Reingeniería de procesos

La reingeniería de procesos es una nueva visión administrativa que se enfoca en administrar de mejor forma los procesos y no las funciones. Para llevarla a la práctica la organización debe rediseñar todos los procesos, en lugar de realizar pequeños cambios y modificaciones de mejora continua.

Es decir, la reingeniería de procesos implica que la empresa deberá realizar un cambio radical en sus procesos, ayudando a que la firma se pueda convertir en una competidora de clase mundial. Así, deberá cambiar la estructura de la organización, sus sistemas de operación y sus políticas.

Ante todo, la reingeniería de procesos hace que las empresas se cuestionen ¿Por qué se hacen las cosas de cierta forma? ¿Existe una mejor forma de hacerlas? Luego de estos planteamientos, la reingeniería define qué debe hacer la empresa y cómo debe hacerlo.

También, es conocida por las siglas BRP. El primer concepto de la reingeniería en los procesos de cambio surgió en el año de 1993 con Michael Hammer quien era profesor en el MIT (Instituto de Tecnología de Massachusetts) del curso de ciencias de computación.

Posteriormente, aparece el libro Reingeniería en la Gerencia: Cómo modificar el trabajo gerencial para rediseñar con éxito. Este libro fue escrito por James Champy. Con el aporte de estos autores se fueron consolidando las bases de la reingeniería de procesos.

Aspectos importantes de la reingeniería de procesos

Para comprender mejor este concepto analizaremos los siguientes puntos. La reingeniería de procesos implica:

1. Hacer una revisión fundamental

En primer lugar, la reingeniería de procesos se inicia haciendo una revisión profunda de cómo se están realizando las cosas en la empresa. Con ese propósito se deben revisar todas las normas, incluso las que hasta ese momento nadie había cuestionado. Lo importante en esta revisión es dejar de hacer las cosas como se hacen actualmente y buscar formas completamente nuevas de realizarlas.

2. Hacer un rediseño de procesos radical

En segundo lugar, hacer el rediseño de procesos en forma radical significa que se debe llegar a la raíz de los problemas, para poder hacer cambios estructurales y drásticos. Es decir, se debe abandonar lo viejo o los procesos tradicionales para llegar a aplicar formas distintas de hacer el trabajo. En esta parte es importante entender que se debe hacer una reinvención del negocio. No es únicamente hacerle mejoras o modificarlo de forma superficial.

3. El cambio debe ser espectacular

En tercer lugar, los cambios que se efectúen en los procesos deben llevar a alcanzar rendimientos gigantescos para la empresa. La reingeniería de procesos no se aplica para lograr pequeños incrementos de ventas o de participación de mercado.

4. Rediseño de procesos

Finalmente, un proceso es un conjunto de actividades que tiene entradas de insumos y genera una salida de valor o producto para el cliente. Por tanto, un proceso es un conjunto de tareas intermedias. Ahora bien, el rediseño de procesos busca que la salida final funcione de manera superior a cómo operaba la empresa.

¿Qué empresas aplican la reingeniería de procesos?

Las empresas que aplican la reingeniería de procesos son:

a. Con problemas

Generalmente, es aplicada por empresas que tienen problemas para subsistir en el mercado y que tienen graves problemas económicos. Por ello, si no quieren que la competencia las elimine deben iniciar este cambio.

b. Que se anticipan

También, es aplicada por empresas que se anticipan a crisis que podrían enfrentar en el futuro. Sobre todo, cuando la situación del mercado es muy incierta y pueden surgir muchas amenazas. Estas podrían ser el ingreso de nuevos competidores, cambios en las regulaciones y cambios en las preferencias de los clientes. Estas empresas aplican la reingeniería de forma preventiva.

c. En óptimas condiciones

Las empresas que se encuentran en óptimas condiciones no enfrentan problemas actuales, ni esperan que se les presenten en el futuro. Sin embargo, emprenden hacer la reingeniería de procesos porque esperan obtener una ventaja que los diferencie de sus competidores. Son empresas que esperan llegar más alto que las demás y obtener una ventaja competitiva sostenible en el largo plazo.

Metodología implementada en la reingeniería de procesos

La reingeniería de procesos sigue el siguiente método:

1. Definir el proyecto de la reingeniería de procesos

Para empezar, la definición espera determinar el alcance del proyecto y los objetivos específicos que espera lograr la aplicación de la reingeniería. En otras palabras, se enfoca en el objetivo de la reingeniería y el ámbito del proyecto.

2. Análisis de la situación actual

Enseguida, en este apartado se realiza un análisis profundo de la situación en la que se encuentra la empresa. Para ello se evalúa la organización, el entorno, los flujos de procesos y los paradigmas de la empresa.

3. Diagnóstico

Luego, en el diagnóstico se analizan las necesidades más urgentes que afronta la empresa y los obstáculos que enfrenta para desarrollar una gestión eficiente. En este paso se definen los objetivos de la organización, así como necesidades y limitaciones en el proceso de información y control.

4. Diseño de la nueva organización

Después, se realiza el diseño de la nueva organización con toda la información obtenida en los apartados anteriores. El rediseño debe satisfacer las necesidades y las limitaciones que enfrenta la organización en el momento actual.

5. Implementación de la reingeniería de procesos

Por último, se llevará a la práctica la operación de la nueva empresa. Para minimizar el impacto sobre la estructura actual se debe capacitar adecuadamente al personal, crear los cargos, comprar equipos y establecer la infraestructura necesaria para reinventar la nueva empresa. La restricción del tiempo es trascendental en esta fase. Igualmente, el poder reducir la incertidumbre al máximo.

Para concluir, para que la reingeniería de procesos sea efectiva se necesita el apoyo de los directivos de primer nivel. Estas personas tienen que liderar el proceso. El objetivo fundamental de la reingeniería de procesos es crear valor para el cliente, por ello la atención se enfoca en los procesos y no en las funciones.