Administración de proyectos: definición y fases

¿Qué es la administración de proyectos?

La administración de proyectos es la metodología mediante la cual es posible emplear, de manera eficiente, los recursos con los que cuenta un determinado proyecto.

A través de la administración de proyectos es posible hacer más eficiente la gestión de los recursos empleados en él. En otras palabras, supone diseñar las metodologías administrativas más adecuadas para cada caso.

El objetivo de eficiencia que marca la administración se persigue mediante la creación y ejecución de planes o estrategias. Todas ellas deben acometer objetivos genéricos como una mayor productividad, el control de costes o un cierto nivel de eficacia.

Uno de los principales objetivos de la administración es cumplir con lo acordado con la dirección. Por eso es habitual que se elaboren informes, como planes de negocio o planes de dirección.

Administración de proyectos: explicación sencilla

Todo proyecto, ya sea construir un edificio, lanzar un producto o organizar un evento, tiene un punto de partida y una meta. Entre ambos hay que decidir qué recursos se usan, quién hace qué y en qué orden se hacen las cosas.

Eso es, en esencia, administrar un proyecto: fijar de antemano las reglas del juego. No es lo mismo que ejecutarlo día a día, sino que consiste en dibujar el plan que luego otros van a seguir para llevarlo a cabo.

Por eso la administración de proyectos suele recaer en quienes tienen capacidad de decisión dentro de una empresa. Son ellos quienes marcan los objetivos, reparten responsabilidades y calculan qué medios va a necesitar el equipo para cumplir el encargo.

Fases de la administración de proyectos

Conceptualmente, la administración comprende distintas etapas. Así, podemos observar la administración de un proyecto en particular como el compendio de los siguientes elementos:

• Planificación.
• Organización.
• Ejecución o gestión.
• Control.

Así es posible delimitar el ámbito de acción de la administración de proyectos, marcando los objetivos a seguir y los medios que se van a emplear para cumplirlos.

En un plano más práctico, la administración de proyectos asume la consecución de distintos principios, entre los que destacan los siguientes:

• Definición de los objetivos: las metas que se quieren alcanzar al acometer el proyecto.
• Diseño de organigrama y asignación de procesos: definir la estructura de la organización y repartir responsabilidades entre sus miembros.
• Inventario de recursos: precisar el listado de recursos con los que se cuenta para perseguir los objetivos marcados.
• Configuración de plantillas: seleccionar a los profesionales con los que se va a contar para llevar el proyecto adelante forma parte de la administración.

Responsabilidad de la administración de proyectos

Habitualmente, esta responsabilidad recae sobre los individuos o departamentos directivos con poder de decisión en una empresa o institución.

Es habitual que la administración de proyectos la ejerzan equipos de dirección con formación y cualificación específicas para este tipo de tareas administrativas.

Estos parámetros son aplicables a todo tipo de organizaciones y sociedades mercantiles.

Administración de proyectos frente a gestión de proyectos

Siguiendo el concepto de administración, es posible distinguir este ámbito del de la gestión de proyectos.

Es habitual que ambos términos se usen indistintamente de forma coloquial. Sin embargo, existe una diferencia marcada entre ambos.

Mientras que la administración fija y delimita la planificación necesaria para conseguir los objetivos del proyecto, la gestión engloba las acciones que permiten alcanzarlos.

En ese sentido, suele entenderse la gestión como la puesta en práctica de los planteamientos definidos inicialmente en la administración.