Tipos de pedidos

Es importante decir que, la solicitud de pedidos es realizada por el departamento de compras de una empresa. Estos pedidos se formulan de acuerdo con los requerimientos de materiales y servicios que efectúan los departamentos de producción o de bodega.

Por su parte, el departamento de producción hace estos requerimientos considerando que la organización cuente con el suministro de esos bienes y servicios que serán necesarios para llevar a cabo el proceso de producción.

En tanto, el departamento de almacén o de bodega lo hace para contar con la disponibilidad necesaria de productos. Esto, para atender las solicitudes de los clientes que compran los productos que vende la empresa.

Existen diferentes clasificaciones de pedidos, entre las más importantes podemos mencionar las siguientes:

Según las condiciones establecidas entre las partes los pedidos se pueden clasificar en:

a. Pedido condicional

Desde luego, el pedido condicional es un tipo de pedido cuyo cumplimiento está restringido por un conjunto de condiciones comerciales que el comprador le exige al vendedor. Estas condiciones podrían ser algunos beneficios como descuentos, formas de pago, tiempos de entrega y condiciones sobre el futuro de la demanda.

Por lo tanto, el cumplimiento del trato dependerá de la aceptación de las condiciones del contrato por parte del vendedor. Es decir, esta forma de pedido se llama propuesta de pedido.

b. Pedido en firme

Este tipo de pedido se da cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en la totalidad de las condiciones establecidas. No requiere que se haga ningún tipo de negociación o de modificación para su cumplimiento. Esto, en vista que todas las condiciones se han establecido previamente y se ha efectuado la firma del contrato correspondiente. El documento ya es una nota de pedido.

De acuerdo con el objeto solicitado los pedidos pueden ser:

a. Pedido de servicios

Naturalmente, es la solicitud de manera formal de la prestación de un servicio o de una tarea por parte de un cliente. Esta prestación puede incluir o no los materiales necesarios para llevar a cabo la tarea. Si no incluye los materiales, el solicitante del pedido se hace cargo del costo de los mismos.

b. Pedido de materiales

El pedido de materiales es usado por las empresas que requieren ciertos productos o materiales para realizar sus tareas y poder funcionar. Pueden ser fábricas que transforman los materiales para volverlos productos o empresas distribuidoras que venden los productos. Es decir, los materiales pueden ser usados para ser consumidos o para reponer stock de productos.

Según el destino que tendrá el material solicitado los pedidos pueden ser:

a. Pedido de reposición

Sin duda, los pedidos de reposición son solicitados por el departamento de almacén o bodega de una empresa. Estos requerimientos se realizan con el propósito de mantener la cantidad de stock mínimo que necesita la empresa. Esto, con el fin de atender eficientemente los requerimientos rutinarios de los clientes internos o externos de la empresa.

b. Pedido de consumo extraordinario

Un pedido extraordinario se puede generar cuando la empresa tiene un nivel adecuado de suministro de estos materiales en su proceso de almacenamiento. Pero, como la empresa espera que se presente un consumo mayor o una mayor demanda, hace pedidos extraordinarios. De esa forma, logra cumplir atendiendo adecuadamente las exigencias del mercado.

En cuanto a la forma los pedidos se clasifican en:

a. Pedido normal

Evidentemente, un pedido normal se realiza de forma usual para cubrir el suministro durante periodos cortos de tiempo. Este tiempo puede ser desde una semana, un mes o atendiendo una temporada específica. Generalmente, estos pedidos se realizan de acuerdo con las políticas de abastecimiento que aplican las empresas. Es decir, responden al abastecimiento normal que requiere la organización.

b. Pedido programado

Por otro lado, el pedido programado se realiza tomando como base los datos históricos de compras de la empresa, considerando periodos regulares para efectuar los pedidos. De esa manera, se reducen gastos de gestión y de adquisición de materiales. Esto, porque la empresa, al programar sus pedidos, compra en grandes volúmenes.

Claro que este tipo de pedido necesita que se lleve un control de las fechas establecidas para las entregas, puesto que una falla en los despachos podría afectar la cantidad de stock necesario.

c. Pedido abierto

Un pedido abierto se produce cuando existe un compromiso de adquirir materiales y productos en grandes volúmenes. Pero las entregas se hacen en cantidades menores espaciando los tiempos de entrega. Estos pedidos pueden manejar cantidades aproximadas, las cuales se van adquiriendo de forma paulatina.

Los pedidos deben formalizarse para que se haga efectivo su cumplimiento. Las formas más comunes de confirmar un pedido son las siguientes:

En primer lugar, la confirmación de un pedido se puede hacer por medio de la comunicación telefónica. Pero para que se formalice el pedido es conveniente utilizar un documento escrito, luego de realizar la confirmación vía telefónica.

En segundo lugar, utilizando los medios de comunicación escrita. Las formas más comunes de la comunicación escrita son las cartas, el fax y el correo electrónico. Las formas escritas tienen la ventaja de que quedan establecidas formalmente todas las condiciones entre los compradores y vendedores.

En tercer lugar, una nota de pedido es un documento impreso que contiene los datos más importantes para facilitar el ingreso de la información y agilizar el proceso. Eso hace más sencillo el proceso de compraventa.

También, el pedido puede ser formalizado cuando el agente comercial entrega la hoja de pedido y luego es firmado para darle cumplimiento.

Como conclusión, se puede decir que existen diferentes tipos de pedidos. Estos se adecuan a las necesidades y requerimientos específicos de cada empresa. Ahora, lo que debe quedar claro es que, independientemente del tipo de pedido que se utilice, el pedido debe incluir claramente todas las condiciones de compraventa que sean importantes para la empresa.

Estas condiciones como precios, descuentos, fechas de entrega, calidad, y cualquier otra que interese, deben establecerse de la manera más precisa posible. Esto, con el objeto de que no de lugar a diferentes interpretaciones.