Proceso de negociación

Un proceso de negociación consta de una serie de etapas que tratan de resolver un conflicto de forma satisfactoria para las partes.

Por tanto, negociar no es otra cosa que convencer, pero nunca por medio de la imposición. De hecho, ambas partes deben salir beneficiadas para que tenga éxito. O, al menos, que ambas partes sientan que han salido ganando en cierto modo.

La idea es resolver un problema y hacerlo teniendo en cuenta las necesidades de todos. Y para conseguir el objetivo hay que llevar a cabo unas etapas que nos ayudarán a llegar a buen fin.

El proceso de negociación y la posición dominante

A veces nos encontramos con procesos de negociación en los que una de las partes tiene una posición de poder. Un ejemplo podría ser una empresa que tenga muchos proveedores y disponga de una ventaja a la hora de elegirlos. Otro sería el caso de un producto de primera necesidad que solo pueden fabricar unas pocas empresas.

Estas situaciones pueden convertir un pacto en una imposición y por eso, debemos actuar con cautela. Primero, porque toda obligación es forzada y acaba repercutiendo en ese pacto. Segundo porque, aunque podamos imponer nuestro criterio, es mucho más eficaz y eficiente hacerlo con consentimiento de la otra parte.

Fases del proceso de negociación

Una negociación debe planificarse y estudiarse con cuidado. Hay que tener en cuenta que en ella nos jugamos mucho. Imaginemos que estamos hablando de un contrato con un buen cliente o de un convenio laboral. Ahora, veamos las fases que podría tener.

• En primer lugar, información: Si vamos a tratar con alguien o con un organismo o empresa debemos conocerlo a fondo. Hay que investigar, indagar, buscar todo lo que podamos sobre sus metas, principios éticos o necesidades.
• Segundo paso, escríbelo: Escribir, ya sea de forma digital o con lápiz y papel, es esencial. Hay que poner en palabras todo aquello que queremos conseguir. Hay que definir el objetivo principal y los auxiliares que nos ayudarán con el primero.
• Tercer paso, aprender a ceder: Nunca va a salir una negociación como tenemos planeado. Sin embargo, es más sencillo que no nos desviemos de lo que nos interesa si tenemos un plan. Pero también es necesario tener claras las posibles contingencias. Debemos saber qué hacer si no se llega a un acuerdo en cada uno de los puntos.
• Cuarto paso, empatiza: Ahora toca hablar con el cliente, proveedor, trabajador, empresario… y hay que empatizar. Este concepto es sencillo de entender, ponerse en lugar del otro. Lo complicado, por desgracia, es aplicarlo en la práctica. Puedes entrenar con amigos o familiares, Comprueba hasta dónde eres capaz de ser empático y actúa para mejorar.
• Por último, el cierre: Hemos llegado al final, la otra parte está encantada, le hemos convencido. Entonces toca cerrar el acuerdo y no sabemos cómo hacerlo porque no lo habíamos planificado. Por eso, es importante tener claro cómo vamos a cerrarlo. Todos los detalles deben ser estudiados y tenidos en cuenta y hay que aportar opciones, en su caso.

Ejemplo de proceso de negociación

Imaginemos que trabajamos en una agencia de publicidad y tenemos que vender una campaña a una empresa de calzado. Mañana tenemos la reunión con el director comercial que será quien dé el informe favorable a la dirección general. Tenemos que prepararnos como se nos ha enseñado y, sobre todo, llevar los deberes hechos.

En primer lugar, hay que utilizar Google u otro buscador para averiguar todo lo posible sobre la empresa. Debemos conocer su producto, sus políticas de ventas, el perfil de sus clientes. Aparte de la información que recabemos, el propio cliente nos va a aportar otra más importante aún. Siempre hay que llevar lápiz y papel para tomar notas.

Llegó el momento. El cliente es amable pero distante, algo totalmente lógico. Por eso, debemos hacer lo mismo. Y comienza la negociación. Nos pregunta cómo vamos a plantear la campaña, en qué medios y, por supuesto, a qué precios. Pero no hay problema, hemos hecho los deberes y tenemos planes de contingencia.

Después de una ardua negociación en que se han dado algunas variaciones (ya previstas) sobre el plan original, toca hablar del precio definitivo y cerrar. Conviene hacer un resumen de todo lo acordado, pero sin dilaciones indebidas, hay que ir al grano. Si seguimos los pasos, el cierre está casi asegurado en este proceso de negociación y todos saldrán beneficiados.