Planeación administrativa

La planeación administrativa es la primera fase del proceso administrativo. En la planeación se fijan los objetivos y metas que se esperan alcanzar. Adicionalmente, se definen las políticas y los procedimientos que se van a implementar para guiar las actividades que se realizarán en el futuro de una organización.

Sin duda, la planeación administrativa es una de las fases más importantes del proceso administrativo. Así, en esta etapa se determinan las estrategias que van a regir todas las acciones que debe realizar la empresa para lograr obtener resultados exitosos.

En efecto, las estrategias que se definen en la planeación pueden ser de corto, mediano y largo plazo. Por ello, una buena planificación ayuda a que una empresa pueda utilizar eficientemente sus recursos. Asimismo, la planeación permite definir objetivos claros y establecer las actividades que ayuden a lograr los resultados.

Es decir, en la planeación se establecen los objetivos y el curso de acciones que deben seguirse para alcanzarlos. La planeación determina qué, cómo, cuándo, dónde y cuánto costará lo que la organización tiene que hacer en el futuro para alcanzar sus metas.

¿Por qué es importante la planeación administrativa?

Definitivamente, la planeación administrativa es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización. Esto, dado que la planificación permite prever las contingencias, los cambios y los riesgos que se puedan presentar en el futuro.

Al anticiparse, la planeación puede ayudar a tomar las medidas necesarias para enfrentar todos estos riesgos de forma más adecuada y eficiente. Además, si se sabe hacia dónde se orientan todas las acciones de la organización, se pueden enfocar de mejor forma los esfuerzos del personal y el aprovechamiento de los recursos materiales y financieros.

Principios de la planeación administrativa

Entre los principios de la planeación administrativa encontramos:

• Racionalidad: El principio de racionalidad implica que se debe hacer la planeación basada en criterios lógicos y realistas. Esto, con el propósito de que sea factible realizarla. Es decir, que lo planeado se pueda concretar.
• Unidad: Toda la planeación debe integrarse y coordinarse en un plan general. Esto es indispensable para que el proceso de ejecución resulte adecuado y todos los involucrados sigan las estrategias del plan general. La unidad exige que todos los planes específicos se rijan conforme al plan general.
• Flexibilidad: La flexibilidad permite que el plan pueda modificarse y adaptarse a los cambios. Todo con el fin de que se pueda mantener en el tiempo. Eso hace que tenga un margen de holgura para afrontar imprevistos.
• Precisión: Que sea preciso significa que todas las áreas y departamentos deben realizar las actividades de acuerdo con lo establecido en la planeación.
• Compromiso: El compromiso determina el grado de responsabilidad que cada área debe asumir, para lograr la correcta ejecución de lo planificado.

Ventajas

Las ventajas principales de la planeación administrativa son:

• Todos los esfuerzos y todas las acciones se enfocan en el alcance de los resultados.
• Las tareas y actividades se realizan coordinadamente y resultan efectivas.
• El trabajo se hace más eficiente y productivo.
• La planeación se anticipa a la necesidad de cambio.
• Se fijan con anticipación los gastos y los tiempos necesarios para llevar a cabo cada tarea o cada acción.
• Se establece el tiempo y el orden de cada actividad.

Desventajas

Entre las principales desventajas de la planeación administrativa encontramos:

• Puede generar retrasos en las acciones y actividades.
• Entorpece y puede anular la iniciativa de los directivos y del personal. El plan puede hacer que el trabajo y las tareas se realicen de forma rígida.
• Altera la relación costo beneficio, es decir, el costo de la planeación puede resultar más alto que el beneficio alcanzado.
• Puede perderse el enfoque del futuro de las acciones, al concentrarse más en la realización presente. Esto implica que se le da más valor al momento presente que al futuro.
• Los resultados finales pueden afectarse por los cambios y los riesgos futuros.

Para terminar, podemos decir que la planeación administrativa es indispensable para el buen desempeño de una organización. De hecho, es el primer paso que se sigue en el proceso administrativo. La planeación permite diseñar las estrategias más efectivas para alcanzar los objetivos propuestos. Todo esto facilita la toma de decisiones en el uso más eficiente de los recursos y en la dirección del esfuerzo de los directivos y del personal.