Documento público

En otras palabras, para que sea un documento público el autor tiene necesariamente que ser un notario o funcionario público. Se considera un funcionario público cuando sus actuaciones están enmarcadas dentro del límite de sus competencias y sigue las normativas o formalidades legales.

Por otro lado, la competencia del notario o funcionario tiene que ser territorial y funcional. La competencia territorial se refiere a que cada notario o funcionario solo puede dar fe y ejercer dentro del territorio para el cual ha sido elegido o nombrado. Por ejemplo, si es de carácter municipal, su autoridad solo puede ser ejercida dentro del territorio municipal donde fue nombrado o elegido.

Mientras que, la competencia funcional se refiere a que solo le corresponde dar fe de los actos extrajudiciales.  Puesto que, solo le concierne todo lo relacionado con actos de negocios y hechos jurídicos. Eso significa que quedan fuera de su alcance las actuaciones judiciales y administrativas.

Adicionalmente, si el funcionario o notario no se ajusta al marco de legalidad, el documento automáticamente se vuelve nulo. Dado que, pierde la cualidad de funcionar como documento público.

Entre las principales características encontramos:

• Es un documento que puede ser consultado por cualquier persona que lo necesite o requiera.
• Solo pueden ser emitidos o autorizados por un funcionario público.
• Este documento tiene fuerza probatoria y puede usarse para dar fe o demostrar un hecho material.

Sin duda, este tipo de documento debe poderse representar en forma escrita o gráfica. Por eso un documento público puede ser una carta, un contrato, un plano, una fotografía o incluso un libro.

Algunos ejemplos de estos documentos son:

• Acta de nacimiento, acta de defunción, acta de matrimonio y acta de divorcio.
• Documentos de propiedad.
• Licencias de conducir, credenciales de identificación, credenciales para votar y pasaportes.

Las principales diferencias que se pueden encontrar serán enumeradas a continuación:

• El contenido del documento tiene que ser redactado y creado por el funcionario público.
• Es tramitado por un funcionario público con plena competencia para hacerlo.
• Debe contener las menciones o requisitos que exige la ley, no los intereses privados de alguna de las partes.
• Debe ser autorizado y presenciado con toda la formalidad legal por un funcionario o notario público. Este funcionario debe tener la facultad para dar fe pública del documento.

• El carácter privado se mantiene a pesar de que fuera registrado públicamente.
• Su autorización y autenticidad no lo convierte en documento público.
• Este documento es firmado y redactado por cada una de las partes interesadas, sin necesidad de que participe un funcionario público.

Las principales similitudes que se pueden mencionar son las siguientes:

• El funcionario público, en el ejercicio de su función y con plena competencia, da fe del contenido del documento. Por esa razón, el documento tiene fuerza probatoria.
• El documento escrito o gráfico puede ser utilizado para probar, confirmar o justificar algún hecho material y se elabora con este propósito.
• La fuerza probatoria resulta porque el funcionario público da fe y hace constar que todo fue hecho y realizado en su presencia

• Puede ser utilizado como elemento probatorio para cualquier trámite legal.
• Al igual que el documento público se usa para probar, confirmar o justificar un hecho material.
• Funciona como una prueba escrita porque llega a tener autenticidad.

Desde luego, la principal ventaja de este documento es que por sí mismo puede servir de prueba porque el funcionario o notario da fe de ello. Además, se elabora con todas las exigencias y los requerimientos de ley.

Sin embargo, la desventaja que tiene este documento es que puede perder fuerza por la incompetencia del funcionario y esto le quita su autenticidad.

En conclusión, se puede afirmar que un documento público lo crea y lo autoriza un notario o un funcionario público. Dicho documento tiene autenticidad, esta autenticidad es conferida por el funcionario que actúa conforme la ley y porque tiene plena competencia.

Adicionalmente, la autenticidad significa que el documento vale por sí mismo y no deja lugar a ningún tipo de duda sobre su validez.