Un acta administrativa es un documento emitido por una empresa dirigido a notificar a uno de sus empleados una falta o incumplimiento de manera oficial y como paso previo a futuras acciones.
Las empresas emiten un acta administrativa como instrumento de sanción, amonestación o advertencia a un empleado por diversos motivos. Estos suelen ser justificables en códigos internos o la legislación vigente.
A menudo este tipo de señalizaciones responden a una mala praxis por parte del profesional, una conducta no acorde a la ley o un incumplimiento del régimen o código de conducta que tenga establecido la organización.
Este tipo de documentos es también, en muchas ocasiones, un requisito previo a cumplir a la hora de acometer acciones judiciales contra un trabajador o un despido de forma procedente y acorde a la normativa laboral.
Características de un acta administrativa
Las actas administrativas cuentan con una serie de características y requisitos que las conforman como pruebas fehacientes de una situación irregular de un trabajador:
- Cuenta con un valor jurídico. Este tipo de advertencias por parte de una empresa son válidas como prueba en litigios de carácter laboral, señalizando detalladamente faltas por parte del empleado.
- Muestran al detalle el motivo de la sanción y poniéndolo en contraste con la normativa laboral vigente en el territorio en el que opera la sociedad y que afecta a dichos hechos.
- La posible infracción cometida debe ser detallada específicamente. Por ello debe indicar el objeto de la notificación, así como la fecha en que aconteció.
- De existir personal testigo del hecho denunciado, debe indicarse. En la mayoría de casos empresariales se tiene en cuenta el papel del resto de la plantilla, así como de los supervisores directos del profesional.
- Un papel importante en ese sentido es el de la tecnología de videovigilancia, el control de accesos a puestos de trabajo o el software empleado por la empresa, que actúan como instrumentos de seguimiento de las acciones de los trabajadores y puede servir como prueba testada de sus posibles negligencias.
- Además de notificar hechos puntuales, debe citar las posibles consecuencias que tenga la sanción. Es decir, tanto si va de la mano de multas de tipo económico como si supone un paso previo a decisiones de mayor calado como un despido próximo.
Más allá del carácter sancionador del documento, un acta administrativa da la posibilidad al individuo al que se notifica para que muestre sus alegaciones o indicaciones al respecto en un plazo determinado.
Causas principales para la redacción de un acta administrativa
La mayoría de actas administrativas responde a fallos o incumplimientos derivados del código de conducta que pueda tener establecido una empresa.
También se tienen en cuenta todo tipo de delitos o faltas regidos por la legislación del territorio en que desarrolla su actividad económica.
Así, las principales causas se agrupan en los siguientes tipos:
- Absentismo laboral no justificado o incumplimiento de horarios laborales firmados en el contrato laboral entre empresa y trabajador.
- Acciones contra la salud pública o faltas relacionadas con la higiene y la seguridad en las instalaciones.
- Conductas indecorosas o de falta de respeto por compañeros y/o supervisores en el entorno de trabajo.
- Actos violentos o motivados por el consumo de alcohol o drogas en el entorno laboral.
- Uso irresponsable de los elementos del inmovilizado de la compañía o del deterioro injustificado de los recursos de la empresa.
En los últimos años la aparición de nuevas tecnologías y la adaptación de las compañías al entorno digital ha motivado el desarrollo de nuevas conductas laborales.
De la mano de ello, han surgido nuevas conductas digitales sancionables. Entre ellas están el acoso virtual a compañeros, el uso de material informático para acciones fuera del trabajo y otros muchos delitos digitales.
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