Minuta de reunión: Qué es, características y estructura
¿Qué es una minuta de reunión?
Una minuta de reunión es un borrador en el que se plasman aspectos tan importantes como el orden del día o las claves a tratar dentro de la mencionada reunión.
- La minuta de reunión es un documento borrador.
- Es útil para estructurar una reunión, normalmente empresarial.
- Nos permite ahorrar tiempo, ser más eficientes, y no olvidar nada de lo mencionado en una reunión.
Minuta de reunión: Explicación sencilla
La minuta de reunión es un documento, un borrador que se redacta previamente a la reunión para no dejar ningún aspecto importante sin tratar.
Las reuniones son algo muy común en el mundo empresarial y laboral, son necesarias para ver qué decisiones se van a tomar en favor de la empresa. De forma simple, es un punto de encuentro en el que los asistentes tratan de analizar, resolver o proyectar a futuro ciertos aspectos.
Estas reuniones pueden realizarse entre departamentos o dentro de ellos. Por lo que también supone una inversión de tiempo muy valiosa. Por ello, es importante llegar a la reunión con un documento claro que refleje todos los aspectos que se van a tratar, con independencia de que posteriormente se desarrolle un documento oficial como consecuencia de las decisiones adoptadas en la reunión.
Finalmente, durante la reunión se deberán de realizar anotaciones para que la información quede plasmada con la mayor rapidez posible.
Cabe resaltar que, en el mundo jurídico, una minuta es un documento que se utiliza para realizar borradores sobre contratos, acuerdos legales o los honorarios que cobran profesionales jurídicos como los notarios o los abogados.
Características de una minuta de reunión
Características de una minuta de reunión
Una minuta de reunión, con base en la definición que hemos realizado, posee las siguientes características:
- Es un documento borrador.
- Posee la información necesaria para el desarrollo de la reunión.
- Contiene datos como los participantes de la misma o el orden del día.
- Es muy importante en el mundo empresarial.
- Agiliza y hace más eficiente la toma de decisiones.
- Se redacta antes del comienzo de la reunión.
- Se completa durante el transcurso de la misma.
- Transparencia en los temas tratados y decisiones adoptadas.
¿Cómo se redacta una minuta de reunión?
La minuta de reunión se redacta siguiendo una serie de pasos:
- Reflejar los datos básicos: Estos datos son la fecha y hora de la reunión, lugar, objetivo o motivo, y datos de los participantes.
- Seleccionar el tema: Hay que establecer el tema sobre el que va a ir la reunión, así como el orden del día para que todos los participantes sepan qué temas se van a tratar y cómo se va a hacer.
- Elegir quien la redacta: El encargado de la reunión debe designar a la persona encargada de elaborar la minuta, normalmente debe ser una persona que no presente ni dirija la reunión.
- Tomar notas sobre la reunión: En la minuta se ha de ir reflejando toda la información que se trate en la reunión. No es necesario que sea una transcripción exacta, pero sí que aparezcan todos los temas tratados y las decisiones y posturas en torno a ello.
- Acabar la minuta: En esta fase, es preciso plasmar los últimos detalles de la reunión a la máxima brevedad posible para no dejar ningún cabo suelto.
- Aprobar el documento: Si procede, el documento se aprueba por sus asistentes y se les envía una copia de la misma.
