Gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento es un proceso que sigue un orden sistemático, lógico y organizado para producir, transmitir y aplicar conocimientos.

Fundamentalmente, la gestión del conocimiento aplicada a las organizaciones se produce cuando se transfieren conocimiento y experiencias de una persona o grupo hacia otra persona o grupo que forman parte de una organización.

Por lo tanto, la gestión del conocimiento es un sistema facilitador que transfiere experiencias individuales y colectivas. Estas experiencias forman parte del conocimiento del recurso humano que trabaja en una organización. El propósito es conseguir que ese conocimiento se convierta en un valor agregado para la empresa y le permita obtener una ventaja sostenible sobre las demás.

Dado que el conocimiento no puede ser considerado como algo exclusivo de cada empleado. El conocimiento se comparte y se convierte en un patrimonio importante para la empresa. Al compartir el conocimiento todos pueden utilizarlo y este permite que las empresas aumenten su eficiencia y productividad.

Es decir, la gestión del conocimiento permite que las empresas puedan añadir valores agregados a los productos y servicios que venden al mercado. Este valor agregado hace que se diferencien sustancialmente de la competencia.

¿Es lo mismo información que conocimiento?

Debemos aclarar que información y conocimiento no significan lo mismo.

1. Información

Sin duda, la información engloba una serie de datos que se encuentran estructurados de acuerdo con su relevancia y propósito. La información es un mensaje que se transmite a una persona o a un grupo de personas que forman parte de una organización. Este mensaje se transmite con el fin de alcanzar los objetivos propuestos.

2. Conocimiento

Mientras que, el conocimiento es un conjunto de saberes que muchas veces resulta difícil de poderse comunicar. Por ello es preciso que se elaboren dentro de la organización una serie de manuales, tablas, diagramas y cualquier otra herramienta que ayude a su transmisión.

Por otro lado, el conocimiento se encuentra en continua evolución. Evoluciona al interrelacionarse con las personas que lo utilizan y el medio donde se desenvuelve la organización. Por lo que el conocimiento continuamente se va complementando y mejorando.

Tipos de conocimiento

Existen dos principalmente dos tipos de conocimiento:

1. Explícito

Efectivamente el conocimiento explícito, es el tipo de conocimiento que alcanza un grado de formalización en el momento en que se elaboran documentos, reglas, códigos y normas. Lo que permite que se vuelva fácil su proceso de transmisión por medio de capacitaciones y cursos para la formación que se debe ofrecer de forma permanente para los recursos humanos.

2. Tácito

Ahora bien, el conocimiento tácito es el conocimiento que posee cada persona que forma parte de la empresa y que se encuentra relacionado con la experiencia y habilidades adquiridas.  Tiene un alto grado de importancia para cualquier empresa, pero es más difícil de comunicar y compartir.

En consecuencia, es un activo intangible y difícil de poderse formalizar. Puesto que incluye una serie de creencias, valores, intuiciones y emociones. Por esa razón es difícil formalizarlo con palabras, dado que se exterioriza por medio de acciones de tipo afectivo.

Beneficios de usar la gestión del conocimiento

Las organizaciones que aplican adecuadamente la gestión del conocimientos obtienen los siguientes beneficios:

1. Acceso fácil al conocimiento útil y relevante

En primer lugar, cuando se aplica una adecuada gestión del conocimiento todas las personas de la organización pueden acceder de forma rápida al conocimiento. Este conocimiento resulta útil y relevante.

De hecho, el tener acceso fácil al conocimiento que existe dentro de la organización, todos pueden saber claramente quién posee el conocimiento tácito o sobrentendido. Y se sabe dónde encontrar el conocimiento explícito, es decir el que debe ser especificado de forma clara y detallada.

2. Reducción de tiempos  

En segundo lugar, al manejar adecuadamente el conocimiento se logra reducir el tiempo que utilizan las empresas para desarrollar nuevos productos. De igual forma se necesita menos tiempo para mejorar los productos existentes. Y también se minimizan los tiempos en la solución de los problemas que se presentan.

3. Disminución de costos

En tercer lugar, los costos en general se logran reducir, porque se eliminan los costos que se asociación con la repetición de errores. Si se tiene un adecuado conocimiento de los procesos se comenten menos errores y se aumenta la eficiencia de la empresa.

4. Manejo de conocimiento actualizado e innovador

Finalmente, si se utiliza correctamente la gestión del conocimiento, se podrá renovar continuamente el conocimiento útil y relevante. Esto permite que el conocimiento que manejan los empleados de la organización siempre se mantenga actualizado. Así mismo el conocimiento siempre resultará innovador para que la empresa responda mejor a los cambios que se puedan producir.

¿Cuáles son los elementos más importantes de la gestión del conocimiento?

Claro está que el conocimiento lo poseen la personas o el capital humano que forma parte de una organización. Sin embargo, los elementos más importantes que interesan en la gestión del conocimiento son las habilidades y la información que poseen las personas.

Generalmente, todos sabemos que el conocimiento que posee el capital humano de una empresa es un recurso vital y determinante para una organización. Puesto que, del buen o mal uso y aprovechamiento que se haga de él, dependerá el éxito o el fracaso de la empresa.

Desde luego, este conocimiento constituye el know-how de la organización. Si la empresa logra aprovechar correctamente este activo intangible puede alcanzar el éxito. Por ello es necesario que esta conocimiento se encuentre almacenado y organizado en los sistemas de información de la empresa.

En efecto, cuando existe un sistemas de información bien estructurado, se puede acceder a este conocimiento en forma rápida y eficiente. Todo ello facilita la toma de decisiones ante cualquier situación o problema que se pueda enfrentar.

Herramientas utilizadas en la gestión del conocimiento

Las principales herramientas que se pueden utilizar en la gestión del conocimiento son:

• Educación corporativa: Incluye todo tipo de cursos y talleres de formación que los empleados reciben fuera de la empresa. Es un proceso formal de recibir los conocimientos, por lo que incluso podrían asistir a las universidades.
• Gestión de habilidades: Es un modelo estratégico en el que se determinan y gestionan las habilidades y actitudes que deben poseer los empleados de la organización. Esto para poder cumplir con los objetivos establecidos
• Gestión de información: Se refiere a los sistemas de información que tienen ordenada y organizada la información. Para que llegue de manera fácil a todos los que la requieran y con ello sea más fácil el proceso de la toma de decisiones.
• Aprendizaje en la organización: Motiva al aprendizaje colectivo, para que se genere un proceso de innovación constante. Donde se entiende que los errores no son un fracaso, sino que los errores ayudan a la mejora continua de la empresa.
• Inteligencia competitiva: Se trata de mantenerse en contacto con los mercados para poder encontrar nuevas oportunidades de negocio. De igual manera permite que la empresa se anticipe a los riesgos que le pueden afectar y los enfrente de forma más adecuada.

Como conclusión se puede decir que la aplicación de la gestión del conocimiento resulta beneficiosa para cualquier empresa. Puesto que permite que la organización pueda emplear mejores estrategias, prácticas, técnicas y soluciones. Lo que resulta en un aumento de la eficiencia y la productividad de la organización. Así mismo, al estandarizar los procesos, se mejora la toma de decisiones.