En efecto, todo proyecto empresarial se realiza dentro de una organización. Esta tiene una cultura, un estilo y una estructura propia. Estos elementos son determinantes para lograr el éxito o el fracaso del proyecto.

Es importante mencionar que todo proyecto que se realice, no importando si es pequeño o incluso un macroproyecto, estará afectado por los factores ambientales de la empresa. Por esa razón, incidirán sobre los resultados esperados.

Efectivamente, los factores ambientales son todas las circunstancias que afectan al proyecto durante su ejecución. Por eso también se puede decir que los factores ambientales son todas las condiciones que el equipo de proyectos no puede controlar. Sin duda todos estos factores deben analizarse en el proceso de gestión de proyectos, ya que afectan de forma diferente dependiendo del tipo de organización.

Los principales factores ambientales de una empresa que pueden afectar la ejecución de sus proyectos se pueden clasificar en internos y externos.

Sin duda, los factores internos son los factores ambientales propios de cada una de las organizaciones que podrán afectar de manera positiva o negativa la ejecución de un proyecto. Para determinar cuáles son los factores internos que pueden afectar el desempeño de un proyecto conviene que realicemos los siguientes cuestionamientos:

1. ¿Cuál es la cultura organizacional de la empresa?

Claro que, conocer la cultura organizacional es muy importante porque nos define cuál es la misión, visión y los valores de la empresa, puesto que esto dará las bases para definir las normas de la cultura empresarial y el tipo de creencias que se manejan. Asimismo, la cultura define el estilo de liderazgo que se maneja y las prácticas de autoridad que se aplican.

2. ¿Cuáles son los recursos que dispone la empresa?

Luego, en este apartado la empresa considera los recursos de los cuales dispone. Uno de los más importantes es el recurso humano, analizando las capacidades y conocimiento que tiene el personal. Esto determina las habilidades, el know how y las competencias laborales que poseen los empleados. Además, se analiza la infraestructura informática que utiliza la empresa en sus procesos.

3. ¿Cuál es la localización geográfica de la empresa?

Si la empresa está localizada en un solo punto o si se encuentra distribuida en varios puntos geográficos distintos, esto influirá en la disponibilidad de recursos, el control del personal y de los horarios.

4. ¿Cuál es la infraestructura de la empresa?

Finalmente, la infraestructura de la empresa es el factor que está relacionado con el equipamiento, las instalaciones, la maquinaria y el sistema de hardware y software disponible. Todo esto dará el soporte necesario para llevar a feliz término el proyecto.

Ahora bien, los factores externos son todos los factores que se encuentran fuera de la organización y que igualmente inciden en los resultados favorables o desfavorables de un proyecto. Las preguntas más importantes que se deben considerar son las siguientes:

1. ¿Qué aspectos sociales o culturales nos pueden afectar?

Naturalmente, un aspecto externo importante es el aspecto social y cultural, porque se pueden dar cambios en los valores, en los estilos de vida y en la educación. Estos cambios pueden modificar las actitudes ante la aceptación de ciertos productos.

2. ¿Qué estándares hay que cumplir?

Los estándares que maneja la industria o el mismo gobierno pueden afectar el desempeño. Los estándares deben cumplirse, puesto que es la manera cómo se ponen de acuerdo para trabajar un grupo de empresas de determinada industria o porque el gobierno lo exige.

3. ¿Qué restricciones legales existen?

De manera similar, otro de los aspectos que podrá afectar el desempeño del proyecto podrían ser las regulaciones existentes dentro de la industria donde se compite. Las restricciones legales es uno de los factores más importantes que se debe tomar en cuenta, porque todo proyecto se enmarca en un contexto legal.

El marco legal que puede afectar al proyecto puede ser a nivel nacional o internacional. Todo esto dependerá donde está localizada y distribuida la organización.

4. ¿Cuál es la tolerancia al riesgo?

Por otra parte, la tolerancia al riesgo está determinada por el nivel de riesgo que los grupos de interés estén dispuestos a correr. Esto con el propósito de poder llevar a cabo el proyecto.

5. ¿Cómo opera el mercado?

Generalmente, en este apartado se debe revisar el nivel de competencia, el número de proveedores y clientes. La organización compite dentro de un mercado, el cual puede tener muchos competidores o, por el contrario, pocos participantes.

Del mismo modo, pueden existir muchos o pocos proveedores, lo que afectará positiva o negativamente el suministro de materias primas e insumos requeridos para concretar un proyecto. El cliente es otro factor relevante o quizá el más importante para tener éxito en el ambiente competitivo del mercado. La organización no debe olvidar que debe enfocarse en satisfacer de mejor forma la necesidad del cliente.

6. ¿Cuál es el entorno general?

En el entorno general se deben considerar aspectos como las condiciones económicas del país o del mundo según sea el ambiente competitivo. Se consideran elementos como el poder adquisitivo, las tasas de inflación, el tipo de cambio y el crecimiento económico en general.

Además, deberán tomarse en cuenta las condiciones demográficas, geográficas y ambientales que puedan tener un impacto sobre el desempeño y la buena ejecución del proyecto.

Para concluir, se puede decir que los factores ambientales de la empresa deben ser considerados como un elemento decisivo en la consecución del éxito o el fracaso de un proyecto.

Por esta razón, es importante identificarlos correctamente desde el momento que se hace la planificación de un proyecto. Por lo tanto, una buena gestión de proyectos supone una adecuada identificación de estos factores ambientales para evitar problemas, retrasos o el fracaso en la ejecución de proyectos.