La organización técnica consiste en buscar una interacción eficaz y adecuada de todas las personas que participan en el proceso técnico de una organización. Esto, con el fin de aprovechar al máximo los recursos humanos, económicos y técnicos.
Es decir, la organización técnica es el trabajo de un grupo de personas que buscan de forma coordinada lograr alcanzar las metas de la organización. Para ello, se ordenan y agrupan todas las actividades de forma eficaz.
Sin duda, la organización técnica se consigue asignando responsabilidades específicas a cada uno de los participantes. Por esa razón, se definen las actividades y el grado de responsabilidad que estará a cargo de cada uno de los involucrados. Asimismo, se debe determinar el tiempo en el que deberá realizarse cada actividad.
De esa forma, lo que se hace es una programación del proceso. La programación define las acciones y el tiempo que se requiere para realizarlas. Una buena programación de estas acciones permite que se cumplan los objetivos del proceso técnico.
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Fases de la planeación de la organización técnica
Desde luego, la organización técnica exige que todas las actividades se administren formando una estructura técnica. Esto, para que se pueda mantener una adecuada relación entre todos los niveles, todas las funciones y todas las tareas. De esa manera, se logra que todos los recursos humanos, materiales y financieros se optimicen al máximo.
Adicionalmente, para lograr la organización técnica, se necesita previamente realizar el proceso de planificación. En la planificación se hace un diagnóstico, se definen las tareas y se toman las decisiones importantes.
Las fases de la planeación de la organización técnica son:
1. Primera fase de la organización técnica
Lo más importante en la primera fase es realizar un estudio para poder determinar la viabilidad que puede tener el proyecto. Para ello se realizan estudios técnicos, financieros y de rentabilidad. Del mismo modo, se realiza la estimación de los recursos requeridos y de los costos relacionados.
2. Segunda fase de la organización técnica
Mientras que, la segunda fase se desarrolla cuando ya se ha decidido realizar el proyecto. Entonces, se va especificando paso a paso cómo se deberá llevar a cabo, iniciando con la preparación, la planificación y la organización de las tareas. Todo esto es fundamental para garantizar el éxito de toda la gestión.
Herramientas que utiliza
Qué herramientas se utilizan en la organización técnica
Ahora bien, las técnicas de organización son herramientas que facilitan el desarrollo del proceso administrativo. Igualmente, permiten que se optimice el uso de los recursos disponibles, por medio de la aplicación de principios y realizando diagnósticos que ayudan a proponer soluciones. Siempre se hace siguiendo un modelo organizacional.
En la organización técnica se pueden utilizar las siguientes herramientas:
1. Organigramas
Sobre todo, los organigramas representan de forma gráfica la estructura formal tanto jerárquica como funcional de una organización. En el organigrama se observan las funciones, los niveles de autoridad, los niveles jerárquicos y las interrelaciones existentes. Los organigramas también se conocen con el nombre de cartas de organización o gráficas de organización.
2. Manuales
Por otra parte, los manuales son documentos que contienen de forma detallada, ordenada y sistemática información acerca de la organización de la empresa. De acuerdo con su contenido, los manuales pueden ser: de organización, de procedimientos y de descripción de puestos.
3. Procedimientos
Igualmente, los procedimientos son las herramientas que se usan para establecer el orden y la secuencia que se debe seguir al realizar una tarea o trabajo. Se utilizan especialmente cuando las tareas o trabajos se realizan de forma repetitiva.
4. Diagramas de flujo y de proceso
Asimismo, un diagrama de flujo es la representación por medio de símbolos y gráficas de la secuencia lógica que se debe seguir al realizar un conjunto de actividades. Estos diagramas pueden incluir documentos y puestos de trabajo involucrados, porque especifican los procedimientos de forma detallada.
5. Cartas de distribución de trabajo
Finalmente, las cartas de distribución de trabajo se utilizan para analizar los puestos que forman un departamento o un área de trabajo. Esto se realiza con el propósito de lograr una mejor división de las funciones y optimizar la estructura de los equipos de trabajo.
Como conclusión, se puede decir que la organización técnica es una forma de administrar los esfuerzos de todas las personas que trabajan en el proceso técnico de una organización. Esto, con el fin de aprovechar los recursos disponibles de una empresa de la forma más eficiente posible. Esta organización siempre deberá estar de acuerdo con los objetivos y metas que se esperan alcanzar.
