acuerdo con la frecuencia en la que se efectúa, se clasifica en los siguientes tipos:
- Periódico o intermitente: Se realiza de manera periódica. Por ejemplo, cada mes, trimestre o año.
- Permanente: Trata de contabilizar en tiempo real las variaciones de existencias. Es decir, el monitoreo es continuo.
Asimismo, según el tipo de existencia, puede distinguirse entre los siguientes inventarios:
- De materias primas: Contabiliza los insumos que posee una empresa y que luego serán utilizados para elaborar un bien final.
- De productos en proceso: Incluye aquellos productos que se encuentran aún en un proceso de fabricación, sin terminar.
- De productos terminados: Incluye todas las mercancías que la empresa tiene disponibles para vender a sus clientes.
Métodos de valoración inventarios
Los métodos de valoración de inventarios generalmente aceptados son los siguientes:
- FIFO: First-in, first-out. Significa que lo primero que llega es lo primero en salir. Es decir, se van vendiendo primero las unidades de mayor antigüedad.
- LIFO: Last-in, first-out. Significa justo lo contrario que el método anterior. Así, se van vendiendo las últimas unidades compradas.
- Coste medio ponderado: Mediante este método, se calcula una media del coste de las unidades. Así, se divide el costo total de las unidades entre el número de unidades en el inventario.
