La memoria es uno de los estados financieros utilizado en contabilidad, sirve para ampliar la información contenida en los demás estados. Así pues, la memoria deberá presentarse y elaborarse conjuntamente con los demás estados financieros (también llamados cuentas anuales).
La función de éste estado contable es la de completar, ampliar, comentar y realizar aclaraciones sobre el resto de documentos que se integran en las cuentas anuales.
La finalidad principal de la memoria es complementar la información que suministran otras cuentas anuales como: el balance de situación, la cuenta de resultados, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. En muchas ocasiones, la información que proporcionan el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias es insuficiente, de ahí la necesidad de la memoria.
Es obligatorio presentarla junto al resto de documentos contables. Hay que resaltar que la memoria tiene gran importancia para los accionistas, pues a través de ella se relatan los hechos más importantes en la empresa: inversiones, objetivos, logros alcanzados y resultados.
La memoria se conecta al resto de estados contables (estado de flujos de efectivo, balance, cuenta de resultados y estado de cambios en el patrimonio neto) mediante anotaciones cruzadas entre sí. El objetivo de estas anotaciones es desmenuzar y hacer más entendibles ciertas operaciones realizadas por la sociedad, por tanto, es un documento que ayuda a la mejor comprensión de la situación financiera y patrimonial de la sociedad a todos los interesados en la misma (registradores mercantiles, auditores, inversores, entidades financieras, etc.).
Formulación de la memoria
Se debe formular en consonancia con el resto de cuentas anuales y teniendo en que cuenta que:
- Ésta debe recoger la información mínima exigida, pudiendo ser omitida en casos que dicha información no sea de relevancia.
- Se incluirá cualquier información que sea necesaria para un mayor y mejor conocimiento de la situación de la empresa en el ejercicio al que van referidas.
- La información cuantitativa contenida en la memoria deberá hacer referencia al ejercicio en el que se han sido elaboradas además de al ejercicio anterior (salvo normal contable en contrario).
- Lo establecido en la memoria a las empresas del grupo, deberá ser entendido de igual forma como referido a las empresas multigrupo.
- Las normas de registro y valoración han de ser adaptadas para su presentación de manera sintética y conforme a la exigencia de claridad.
Tipos de memoria
- La memoria ordinaria: se presenta por las grandes empresas, a las cuales, por su elevada cifra de negocio y su elevado volumen de activos se les exige una mayor información. La información relativa a ésta se agrupa en 25 notas, a las que los demás estados contables harán referencia indicando el número concreto de la memoria en la columna habilitada para tal efecto.
- La memoria abreviada: se presenta por las pequeñas y medianas empresas, a las cuales no se les exige un volumen de información tan elevado como a las grandes empresas. La diferencia principal de ésta con la memoria ordinaria es que en la memoria abreviada no se incluye el cuadro de financiación. La información relativa a ésta se agrupa en 21 notas y se presenta de la misma forma que en la memoria ordinaria.
¿Qué información contiene la memoria?
- La actividad que desarrolla la empresa, su objeto social.
- Debe indicar que las cuentas reflejan la imagen fiel de la empresa, así como los principios contables que se han aplicado.
- Información sobre cómo se ha aplicado el resultado.
- Normas de registro y valoración utilizadas.
- Cambios que hayan podido producirse en las inversiones de la compañía.
- Situación fiscal de la empresa.
- Retribución del personal.
- Subvenciones recibidas.
- Información sobre el impacto de la actividad empresarial en el medio ambiente.
- Combinaciones de negocios.
- Gastos e ingresos.
- Información sobre el volumen de ventas.
- Negocios conjuntos.
- Hechos posteriores al cierre del ejercicio.
- Moneda extranjera.
- Transacciones en las que se han empleado instrumentos de patrimonio.
- Información sobre los gastos del órgano de administración (dietas, sueldos, retribuciones).
- Forma de financiarse de la sociedad.
