Pasos para crear un evento

Como estrategia de marketing, la organización de un evento supone una gran herramienta para dar a conocer tu empresa o marca. Se convierte en una oportunidad única para crear una reputación, potenciar la imagen y captar y fidelizar nuevos clientes. Así que, de manera indispensable, debe formar parte de nuestro plan de acción comercial.

El auge de las nuevas tecnologías no ha restado poder de atracción a un evento como clave de captación de nuevos clientes. Organizar un acto cara a cara fomenta el networking, se cultivan las relaciones personales que permitirán poder cerrar acuerdos.

Nadie dijo que fuera sencilla la tarea. Para llevar a cabo con éxito un evento, debemos tener en cuenta una serie de aspectos en cuanto a la organización.

Recomendaciones para crear un evento

Las pautas y consejos a seguir se pueden resumir en una serie de recomendaciones:

• Primero de todo hay que plantearse cuál es el objetivo que se pretende a la hora de organizar un evento. Qué resultados se esperan obtener y de qué manera se va a ejecutar. Mirar, también y sobre todo, a quién va dirigido. Dependiendo del target de público seleccionado el acto se organizará de una manera u otra.
• Rodearse de un equipo de trabajo profesional. Las personas que formen parte del proyecto tienen mucho que decir. Serán los encargados de que todo esté a punto y el evento se desarrolle de la mejor manera posible.
• Seleccionar la fecha y el lugar de celebración del evento. Los aspectos organizativos cobran notable importancia. Se debe tener en cuenta un día que no sea festivo para tratar de congregar el mayor número posible de asistentes. Que caiga en una época del año idónea, sin mucho calor ni frío. Por norma los mejores días son miércoles o jueves de la semana. Respecto al lugar del evento: que tenga aforo suficiente, buena iluminación y sonorización, accesibilidad, si es posible aparcar cerca, pernoctar por los alrededores para la gente que venga de fuera…
• Conviene ponerse manos a la obra y establecer un plan de acción, un calendario de trabajo. Debemos recoger un listado de tareas a efectuar antes, durante y después del evento. Será nuestra guía de trabajo a lo largo de todo el proceso. Este plan, también llamado briefing, es una especie de documento que se revisa continuamente y donde se plasma el planteamiento estratégico que se va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas.
• Llega el momento de contactar con patrocinadores, influencers y público. Para ahorrar costes y obtener más difusión del proyecto debemos trabajar el contacto con posibles mecenas. También se consigue mucha viralización con los influencers que son referencia en las redes sociales. Y para captar asistentes, es positivo redactar una invitación atractiva y personalizada (por carta, mailing…).
• Una óptima puesta en escena es fundamental. Los asistentes al evento deben quedar satisfechos con una experiencia única en la que se consiga transmitir la esencia de la empresa o marca. Creatividad al poder. Trataremos de mantener despierto el interés del público con diferentes actividades para que el acto no devenga en monótono. Existen profesionales que se dedican a esta disciplina que puedes contratar para que todo vaya sobre ruedas.
• A este respecto, se puede añadir un plus de originalidad. Por ejemplo con la presencia y participación en el acto de ponentes de prestigio, presentadores, speaker y hasta humoristas o actores. Si el objetivo es llamar la atención y dejar huella en la memoria de los asistentes, cumpliremos nuestro propósito de esta forma.
• No se puede llevar adelante un evento si no se dispone de financiación previa. Hay que tener en cuenta el coste que conlleva organizar un evento. Sobre todo los gastos más importantes (espacio de celebración, equipo de logística, material gráfico, contratación de personal, catering, ponentes…), que integran un presupuesto general.
• Si no se promociona el evento previamente, este no tendrá poder de convocatoria. No está de más preparar un anuncio que se pueda difundir en las redes sociales con más alcance. Invertir en publicidad convencional también es una opción. Asimismo, resulta importante contactar con posibles medios de comunicación informándoles para que asistan al evento y que luego puedan hacerse eco en sus diferentes plataformas de lectores.
• Eso antes. Pero después conviene recabar los datos de asistencia y repercusión que ha tenido el evento. Mediante un clipping de prensa se recogen las menciones en medios de comunicación para poder difundirlas y mostrarlas a los patrocinadores. Y en las redes sociales monitorear los resultados. Realizar una evaluación a posteriori del acto, en definitiva. Asimismo, hay que agradecer a todos los que han asistido o intervenido su participación en el evento.

Motivos por los que crear un evento

El trabajo bien hecho nos proporcionará resultados satisfactorios. Porque, ¿cuáles son las ventajas de organizar un evento como un profesional? Unas cuantas:

• Crea un buen ambiente de trabajo con los compañeros. Fortalece las relaciones y aleja el estrés.
• Como consecuencia, la motivación a la hora de trabajar es mayor, lo que redunda en una mayor productividad de la empresa o marca.
• Mejora la comunicación tanto a nivel interno de la empresa como externo con proveedores, clientes, medios de comunicación…
• Se crea una cultura de empresa o valoración de la marca, una mejor imagen.
• Permite generar y difundir contenido corporativo. Llevar adelante un evento con garantías es un instrumento muy eficaz para dar a conocer los productos o servicios que comercializa una empresa o marca.
• Se obtienen recompensas intangibles como el reconocimiento, la motivación o el espíritu de equipo.

Ejemplos de eventos para publicitar un producto

¿Qué tipo de eventos puede llevar a cabo una empresa para dar a conocer su producto? Ejemplos:

• Rueda de prensa. Momento ideal en el que tenemos contacto con los medios para que den a conocer nuestros servicios o productos.
• Presentaciones. Nosotros mismos podemos encargarnos de primera mano de mostrar al público lo que hemos creado.
• Seminario. Una opción con muchas posibilidades a la hora de difundir los productos de nuestra empresa.
• Desayuno, comida, lunch. Situaciones idóneas para generar networking y de paso establecer una comunicación sobre nuestros intereses.
• Conferencia. Videoconferencia. Webinar. Con las nuevas tecnologías todo parece más sencillo. Podemos llegar a cualquier parte del mundo utilizando medios como estos.
• Ferias. Las ferias temáticas están a la orden del día, y si tenemos algo relacionado que presentar pueden ser lugares perfectos para ello.
• Reuniones. Una formalidad para dar a conocer servicios determinados.
• Eventos en redes sociales. Muy utilizada hoy en día esta estrategia de marketing digital, y que gana adeptos continuamente.

Eso a nivel externo con clientes. A nivel interpersonal, la empresa puede también plantear un evento para fomentar un clima de trabajo más cordial. De hecho, son cada vez más las compañías que organizan de vez en cuando actividades de tipo lúdico en las que los empleados tienen la oportunidad de estrechar lazos y limar asperezas.

Son muchos pasos a tener en cuenta. No lo dudamos. Pero si sigues estas pautas a la hora de idear un evento y su puesta en práctica, probablemente marcarás la diferencia respecto al resto de tu competencia. La base del triunfo y el éxito es el trabajo y la constancia bien organizadas.

Acciones después del evento

Para crear un evento, además de todos los motivos y beneficios que conlleva hay que llevar a cabo una serie de acciones para ponerlo en marcha, y también posteriores para saber si tiene los efectos esperados. Estos son los pasos necesarios:

• Evaluar los resultados: Es importante saber si los objetivos se han cumplido. Por este motivo realizar una encuesta de opinión online, o incluso al salir del evento servirá para conseguir impresiones y opiniones válidas sobre la calidad general y la consecución de los objetivos.
• Revisar las publicaciones en medios: Una de las cosas esenciales es monitorizar los medios digitales y tradicionales en cuanto a las referencias y publicaciones que se han realizado del evento. El tipo de noticias que se han incluido, si hay artículos de opinión y la sensación general que se ha tenido del evento en los invitados y los medios especializados.

Tras el seguimiento de estas acciones posteriores al evento, habrá que sacar conclusiones y realizar un informe donde se añadan las valoraciones finales, así como sugerencias de mejora para el futuro y posibles cambios reseñables con el objetivo siempre de mejorar la calidad y la consecución de objetivos en cada evento.