La administración de proyectos es la metodología mediante la cual es posible emplear, de manera eficiente, los recursos con los que cuenta un determinado proyecto.
A través de la administración de proyectos, es posible hacer más eficiente la gestión de los recursos empleados en el mismo. En otras palabras, supone el diseño de metodologías administrativas óptimas.
El objetivo de eficiencia marcado por la administración se persigue por medio de la creación y ejecución de planes o estrategias. Todas ellas deberán acometer objetivos genéricos como una mayor productividad, el control de costes o un cierto nivel de eficacia al mismo tiempo.
Uno de los principales objetivos de la administración es cumplir con lo acordado con la dirección. Fruto de ello, es habitual la creación de informes, como planes de negocio o planes de dirección.
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Fases de la administración de proyectos
Conceptualmente, la administración comprende distintas etapas. De este modo, podemos observar la administración de un proyecto en particular como el compendio de los siguientes elementos:
- Planificación.
- Organización.
- Ejecución o gestión.
- Control.
Así, es posible delimitar el ámbito de acción de la administración de proyectos, marcando de esta forma los objetivos a seguir y los medios a emplear para su cumplimiento.
En un plano más práctico, la administración de proyectos asume la consecución de distintos principios, entre los que destacamos los siguientes:
- Definición de los objetivos: Aquellos a perseguir al acometer el proyecto. Es decir, las metas previstas.
- Diseño de organigrama y asignación de procesos: Es importante definir la estructura de la organización y el reparto de responsabilidades entre sus miembros.
- Inventario de recursos: Debe precisarse el listado de recursos con los que se cuenta para la persecución de los objetivos marcados.
- Configuración de plantillas: La selección adecuada de los profesionales con los que se va a contar para llevar a cabo el proyecto forma parte de la administración.
Responsabilidad de la administración de proyectos
Habitualmente, esta responsabilidad recae sobre los individuos o departamentos directivos con poder de decisión en una empresa o institución.
En ese sentido, es habitual que la administración de proyectos sea ejercida por equipos de dirección. También es habitual que estos cuenten con formación y cualificación para este tipo de tareas administrativas.
Estos parámetros son aplicables a todo de tipo de organizaciones y sociedades mercantiles.
Administración de proyectos frente a gestión de proyectos
Siguiendo el concepto de administración, es posible distinguir este ámbito del de la gestión de proyectos.
Es habitual que ambos términos sean usados indistintamente de forma coloquial. Sin embargo, existe una diferencia marcada entre ambos.
Mientras que la administración fija y delimita la planificación necesaria para la consecución de los objetivos supuestos al proyecto, la gestión debe englobar aquellas acciones que permitan su consecución.
En ese sentido, suele entenderse la gestión como la puesta en práctica de los planteamientos inicialmente predefinidos con la administración.
