Matriz de competencias

Una matriz de competencias, o matriz de habilidades, es una herramienta gráfica que permite visualizar las habilidades que poseen los trabajadores de acuerdo con las necesidades y objetivos de la empresa.

También es conocida como matriz de habilidades. Puesto que es una herramienta que permite visualizar, estructurar y evaluar quién de los trabajadores es capaz de realizar una tarea específica. Permite observar los talentos que poseen los trabajadores y como se pueden relacionar con los objetivos que persigue la empresa. Pero también con las necesidades específicas de cada empresa.

Además, ayuda a identificar qué persona se encuentra capacitada para ejecutar las distintas tareas que ayudan a las empresas a desarrollar de forma eficiente sus procesos. La matriz muestra las habilidades, el conocimiento y el interés de las personas para poder realizar determinada tarea.

Beneficios de usar la matriz de competencias

Los principales beneficios que puede obtener una empresa al utilizar la matriz de competencias son:

1. Se tiene una visión general de las competencias disponibles

En efecto, una empresa que aplica adecuadamente su matriz de competencias tiene un panorama general de las habilidades que tiene disponibles. Esto ayuda a que se aprovechen las competencias laborales que existen dentro de la empresa.

Pero, lo más importante es que permite conocer que habilidades podrían estar faltando. De manera que, al realizar la contratación de personal se contraten trabajadores que complementen al equipo que ya se tiene.

2. Facilidad para encontrar reemplazos

Claro que, cuando se tienen claramente definidas las habilidades y competencias que posee cada miembro del equipo es más sencillo encontrar quien los reemplace. Esto puede ayudar cuando enferma un trabajador o cuando tiene que irse de vacaciones. Puesto que es muy fácil y sencillo encontrar quién lo pueda cubrir.

Sobre todo, al conocer que es lo que puede hacer cada persona, es simple encontrar quien supla las tareas de algún miembro del equipo. Lo más importante es que el apoyo y soporte se encuentra dentro de la lista de los trabajadores de la empresa.

3. Se tiene información completa de las competencias de cada trabajador

Evidentemente, con esta matriz cada trabajador puede conocer cuáles son sus competencias y habilidades más importantes. Así mismo, pueden saber cómo estas competencias están aportando al equipo de trabajo de la empresa.

Desde luego, al tener conocimiento de sus propias habilidades, el trabajador puede tener mejores oportunidades de aprendizaje y desarrollo. Todo esto en conjunto le ayudará a su crecimiento personal y laboral dentro de la empresa.

4. Ayuda a tomar conciencia de las competencias requeridas

Naturalmente, los trabajadores toman conciencia y llegan a saber con precisión que competencias son requeridas para que el equipo de trabajo funcione eficientemente. La información que refleja la matriz permite que las personas puedan sobresalir aprovechando sus capacidades y competencias.

5. Posibilita la mejora

De manera similar, la empresa tiene una visión completa de las competencias de todos los empleados de su equipo de trabajo. Por supuesto, eso le facilita encontrar áreas dónde se requiere mejorar. Esto se puede lograr implementando programas de capacitación y formación específicos.

6. Usar el talento de manera óptima

Lo más importante, es que se puede utilizar de forma óptima y eficiente el talento de todos los trabajadores. Ya que, si se distribuye de manera eficiente el talento interno, podría evitarse que se hagan nuevas contrataciones. Esto, debido a que podemos encontrar en el equipo interno, las personas idóneas para cumplir con los objetivos esperados.

7. Mejora el servicio al cliente

Si cada uno cuenta con más información sobre sus competencias y habilidades. Podrá aprovecharlas mejor para evitar que se presenten ciertos tipos de problemas. Todo ello mejora la atención y el servicio al cliente, tanto interno como externo.

8. Desarrollo profesional

Ciertamente, al saber lo que cada persona aporta a la empresa, se puede determinar claramente el nivel de productividad de cada empleado. Esta productividad se podrá considerar de manera personal o por la contribución de los equipos de trabajo.

En cualquier caso, es más fácil analizar la efectividad que se está alcanzando con los programas de capacitación y desarrollo profesional que implementa la empresa.

Pasos para hacer una matriz de competencias

Los pasos más importantes para realizar una matriz de competencias son los siguientes:

1. Elaboración de la tabla o matriz

En primer lugar, se debe elaborar la tabla con tres apartados verticales. El primer apartado define las competencias que se quiere evaluar, enfatizando que se espera de cada persona o equipo. El segundo apartado debe incluir a los miembros del equipo de trabajo. Mientras que el tercer apartado establece las acciones que se consideran necesarias para reforzar o mejorar las competencias de los trabajadores. Cada apartado se identifica con un color diferente. Como se ejemplifica en la siguiente tabla.

2. Información sobre las competencias

En este paso se introduce la información que se requiere para cada una de las competencias. Indicando las habilidades que se espera evaluar y los datos importantes que se necesiten.

Por ejemplo, podríamos destacar las siguientes competencias:

• Creatividad e innovación.
• Organización del tiempo.
• Habilidad para tomar decisiones.
• Atención y servicio al cliente.

Además, se especifica el nivel de dominio de cada competencia y el período de tiempo requerido.

3. Evaluar el desempeño de los empleados

En este paso se evalúa el nivel de desempeño de cada empleado en cada una de las competencias requeridas.

4. Acciones a tomar

Luego de evaluar el nivel de desempeño que tienen los empleados en cada competencia, se deberán implementar acciones necesarias. Estas acciones ayudan a afianzar las fortalezas de los empleados y a mejorar las áreas donde se encuentran debilidades.

De hecho, las acciones que se ponen en práctica deben ayudar a mejorar el desempeño de la empresa. Puesto que un empleado mejor preparado mejora su productividad y, como consecuencia, el desempeño de la empresa.

En el caso de nuestro ejemplo las acciones podrían ser:

• Implementar un premio a la innovación para fortalecer esta competencia.
• Programa de capacitación para la correcta organización del tiempo. Puesto que es una debilidad manifiesta de los empleados.
• Implementar la descentralización de decisiones. Para agilizar los procesos, dado que los empleados tienen capacidad para decidir.
• Programa de capacitación continua en servicio al cliente.

Para terminar, podemos indicar que la matriz de competencias y habilidades es una excelente herramienta para visualizar las competencias que poseen los empleados de la empresa. Esto permite crear programas de capacitación para que los empleados afiancen las competencias en las cuáles tienen un mejor desempeño. Pero al mismo tiempo se pueden estructurar programas que ayuden a mejorar aquellas competencias en las que se puedan encontrar ciertas debilidades. Además, facilita la contratación de personal.