Documento público

Un documento público es un documento que es creado y autorizado por un funcionario o un notario público. Además, tiene que cumplir con todos los requisitos establecidos en la ley.

En otras palabras, para que sea un documento público el autor tiene necesariamente que ser un notario o funcionario público. Se considera un funcionario público cuando sus actuaciones están enmarcadas dentro del límite de sus competencias y sigue las normativas o formalidades legales.

Por otro lado, la competencia del notario o funcionario tiene que ser territorial y funcional. La competencia territorial se refiere a que cada notario o funcionario solo puede dar fe y ejercer dentro del territorio para el cual ha sido elegido o nombrado. Por ejemplo, si es de carácter municipal, su autoridad solo puede ser ejercida dentro del territorio municipal donde fue nombrado o elegido.

Mientras que, la competencia funcional se refiere a que solo le corresponde dar fe de los actos extrajudiciales.  Puesto que, solo le concierne todo lo relacionado con actos de negocios y hechos jurídicos. Eso significa que quedan fuera de su alcance las actuaciones judiciales y administrativas.

Adicionalmente, si el funcionario o notario no se ajusta al marco de legalidad, el documento automáticamente se vuelve nulo. Dado que, pierde la cualidad de funcionar como documento público.

Características

Entre las principales características encontramos:

• Es un documento que puede ser consultado por cualquier persona que lo necesite o requiera.
• Solo pueden ser emitidos o autorizados por un funcionario público.
• Este documento tiene fuerza probatoria y puede usarse para dar fe o demostrar un hecho material.

Ejemplos de documentos públicos

Sin duda, este tipo de documento debe poderse representar en forma escrita o gráfica. Por eso un documento público puede ser una carta, un contrato, un plano, una fotografía o incluso un libro.

Algunos ejemplos de estos documentos son:

• Acta de nacimiento, acta de defunción, acta de matrimonio y acta de divorcio.
• Documentos de propiedad.
• Licencias de conducir, credenciales de identificación, credenciales para votar y pasaportes.

Diferencias entre un documento público y un documento privado

Las principales diferencias que se pueden encontrar serán enumeradas a continuación:

1. En un documento público

• El contenido del documento tiene que ser redactado y creado por el funcionario público.
• Es tramitado por un funcionario público con plena competencia para hacerlo.
• Debe contener las menciones o requisitos que exige la ley, no los intereses privados de alguna de las partes.
• Debe ser autorizado y presenciado con toda la formalidad legal por un funcionario o notario público. Este funcionario debe tener la facultad para dar fe pública del documento.

2. En un documento privado

• El carácter privado se mantiene a pesar de que fuera registrado públicamente.
• Su autorización y autenticidad no lo convierte en documento público.
• Este documento es firmado y redactado por cada una de las partes interesadas, sin necesidad de que participe un funcionario público.

Similitudes entre un documento público y un documento privado

Las principales similitudes que se pueden mencionar son las siguientes:

1. En un documento público

• El funcionario público, en el ejercicio de su función y con plena competencia, da fe del contenido del documento. Por esa razón, el documento tiene fuerza probatoria.
• El documento escrito o gráfico puede ser utilizado para probar, confirmar o justificar algún hecho material y se elabora con este propósito.
• La fuerza probatoria resulta porque el funcionario público da fe y hace constar que todo fue hecho y realizado en su presencia

2. En un documento privado

• Puede ser utilizado como elemento probatorio para cualquier trámite legal.
• Al igual que el documento público se usa para probar, confirmar o justificar un hecho material.
• Funciona como una prueba escrita porque llega a tener autenticidad.

Ventajas y desventajas del documento público

Desde luego, la principal ventaja de este documento es que por sí mismo puede servir de prueba porque el funcionario o notario da fe de ello. Además, se elabora con todas las exigencias y los requerimientos de ley.

Sin embargo, la desventaja que tiene este documento es que puede perder fuerza por la incompetencia del funcionario y esto le quita su autenticidad.

En conclusión, se puede afirmar que un documento público lo crea y lo autoriza un notario o un funcionario público. Dicho documento tiene autenticidad, esta autenticidad es conferida por el funcionario que actúa conforme la ley y porque tiene plena competencia.

Adicionalmente, la autenticidad significa que el documento vale por sí mismo y no deja lugar a ningún tipo de duda sobre su validez.