Una carta de pedido es un documento comercial que sirve como comprobante del compromiso aceptado entre dos partes al momento de realizar una operación de compraventa.
Es decir, es un documento usado por tiendas comerciales, establecimientos y empresas para realizar una solicitud formal de requerimiento de materiales, herramientas, bienes o servicios.
Sobre todo, la carta de pedido suele contener la lista de las mercancías que requiere la empresa para que le sean enviadas. De cada mercancía solicitada se debe indicar la cantidad, el tamaño y precio.
Adicionalmente, debe contener las condiciones, la forma y el tiempo del pago, los tiempos de compromiso de entrega, el medio de transporte que se utilizará para enviarlo, la dirección del destino del pedido y las firmas correspondientes.
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¿Por qué es importante la carta de pedido?
Sin duda, la carta de pedido es un medio común y sobre todo muy eficiente de comunicación formal que utilizan las empresas. Se le denomina carta de pedido, justamente porque la empresa la utiliza para solicitar el envío en un tiempo prudente de los bienes y servicios que necesita. Este documento le da un carácter formal a la negociación del proceso de compraventa.
Normalmente, una carta de pedido se utiliza cuando una empresa no posee un formato impreso de pedido o porque considera que le resultará más beneficioso utilizar una forma de comunicación más personal como la carta. Pero, es importante que la redacción sea lo más clara y precisa posible para evitar errores y confusiones.
¿Qué aspectos se deben tomar en cuenta para redactar una carta de pedido?
La carta de pedido se utiliza con el objetivo de requerir materiales, herramientas, bienes y servicios por parte de una empresa que los necesita. Por esa razón, es fundamental considerar los siguientes puntos:
1. Importancia del producto para el emisor
Para comenzar, el emisor de la carta sabe que la redacción de todo el documento gira en relación con el producto. Por ello, es necesario que la persona que redacte la carta ya conozca en forma anticipada todas las características del producto que solicita. Por lo tanto, puede proceder de forma directa a redactar y emitir la carta. También, hay que aclarar que el emisor de la carta es el comprador.
2. La empresa receptora de la carta de pedido
Por otra parte, la organización o empresa que recibe la carta se constituye en el vendedor o proveedor del producto. Generalmente, el emisor de la carta ya conoce quién será la persona responsable de atender la solicitud. Por eso, la redacción del documento se puede realizar con cierto nivel de cercanía y confianza.
3. Datos importantes
Claro que, la carta de pedido debe ser redactada de forma clara, breve, específica y completa para evitar errores. La carta debe detallar todas las condiciones del proceso de la operación de compraventa.
Los datos importantes que debe contener la carta de pedido son:
- Número de pedido
- Número de catálogo
- Descripción de los artículos y servicios
- Forma de pago
- Método de entrega
- Fecha de entrega
- Dirección o domicilio de entrega
Partes
Partes que debe llevar la carta de pedido
Las partes más importantes que debe llevar la carta de pedido son:
1. Encabezado
Antes que nada, en el encabezado se puede colocar el membrete de la empresa que extiende el documento, el lugar y la fecha de emisión de la carta, así como el nombre de la empresa destinataria. También, puede ir dirigida a una persona responsable de la empresa receptora.
2. Saludo
Después, viene el saludo. El saludo de la carta debe tener un tono formal como lo exige el documento de la carta, pero a la vez debe ser con un trato amistoso. Esto, considerando que existe una buena relación entre la empresa compradora y vendedora, puesto que ya se han llevado a cabo los términos de la negociación.
3. Introducción
Luego, en la parte de la introducción se debe hacer una breve presentación del remitente de la carta. Puede ser una persona, una organización o una empresa.
4. Cuerpo
En seguida, el cuerpo de la carta debe contener la lista de los bienes y servicios solicitados. Para que sea más fácil su comprensión se recomienda que se haga en forma vertical y bien detallada. De otra forma, puede resultar confusa y se pueden cometer errores en el envío del pedido.
5. Confirmación
Posteriormente, la confirmación es una parte muy importante porque en ella se garantizan todos los detalles y condiciones del pedido. Estos detalles son precios, forma de pago, tiempo de entrega y medio de transporte que se usará para el envío.
6. Anexos
Por último, en los anexos se debe colocar cualquier aspecto importante que se considere necesario. Podrían ser cambios de dirección para recibir el producto, modificaciones en los horarios y cualquier otro detalle que resulte importante.
A manera de conclusión, se puede decir que una carta de pedido es un documento que es usado por las empresas para solicitar los bienes o servicios que necesitan. Generalmente, se usa cuando la empresa no cuenta con un documento estandarizado para hacer los pedidos o para entablar una relación personalizada con la empresa receptora. Debe estar redactada de manera clara, breve y precisa para evitar errores en los pedidos.
