Preparar y llevar a cabo una presentación no es una tarea sencilla. Hay que tener en cuenta una serie de elementos para elaborar presentaciones eficaces en el ámbito de los negocios. Por ejemplo, tener un buen conocimiento del público al que nos dirigimos, crear un diseño cautivador o preparar un buen guion previo.
Te invito a que tomes papel y lápiz y empieces a poner en práctica todas las pautas que te cuento en esta guía.
Una presentación es algo muy útil, ya que permite mostrar y ofrecer conocimiento sobre un tema determinado a un público concreto. Por ejemplo, presentaciones de negocios, en el ámbito académico o en un banco para obtener financiación para un proyecto.
Es importante determinar el objetivo de la presentación, así como el público al que va dirigida. Eso nos ayudará a adaptar nuestro tono y lenguaje, además de escoger las palabras más adecuadas para dirigirnos a la audiencia.
Una presentación de negocios eficaz puede resultar un punto de inflexión importante. Puede ser algo que lleves a cabo para los empleados o dirigentes de tu empresa o bien para clientes que visitan tu negocio.
No pierdas de vista esta pautas que voy a darte. En mi caso, he tenido que enfrentarme a muchas presentaciones a lo largo de mi carrera.
Principalmente, las mías han estado dirigidas a los clientes de mi negocio, pero en ambos casos las claves son las mismas: buena comunicación, organización y una presentación atractiva de la idea.
Paso a paso. ¿Cómo preparar una presentación de negocios eficaz?
Esta pregunta es indispensable y seguramente te la harás durante el proceso. Aquí tienes que tener claro que debes sacar lo mejor de ti y de elemento que presentes para cautivar a la audiencia.
No solo se trata de hacer una buena presentación en un programa, sino de elaborar un mensaje impactante, imágenes que se adecuen a los contenidos y de poner en práctica una excelente comunicación por tu parte. Si no eres muy diestro en esto último, te aconsejo ver videotutoriales y ejemplos de cómo aprender a hablar en público de forma eficaz.
Todo cuenta en una presentación. Tu manera de moverte, de hablar y de exponer el mensaje, también van a ser una parte muy importante que debes trabajar.
Ten esto en cuenta y toma nota de los pasos que debes seguir para elaborar una presentación óptima para tus intereses:
1. Define tu objetivo
Lo primero que hay que determinar es el objetivo que se pretende conseguir con esa presentación ¿Mostrar un nuevo producto? ¿Presentar el plan de marketing? Cuando se conozca el objetivo de la presentación, será más sencillo empezar a elaborarla.
2. Analiza muy bien el perfil de tu público
Este dato es indispensable, ya que nos ayudará a adaptar nuestro lenguaje dependiendo de la audiencia que tengamos. No es lo mismo hablar para inversores que para compañeros de trabajo. Hay que determinar este aspecto con gran claridad.
- Define sus actitudes: ¿Por qué están aquí?¿Qué es lo que quieren conseguir con esta presentación? ¿Cuál será su postura ante el tema? ¿Realizan la formación voluntariamente?¿Qué puede impedir que adopten el mensaje y que actúen?
- Define quiénes son: ¿Quién forma la audiencia? ¿Cuántos son? ¿Cómo son los asistentes? ¿Qué saben sobre el tema?
- Definde sus necesidades: ¿Cuáles son sus inquietudes? ¿Cómo puedes resolver su problema ¿Cuál es el propósito del acto? ¿Qué quieres conseguir que hagan? ¿Qué deseo conseguir con mi comunicación? ¿Cuál es la mejor forma de llegar a ellos?
3. Técnicas de persuasión: Cuenta historias y hazlo emocionante
Es interesante que utilices distintas técnicas orientadas a conseguir algo del público al que te diriges. Por ejemplo, copywriting, con esta técnica se pretende conseguir que un usuario haga algo en concreto, descargar un contenido, hacer una compra o suscribirse a un blog.
Para ello se utiliza un lenguaje que incluya argumentos irrefutables, preguntas que capten la atención y el interés del usuario con el objetivo de que se sienta identificado con la problemática y es entonces cuando se le ofrece una solución.
Otra técnica que también puedes incluir es el storytelling. Básicamente es contar la presentación en forma de historia, o cuento. A las personas nos encantan las historias! Desde tiempos remotos donde nos sentábamos al rededor de una hougera.
Cuenta historias con las que el público se sienta identificado y despierten así su lado más emocional.
Por ejemplo, una empresa decide anunciar turrón de chocolate para la época navideña. Para ello genera una historia en la que cuenta cómo se vuelven a encontrar varias familias para disfrutar de estos días, tras años sin verse. Aparecen todas sonrientes y comiéndose el turrón.
En este caso, aunque el producto principal es el turrón, el anuncio se centra en esa historia para potenciar la sensibilidad y las emociones del espectador. Al final, lo que se pretende transmitir es que ese producto genera unión, felicidad y armonía.
Emociona al público. No solo les cuentes algo emocionante, házlo sentir. La gente recuerda mucho mejor aquello que le ha hecho sentir algo. Habla desde el corazón y emocionate contando tu presentación.
4. ¿Qué herramientas y soporte vas a utilizar?
Es importante que tu discurso se acompañe con elementos gráficos o visuales para dar más consistencia a tus palabras. Estas son algunas recomendaciones técnicas para crear una presentación de negocios eficaz:
- PowerPoint: Este programa es un gran conocido entre el público y el más utilizado a la hora de elaborar presentaciones. Ofrece plantillas y diseños que podrás configurar según tus necesidades. Además, una vez que estén diseñadas las dispositivas, podrás generar otros formatos de archivo. Por ejemplo, PDF.
- Canva: Es otra opción cada vez más utilizada. Existen cientos de plantillas para que puedas utilizar las que prefieras y personalizarlas según tu objetivo. Es similar en cuanto funcionalidad a PowerPoint.
- Vídeos: Los vídeos suponen un recurso muy interesante en las presentaciones, ya que van a permitir que tu exposición sea más dinámica, visual y explicativa.
- Gráficos: Estos elementos son ideales para mostrar datos de la empresa. Utilizar barras o círculos que incluyan la información más destacada, permitirá asimilar mejor los conceptos de la presentación. Suelen utilizarse cuando se habla de temas relacionados con las ventas o la audiencia. Por ejemplo, a la hora de mostrar un calendario, incluir un diagrama de gantt en la presentación hará que sea mucho más visual y que se comprenda mejor las acciones que se van a llevar a cabo.
5. Diseño cautivador
El diseño es clave a la hora de elaborar una presentación. Debe ser claro, conciso y servir de soporte al discurso que se vaya a ofrecer. Añadir el logotipo o los colores corporativos será recomendable.
Hay que evitar incluir demasiada información, ya que esto puede generar aburrimiento en la audiencia y ofrecer una presentación sin ritmo, poco dinámica. Las diapositivas que se utilicen deben mostrar ideas concretas.
6. Atención a la oratoria
En una presentación hay que ofrecer una postura firme y decidida para convencer al público. Esto se consigue gracias a la práctica. El lenguaje verbal es muy importante, pero el no verbal todavía lo es más.
Es recomendable que eleves el tono cuando indiques ciertos aspectos relevantes y que mires a la audiencia para que sepan que estás pendiente de ellos.
7. Demuestra tu conocimiento
Domina el tema que vayas a exponer. Eso te ayudará a mostrar argumentos irrefutables y ofrecer una posición que demuestre tu gran autoridad sobre esa temática.
8. Ten en cuenta la duración
Planifica la presentación en relación con el tiempo que va a durar. Debes ceñirte muy bien a la duración, ya que de no hacerlo quedarán datos sin mostrar.
Lo más recomendable es que la ensayes varias veces con cronómetro en mano antes de que se produzca la presentación definitiva.
9. Desarrolla un guion
Para evitar salirse del tema en cuestión y centrarse en lo más importante, elabora un guion con los puntos clave. En ocasiones, cuando dominas un tema puedes acabar comentando otros datos que no son demasiado relevantes y pueden restarle importancia a los contenidos prioritarios de la presentación.
Tener un guion te ayudará a seguir los puntos más importantes y centrarte en ello de manera concreta.
10. Prepara un plan B
Imagina que se estropea el ordenador y dependes solo de él para ofrecer la presentación, ya que todo el contenido está incluido en tu portátil. Lo recomendable es que tengas otras opciones disponibles por si esto ocurre.
Por ejemplo, cuando prepares la presentación crea notas a mano o guarda la información en otros soportes por si necesitas utilizar un ordenador distinto.
¿Cuáles son las presentaciones más habituales que existen?
Aunque las presentaciones de negocios son las que nos ocupan en este artículo, también hay otro tipo de presentaciones destacadas que se suelen utilizar a menudo. Estas son las más habituales:
- Presentación de trabajo: Las presentaciones de trabajo son habituales en las empresas. Normalmente, el público suele estar compuesto por el jefe y los compañeros de trabajo. En ocasiones también pueden adherirse colaboradores externos de la empresa. Por lo tanto, habrá que adecuar la presentación al público al que nos dirigimos. Las presentaciones de este tipo suelen versar en aspectos económicos de la empresa, nuevos productos, temas de marketing, entre otros conceptos que afectan internamente a la compañía.
- Presentación para inversores: Lanzar un proyecto requiere de tiempo e inversión. Por lo tanto, preparar una buena presentación será clave para conseguirlo. Es muy importante plasmar la información de la empresa, mostrar el plan de marketing y hablar sobre los productos o servicios. Un dato que debe incluirse de manera primordial es la necesidad de inversión que requiere la empresa. Especificar bien las cifras y los objetivos del negocio serán datos de máxima importancia en este tipo de presentaciones.
- Presentación académica: Aunque no entren dentro del área de los negocios, las presentaciones académicas son muy habituales. Exponer trabajos ante un tribunal cualificado o en clase, es algo que se hace de forma constante en el ámbito académico.
- Presentación de producto: Suelen ser presentaciones que estás destinadas a dar información sobre un nuevo producto o servicio. La idea es darlo a conocer en distintos lugares o incluso dentro del propio negocio entre empleados de distintos departamentos. Los departamentos que suelen gestionar este tipo de presentaciones son los encargados del marketing y la publicidad de la empresa.
¿Para qué sirven las presentaciones de negocios?
Tienes que tener claro antes de nada el objetivo que quieres conseguir a la hora de planificar una presentación de negocios. Por ejemplo, en mi caso ha sido muy recurrente el hecho de presentar mis servicios a distintas compañías.
Para ello, he utilizado normalmente el PowerPoint, un programa gratuito que me ha servido para configurar de forma creativa mis presentaciones. Pero antes de llegar al soporte, he respondido a las siguientes preguntas: ¿Qué quiero conseguir? ¿Cómo voy a hacerlo? ¿Qué mensaje voy a utilizar? ¿A quién van dirigidas mis presentaciones? ¿Qué soporte voy a escoger?
Una presentación ofrece información clave y concisa sobre un tema determinado. En lo que se refiere al ámbito de los negocios, tratará de cuestiones internas de la empresa, presentación de productos, ventas, entre otras cuestiones relacionadas.
Las presentaciones de negocios pueden llevarse a cabo utilizando distintos soportes o materiales. Por ejemplo, vídeos, gráficos y otros elementos multimedia.
Otra opción es la de realizar una presentación mediante un discurso únicamente, pero lo más habitual es añadir un soporte visual para mostrar con claridad el tema a exponer.
Ahora es turno para ti!
Como has visto, elaborar una buena presentación requiere de una serie de pasos para conseguir cautivar al público al que te diriges. Es importante cuidar todos los aspectos que hemos comentado, ya que la audiencia debe tener claro lo que pretendes transmitirle en todo momento.
Ensayar varias veces la presentación antes de que se produzca te será de gran ayuda. Además, cuidar tu lenguaje, mostrar tus conocimientos sobre el tema y ofrecer un diseño atractivo, será de vital importancia para desarrollar con éxito tu exposición.
En resumen, si quieres triunfar con tu presentación, no solo te centres en un aspecto. Debes cuidar todos los elementos que te ayudarán a que esta sea más eficaz. Prepara un buen tono de comunicación, vístete de forma adecuada en relación con el tipo de presentación y lugar donde vayas. Utiliza mensajes claros y concisos en la presentación, así como imágenes clarificadoras.
Y algo sumamente importante, descubre e investiga con anterioridad a aquellos a los que va dirigida esta presentación. No te olvides de confiar en ti mismo, eso te ayudará a solventar cualquier incidencia que seguramente resolverás con gran esmero.
Un ejemplo de una buena presentación serían este tipo de presentaciones:
Este sería otro ejemplo, para que puedas comprobar cómo hacer una buena presentación.
Y esto es lo que deberías evitar:
