Análisis de proveedores: qué es y cómo evaluarlos

¿Qué es el análisis de proveedores?

El análisis de proveedores es una herramienta que se utiliza para estudiar y seleccionar a los proveedores que necesita una empresa para poner en marcha o mantener su negocio.

Este análisis resulta muy útil para determinar las condiciones y relaciones comerciales que se establecerán con los proveedores. Una buena elección puede ser un factor clave de éxito para cualquier negocio o emprendimiento.

Los buenos proveedores se convierten en socios y aliados de las empresas para desarrollar con eficiencia sus procesos de producción. También ayudan a que la empresa alcance el objetivo de satisfacer las necesidades de sus clientes.

Análisis de proveedores: Explicación sencilla

Una empresa casi nunca produce todo lo que necesita por sí misma. Depende de terceros para conseguir materias primas, componentes o servicios, y esos terceros son sus proveedores. Si uno de ellos falla, entrega tarde o baja la calidad, el problema se traslada directamente al producto final.

Por eso tiene sentido analizarlos antes de trabajar con ellos, y seguir haciéndolo mientras dura la relación comercial. No se trata solo de comparar precios: también importa la capacidad de negociación que tiene cada proveedor frente a la empresa que compra.

Cuando un proveedor es el único que fabrica un componente clave, o cuando cambiar de suministrador resulta caro y complicado, ese proveedor tiene más poder para fijar condiciones. El análisis de proveedores sirve, entre otras cosas, para detectar ese tipo de riesgos antes de que se conviertan en un problema para el negocio.

¿Qué es un proveedor?

Un proveedor puede ser cualquier persona o empresa que abastece los recursos que otra empresa necesita para su proceso de producción. Esos recursos pueden ser bienes y servicios que se transforman para obtener un producto.

El suministro adecuado o inadecuado de estos recursos tiene un impacto directo, positivo o negativo, sobre la producción. Por eso, escoger un buen proveedor puede afectar a la productividad, la calidad y la competitividad de una empresa.

¿Por qué hacer un análisis de proveedores?

Encontrar buenos proveedores es vital para una empresa por varias razones:

1. Toda cadena de suministros empieza con un buen proveedor, por lo que resulta indispensable escoger a los mejores.
2. La selección de un buen proveedor hace que este cumpla mejor con los requerimientos y las necesidades de la empresa.
3. Una empresa no puede sobrevivir sin insumos y, por tanto, necesita proveedores.
4. Los proveedores inciden sobre los costos y la calidad de los productos que elabora una empresa.

Factores importantes en el análisis de proveedores

Una empresa puede necesitar hacer un análisis de proveedores por razones distintas. Puede ser una empresa nueva que inicia operaciones y todavía no cuenta con proveedores, o una empresa que ya los tiene pero no está satisfecha con el servicio recibido, o que simplemente quiere ampliar su cartera de proveedores.

Los factores más importantes en el análisis de proveedores son estos tres.

1. Calidad

Entre los aspectos relacionados con la calidad encontramos:

• Calidad del producto: para comprobarla se hacen evaluaciones y pruebas sobre las características que la empresa considera importantes. Si dos proveedores ofrecen la misma calidad, conviene escoger el más económico, aunque lo más barato no siempre es lo mejor.
• Características técnicas: corresponden al equipo y la maquinaria que utiliza el proveedor para elaborar sus productos, de forma que la empresa compradora pueda comparar y elegir.
• Garantía: la empresa siempre buscará la garantía más extendida posible.
• Personal técnico: se analiza si el proveedor cuenta con personal calificado para asistir a la empresa.
• Asistencia técnica y servicio posventa: se refiere al tiempo que el proveedor ofrece para el mantenimiento, la reparación o la asistencia técnica sobre lo comprado.

2. Condiciones económicas

Entre las condiciones económicas se analiza:

• Precio: se busca un precio competitivo acorde con la calidad ofrecida, considerando descuentos, transporte, embalaje, carga y descarga.
• Forma de pago: puede ser al contado, a crédito o conforme a las políticas de la empresa.
• Precio de envase y embalaje: debe estar acorde con el nivel de protección del producto y tener un coste bajo.
• Pago de seguros: si el proveedor se hace cargo de su pago.
• Recargos por aplazar pagos: se revisa el recargo que aplica el proveedor en caso de retraso en algún pago.
• Descuentos por pronto pago: los que se otorgan por pagos al contado o en plazos menores a los convenidos.

3. Otras condiciones

Otras condiciones que también se analizan son:

• Tiempo válido de la oferta.
• Condiciones para terminar contratos.
• Situaciones que provocan la revisión de precios.
• Plazos de entrega.
• Devoluciones.
• Inventarios.
• Infraestructura.
• Legalidad en su funcionamiento.
• Tiempo y experiencia de la empresa proveedora.
• Recomendaciones de otros compradores.

¿Qué debe hacer un buen proveedor?

Tras analizar todos los aspectos anteriores, hay que evaluar cuál es el mejor proveedor. Un buen proveedor debe cumplir estos cinco puntos.

1. Tener capacidad de suministro

Debe tener capacidad para dar el suministro adecuado de los recursos que solicita la empresa: insumos, materiales, equipos, repuestos o servicios, según lo que requiera la firma.

2. Satisfacer las necesidades de la empresa

Debe responder de manera eficiente a las necesidades de la empresa que requiere los recursos. El producto tiene que entregarse en los plazos establecidos y cumplir con las especificaciones técnicas acordadas.

3. Atención adecuada

Debe atender de forma adecuada las condiciones, los acuerdos y las demandas de la empresa solicitante, incluida la manera en que responde a los inconvenientes y reclamos que puedan surgir.

4. Cumplimiento

Tiene que cumplir con la entrega de productos y servicios con la calidad y los requerimientos solicitados. El proveedor debe ser confiable en sus entregas para garantizar el trabajo de la empresa compradora.

5. Buena gestión

Debe realizar una correcta gestión de pedidos, distribución, cobros y pagos en todos sus procesos. Esto garantiza la entrega de productos de calidad, en tiempos oportunos y con un buen servicio.

El análisis de proveedores es, en resumen, un paso clave para cualquier empresa. Toda compañía necesita proveedores que le suministren los recursos para su proceso de producción, y esos suministros influyen de forma directa en la calidad y el coste del producto que elabora.