Escuela burocrática de la administración: Qué es y cómo funciona

¿Qué es la escuela burocrática de la administración?

La escuela burocrática de la administración es una escuela que se fundamenta en los principios racionales. Esto, adecuando los medios a los fines que se espera alcanzar, garantizando de esa forma la eficiencia en la administración.

Escuela burocrática de la administración: Explicación sencilla

Dicho de otra manera, define claramente quién hace qué, cómo se deben hacer las cosas y qué se espera de cada miembro. Sirve para crear un ambiente de trabajo ordenado y predecible, donde se minimizan los errores y se maximiza la eficiencia.

Ante todo, vamos a aclarar que esta escuela también es conocida como escuela estructuralista de la administración. Su máximo exponente es Max Weber, quien considera que la burocracia es la forma más adecuada de administrar las organizaciones modernas.

Asimismo, los antecedentes de esta escuela surgen en el siglo XVII al final del Renacimiento europeo. Formalmente aparece durante la década de 1940, y se oponía a la forma mecánica como operaba la escuela clásica de administración y a la subjetividad de la escuela de las relaciones humanas. Así, aparece como una nueva propuesta para administrar de forma eficiente las organizaciones modernas.

Ahora bien, la aplicación de administración burocrática se puede encontrar en diferentes organizaciones. Puede ser el caso de hospitales, escuelas, tribunales, iglesias, ejércitos y empresas tanto públicas como privadas.

¿Qué es la burocracia?

Para comenzar, la burocracia se puede entender como una forma de estructura organizativa o una organización que se caracteriza por tener un conjunto de procedimientos explícitos y regularizados. Además, tiene claramente definida la división de responsabilidades, el nivel jerárquico y las relaciones impersonales.

Características de la burocracia

Las principales características de la burocracia son:

1. Racionalidad

Solo el uso de la racionalidad puede llevar a conseguir la eficiencia de la organización. Por ello toda actividad y tarea que se realice debe seguir el enfoque racional.

2. Jerarquía

Todo empleado de rango inferior debe estar supeditado al control y la supervisión de un superior. Es decir, el sistema de autoridad es rígido. Por esa razón, la estructura de la organización debe ser jerárquica, lineal y rígida.

3. Existen reglamentos

Las reglas y procedimientos administrativos se definen y tiene que quedar registro escrito de ello. Por lo tanto, todo reglamento tiene carácter legal.

4. Es impersonal

Las relaciones entre los miembros de la organización se dan en función de los cargos y la jerarquía, no por las personas. Es decir, cada puesto es independiente de la persona.

5. Define las funciones

Las actividades y funciones de los puestos de trabajo deben realizarse de acuerdo con las rutinas y los procedimientos establecidos. La división del trabajo es uno de los pilares fundamentales de la administración burocrática.

6. La comunicación es formal

La comunicación es formal porque cualquier actividad o tarea que realice un empleado de la empresa debe reportarse por escrito.

Factores más importantes en la escuela burocrática de administración

Los factores más relevantes para la escuela burocrática de la administración son:

1. El ser humano

El ser humano es considerado simplemente como un recurso más que se utiliza en la organización para alcanzar las metas y objetivos. En este sistema el ser humano debe ser obediente, a los reglamentos y las normas establecidas en su puesto de trabajo.

2. La motivación

La motivación que se maneja en este sistema organizativo se da de dos maneras diferentes. Una forma de motivación es que el empleado puede ascender de nivel jerárquico.

La segunda forma de motivación es de tipo personal, en el sentido que el empleado desea hacer carrera profesional dentro de la burocracia.

3. La comunicación

La comunicación dentro de la organización se maneja de dos formas, ascendente y descendente. La descendente básicamente es la transmisión de órdenes por parte del superior para ser obedecidas por el subordinado.

La ascendente va del subordinado hacia el superior. Por lo general, son reportes o informes de los trabajos y resultados alcanzados. También el subordinado puede manifestar las inconformidades que encuentra en su puesto de trabajo.

4. El liderazgo

El liderazgo no es una característica importante en este sistema de administración, puesto que el superior sólo debe desempeñar las funciones específicas del puesto que ocupa.

5. El poder

El poder en esta forma de organización lo confiere el puesto y no la persona. La autoridad es formal. El simple hecho de ocupar un puesto superior confiere dominio sobre los subordinados.

6. El conflicto

Generalmente, se considera que no hay conflictos, dado que las funciones y tareas están claramente delimitadas. Así, cada puesto o departamento debe funcionar eficientemente.

7. La toma de decisiones

Las decisiones se toman mecánicamente. Si se presenta un problema, este se relaciona con las reglas establecidas y de esa forma se decide cómo solucionarlo.

8. La participación

Desde luego, el nivel de participación es totalmente nulo. Cada empleado se limita a cumplir los requerimientos del puesto que ocupa.

9. El cambio

El cambio es algo muy temido. Si se tiene que cambiar se considera que la estructura ha fracasado porque tiene que modificar sus acciones.

10. El medio ambiente

El medio ambiente se contempla como algo que no cambia y que siempre se mantiene inalterado. Prácticamente se considera como algo estático.

Ventajas de la escuela burocrática de administración

Entre sus ventajas más importantes encontramos:

• El trabajo busca el logro de objetivos.
• Cada miembro sabe cuáles son sus funciones.
• Las normas escritas son claras y precisas.
• Los procesos son rutinarios, son más automatizados y presentan menos margen de error.
• La empresa tiene continuidad, aunque se de cambio de personal.
• Hay menos conflicto, porque todos saben qué tienen que hacer.
• Resulta confiable porque los procesos han sido probados y funcionan.

Desventajas de la escuela burocrática de la administración

Las desventajas más importantes son:

• Las relaciones son impersonales.
• Genera conformismo en el trabajo, siempre se hace lo mismo.
• Los modelos de negocio pueden ser muy rígidos.
• Hay pérdida de tiempo en papeleo y procedimientos formales engorrosos.
• Puede generar abusos de autoridad.
• Provoca resistencia al cambio.

En conclusión, se puede decir que la escuela de administración burocrática busca alcanzar la eficiencia por medio de la aplicación de principios racionales. La estructura de administración burocrática se diseña de manera científica para que todo funcione en forma precisa, especialmente, para alcanzar los objetivos y metas de la organización.