¿Cómo hacer un informe paso a paso?
Seguro que alguna vez te han pedido realizar un informe sobre un determinado tema. Ya sea en el colegio, en la universidad, o en el trabajo.
Un informe es un documento que busca transmitir información, y su importancia es indiscutible en muchos ámbitos.
A primera vista, puede parecer sencillo, pero un informe debe seguir ciertos pasos y tener una estructura específica. No sirve de nada entregar un informe que, después de leerlo, no aporte conclusiones claras sobre el tema tratado o sugerencias para mejorar. Igualmente, si después de leerlo, el lector no se lleva ninguna información nueva, significa que algo falló en su propósito principal.
En Economipedia queremos facilitarte este proceso. Por eso, te explicamos los pasos clave para elaborar un informe. Estos pasos pueden seguirse al pie de la letra, aunque a veces alguno pueda ser opcional. Lo importante es mantener una estructura que garantice, como mínimo, que el informe cumpla con los requisitos básicos.
Identificar el tema
Este paso puede parecer trivial, ya que muchas veces el tema te lo da tu empresa o profesor. Sin embargo, es una de las fases más cruciales en la elaboración de un informe.
Lanzarte a escribir sin tener claro el tema sobre el cual vas a informar es un error común. Es vital tener bien identificado este tema para poder seleccionar adecuadamente la literatura existente, los estudios relevantes y las herramientas necesarias para realizar el informe.
Además, si no dominas el tema, te será difícil analizar correctamente la información que recopiles. Es esencial estar satisfecho y en control del tema, capaz de buscar y analizar información relevante para ofrecer soluciones y recomendaciones que mejoren o corrijan una situación determinada, o simplemente para informar sobre ella. De lo contrario, elegir mal el tema podría resultar más perjudicial que descartar el informe tras encontrar evidencia de su irrelevancia.
Utiliza ayuda de herramientas
Para darle un giro más profesional a tus informes y facilitar tu trabajo, considera el uso de herramientas, como power point, excel, plataformas de gráficos, o herramientas de diseño.
Su interfaz intuitiva y amplia selección de plantillas te permiten personalizar tus informes, asegurando que la presentación sea tan buena como el contenido.
Es una forma excelente de mejorar la calidad de tus informes, haciéndolos no solo más informativos sino también más agradables de leer.
Excel te permite crear gráficos para incluir en el informe. Si quieres aprender a utilizar esta herramienta visita nuestro curso básico de excel.
Identificar el objetivo y los destinatarios
Con el tema en mano, es crucial determinar qué quieres lograr con este informe y cuáles son los objetivos específicos detrás de su realización. Puede ser para influir en un asunto particular, mejorar una situación problemática o informar a la dirección sobre la evolución de la empresa, entre otros fines. Definir claramente los objetivos antes de empezar es fundamental.
Igualmente importante es considerar a quién va dirigido el informe. Si es un informe sanitario para personal sanitario, evitar información de relleno o evidente es clave. Debes incluir datos nuevos que aporten valor y utilidad para los lectores, adaptando el lenguaje al contexto y a quienes lo leerán.
Todo es un borrador
No debes tener miedo a borrar textos completos, o a eliminar información que, tras una observación, queda obsoleta. Realizar un informe es, en ocasiones, similar al método de ensayo y error.
En este sentido, debemos saber que, para evitar frustraciones, debemos trabajar con borradores. Y ello, hasta que estemos seguros que aquello que vamos a plasmar en el informe es lo que verdaderamente queremos plasmar.
Por esta razón, trabajar con borradores es la mejor manera de hacer correctamente el informe. Pues iremos centrándonos en un documento que iremos modelando hasta extraer el mejor documento posible.
De esta forma, no tengas miedo en trabajar con borradores, pon aquello que consideres y, si una observación lo invalida, no tengas miedo de volver a empezar. Recuerda que el objetivo de realizar el informe no es ofrecer únicamente un documento bonito, sino, sobre todo, útil para sus destinatarios.
Selecciona las fuentes que vas a consultar
Así pues, antes de iniciarnos en la aventura de redactar un informe, es conveniente empaparnos del tema que vamos a tratar. Y qué mejor herramienta para empaparnos que las fuentes de información, donde podemos obtener los estudios e informes que, previamente, han publicado otras personas que no somos nosotros.
Por esta razón, y dado que estos van a influir en nuestro estudio y, por ende, su utilidad, debemos seleccionar bien aquellas fuentes de información que nos serán de utilidad para el informe.
Y es que, si queremos saber la deuda de Venezuela con el FMI, por ejemplo, iremos al FMI, y no a una base de datos no oficial, la cual cree tener el dato, difiriendo este del real.
Pues, de poner el dato mal, el informe perderá rigor, utilidad, sentido, así como otras muchas cualidades que, de la misma forma, debe integrar este. Por esta razón, pararse a seleccionar la bibliografía, las bases de datos que queremos utilizar y las fuentes que vamos a consultar, es una tarea muy rentable y un tiempo bien invertido.
Pide opiniones
No tengas miedo a lo que puedan decir de tu informe, más vale tener una opinión mala al principio, que tras la revisión de los interesados. Estas opiniones, en ocasiones, pueden hacernos ver situaciones que nosotros no somos capaces de ver.
Por esta razón, pregunta a tus compañeros, pregunta a otros profesionales de tu mismo campo, o de distinto, pregunta a todo aquel que pueda darte una opinión interesante al respecto, pero pregunta. Preguntar y pedir opinión no nos cuesta trabajo, y puede permitirnos corregir determinados fallos que, posiblemente, no hayamos visto nosotros, o no nos hayamos dado cuenta de que estaban. Por esta razón, pide opiniones y, ante las sugerencias, no te cabrees, ¡valóralas!
Redacta la información de forma clara y precisa, y sigue la estructura
Habitualmente, un informe presenta la siguiente estructura:
- Introducción.
- Cuerpo.
- Conclusión.
- Bibliografía.
Dicho esto, es conveniente seguir esta estructura para que el informe esté completo.
De la misma forma, expresar la información de forma clara y precisa, bien redactada y cumpliendo con todas las normativas ortográficas y de estilo, es fundamental para la comprensión del texto por parte de los interesados. Además, una buena lectura siempre aportará comodidad y satisfacción al lector, en lugar de si esta, al contrario, presenta una estructura desorganizada, y presenta fallos en la propia redacción. Eso no da buena imagen.
Una imagen vale más que mil palabras
Como sabemos, acompañar el texto con imágenes y gráficos es muy recomendable a la hora de llevar a cabo un informe. Si estamos hablando sobre la vulnerabilidad de la población de los distintos territorios que integra la Unión Europea, un gráfico, o un mapa, puede darnos toda esa información en un solo vistazo, sin necesidad de leer casi tres páginas que nos hubiese ocupado esta información de tener que expresarla de forma escrita.
Por esta razón, haz de tu informe, un informe más visual. Acompáñalo con gráficos e imágenes que puedan interesar al lector, y ofrece información visual que, siendo la preferida del lector, aporte más valor al propio informe.
Haz una selección de toda la información que quieras incluir, y cuando la tengas, vuelve a seleccionar
En muchas ocasiones, cuando queremos hacer un informe, lo primero que queremos es demostrar que todo lo que sabemos sobre el tema debe estar incluido en el informe.
Esto es uno de los errores más frecuentes que se cometen a la hora de realizar informes, pues muchos integran información que, verdaderamente, no era relevante para la realización del estudio y tampoco para los interesados en él. Por esta razón, debemos evitar que el informe se extienda por añadir información que no debería estar y que solo aumenta los tiempos de lectura. Elige aquello que quieres incluir y, cuando lo tengas, vuelve a seleccionar lo más importante de todo lo que queremos incluir, así como aquello que, de verdad, aporte valor al estudio.
Recuerda que, si hablamos de la evolución del empleo en 2008 en España, quizá es relevante comentar la evolución del mismo en la Unión Europea, pero no en África.
Una vez hayas finalizado el informe, revísalo y léelo
Una vez tengamos el borrador final que queremos entregar, revísalo y léelo varias veces.
En muchas ocasiones se nos pasan cosas que queríamos añadir y que podrían ser interesantes, y esas lecturas pueden ayudarnos a completar el informe, así como darnos cuenta de si tenemos que eliminar algo. Por esta razón, es conveniente que, una vez terminado, nos paremos a leerlo tranquilamente para encontrar aquellos aspectos más superficiales que podrían corregirse y mejorar el informe.
La presentación es determinante
La presentación es la noche de gala en lo que sería el proceso de realizar un informe. Por ello, prepara una buena presentación, maqueta el informe y haz un resumen ejecutivo para los interesados, y que le facilite la identificación de aquellos aspectos más destacables.
La presentación es determinante, por lo que una buena presentación puede hacer que un informe que, a priori, es mediocre, parezca un auténtico informe realizado por un experto. Y todo ello, es posible a través de la presentación. Por esta razón, trabaja la presentación, haz pruebas, haz distintas versiones, grábate con tu smartphone, y haz todo lo posible por que tu presentación sea la mejor.
