Contabilidad de caja

La contabilidad de caja es un método contable que se basa en dejar constancia de los movimientos de efectivo en el momento en el que se producen.

Esto supone que la entrada de dinero no se registrará cuando se gane, sino cuando se cobre. Así pues, según la contabilidad de caja, el ingreso por la venta de productos quedará contabilizado cuando se produzca la entrada de efectivo. Por el contrario, los gastos solo se contabilizarán en el momento en que liquiden las deudas pendientes y no a la recepción de facturas.

Se trata de un método sencillo y muy útil para empresas de reducida dimensión.

¿Cómo funciona la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja se basa en registrar los ingresos en el momento en que se produce la entrada de efectivo y contabilizar los gastos en el momento en el que se paguen las deudas.

Tomemos un ejemplo práctico. Una empresa firma un contrato por una prestación de servicios valorada en 6.000 euros. Sin embargo, la empresa que presta servicios no recibe el dinero de inmediato. La entrada de efectivo se produce treinta días después de la firma del contrato.

Entonces, ¿cuándo deberá registrar la operación? La entrada de efectivo tendrá que contabilizarse a los treinta días después de la firma del contrato por un valor de 6.000 euros, dado que es cuando se recibe el dinero.

Si, por el contrario, el 1 de enero la empresa en cuestión compra un ordenador valorado en 500 euros y el pago se realiza el 15 de enero, la salida de dinero deberá contabilizarse con fecha de 15 de enero y por un total de 500 euros.

Ventajas de la contabilidad de caja

• Es un método de fácil aplicación para las pequeñas empresas. Reduce considerablemente los gastos generales y cada operación supone una única entrada en los registros contables. Todo ello permite saber con facilidad cuántas operaciones se han realizado y cuál es su monto total.

• Solo existen dos tipos de operaciones: entradas y salidas de dinero. Así, la recepción de efectivo por ventas formará parte de las entradas, mientras que las salidas serán los pagos en efectivo. Cabe resaltar que las salidas solo se registrarán cuando se realice el pago, no cuando se reciba la factura.

• No requiere una amplia formación en contabilidad. Basta con una hoja de cálculo para ordenar y registrar las operaciones.

• Solo debe quedar constancia de las entradas y salidas de efectivo. En definitiva, solo se contabilizan las entradas y salidas de monedas y billetes. En cuanto a las operaciones a crédito, solo se registrarán cuando el dinero entre o salga de la cuenta corriente.

• La contabilidad de caja no está sometida a una normativa tan exhaustiva. Así pues, al ser utilizada por pequeñas empresas y autónomos, no conlleva la presentación de balances de situación ni cuentas de pérdidas y ganancias.

• La contabilidad de caja es un instrumento que puede proporcionar información económica o contribuir a la hora de cumplir con las obligaciones relacionadas con el impuesto sobre la renta.

• Sirve para planificar las necesidades de la empresa y permite llevar un control de los flujos de efectivo.

Inconvenientes

• Puede dar lugar a una contabilidad poco fiable. Si no se registran todas las ventas, puede reflejar una imagen de vulnerabilidad ante los acreedores. Por el contrario, el hecho de no registrar todos los gastos puede llevar al empresario a asumir costes que no puede sufragar y encontrarse con problemas de liquidez en determinados momentos.

• Sus registros serán insuficientes como información para posibles inversores. No ofrecen la información tan detallada que puede proporcionar un balance de situación o la cuenta de pérdidas y ganancias, entre otros estados contables.

• Es posible que genere problemas financieros y bancarios, por lo que muchas empresas se decantan por utilizar la contabilidad del ejercicio.

• Es un instrumento totalmente inadecuado para las grandes empresas.