Es importante considerar que, este análisis resulta muy provechoso para determinar las condiciones y relaciones comerciales que se establecerán con los proveedores. Una buena elección de proveedores puede ser un factor de éxito para cualquier negocio o emprendimiento.

Sobre todo, los buenos proveedores se convierten en socios y aliados de las empresas para desarrollar eficientemente sus procesos de producción. Asimismo, ayudan a que la empresa alcance el objetivo de lograr la satisfacción de las necesidades de sus clientes.

Para empezar, un proveedor puede ser cualquier persona o empresa que abastece los recursos que otra empresa necesita para llevar a cabo su proceso de producción. Los recursos pueden ser bienes y servicios que son transformados para producir un producto.

De cualquier forma, el suministro adecuado o inadecuado de estos recursos podrá tener un impacto positivo o negativo sobre la producción. Por lo tanto, escoger un buen proveedor puede afectar la productividad, la calidad y la competitividad de una empresa.

Encontrar buenos proveedores es vital para una empresa por las siguientes razones:

1. Toda cadena de suministros inicia con un buen proveedor, por lo que se vuelve indispensable escoger a los mejores proveedores.
2. La selección de un buen proveedor hace que cumpla mejor con los requerimientos y las necesidades de la empresa.
3. Una empresa no puede sobrevivir si no cuenta con insumos y, como consecuencia, necesita proveedores.
4. Los proveedores inciden sobre los costos y la calidad de los productos que elabora una empresa.

Una empresa tiene que realizar un análisis de proveedores por razones diferentes. Por ejemplo, puede que sea una nueva empresa que inicia operaciones y no cuenta con proveedores. Otra situación se da cuando la empresa ya cuenta con proveedores, pero no está satisfecha con los servicios recibidos, o simplemente quiere ampliar su cartera de proveedores.

Los factores más importantes en el análisis de proveedores son:

Entre los aspectos relacionados con la calidad encontramos:

• Calidad del producto: Para comprobar la calidad del producto se hacen evaluaciones y pruebas sobre las características que son consideras importantes. El criterio de calidad se maneja conforme a lo que necesita la empresa. Si dos proveedores ofrecen la misma calidad, se debe escoger el más económico. Pero, debe quedar claro que no siempre lo más barato es lo mejor.
• Características técnicas: Las características técnicas del proveedor corresponden al equipo y la maquinaria que utiliza para elaborar sus productos, de manera que la empresa compradora pueda elegir a su mejor proveedor.
• Garantía: La empresa siempre buscará encontrar en sus proveedores una garantía lo más extendida que sea posible.
• Personal técnico: Se analiza que el proveedor cuente con personal calificado para asistir a la empresa.
• Asistencia técnica y servicio posventa: Se refiere al tiempo que el proveedor otorga para garantizar el mantenimiento, la reparación o la asistencia técnica sobre lo que se ha comprado.

Entre las condiciones económicas se analiza:

• Precio: Se busca un precio competitivo que se relacione con la calidad ofrecida. Se considera el precio, los descuentos, los gastos de transporte, embalajes, carga y descarga.
• Forma de pago: La forma de pago analizada puede ser al contado, al crédito o conforme a las políticas de la empresa.
• Precio de envase y embalaje: El precio del embalaje y envase deberá estar acorde con el nivel de protección del producto y que sea de costo bajo.
• Pago de seguros: Si el proveedor se hace cargo del pago de seguros.
• Recargos por aplazar pagos: Se revisa el recargo que aplica el proveedor en el caso de atraso en algún pago.
• Descuentos por pronto pago: Descuentos que se otorgan por pagos al contado o por períodos menores a los convenidos.

Otras condiciones que también se analizan son:

• Tiempo válido de la oferta.
• Condiciones para terminar contratos.
• Situación que provoquen revisión de precios.
• Plazos de entrega.
• Devoluciones.
• Inventarios.
• Infraestructura.
• Legalidad en su funcionamiento.
• Tiempo y experiencia de la empresa proveedora.
• Recomendaciones de otros compradores.

Luego que se analizan todos los aspectos anteriores, se debe evaluar al mejor proveedor. Un buen proveedor debe:

En primer lugar, debe tener capacidad para dar el suministro adecuado de los recursos que solicita la empresa. Estos recursos pueden ser los insumos, los materiales, los equipos, los repuestos y los servicios que requiera la firma.

En segundo lugar, podrá responder y satisfacer de manera eficiente a las necesidades de la empresa que requiere los recursos. El producto deberá ser entregado en los plazos establecidos y deberá cumplir con las especificaciones técnicas acordadas.

En tercer lugar, deberá atender de manera adecuada las condiciones, los acuerdos y las demandas de la empresa solicitante, considerando la manera en que se responde a inconvenientes y reclamos que se puedan presentar.

En cuarto lugar, tiene que cumplir con la entrega de productos y servicios con la calidad y los requerimientos solicitados. El proveedor debe ser confiable en sus entregas, para garantizar el trabajo de la empresa compradora.

Finalmente, tiene que realizar una correcta gestión de pedidos, distribución, cobros y pagos. El proveedor deberá realizar una correcta gestión de todos sus procesos. Todo esto, para garantizar la entrega de productos de calidad, en tiempos oportunos y con un buen servicio.

Para concluir, se puede afirmar que el análisis de proveedores es de vital importancia para cualquier empresa. Esto, dado que toda empresa necesita proveedores que les suministre los recursos para efectuar su proceso de producción. Pero, sobre todo, porque estos suministros incidirán de manera directa en la calidad y el costo del producto que elabore la empresa.