Departamentalización: qué es y cómo funciona

¿Qué es la departamentalización?

La departamentalización es un proceso por el cual una organización divide su trabajo. Se basa en actividades o funciones similares que están lógicamente relacionadas.

Departamentalización: Explicación sencilla

La departamentalización permite organizar las funciones de una empresa mediante la división del trabajo. Esto agrupa tareas similares de forma lógica, fomentando la especialización y mejorando la productividad.

La agrupación puede hacerse según funciones, actividades, productos, clientes o procesos similares dentro de la organización. Dividir por departamentos facilita una administración más eficiente.

¿Qué es un departamento?

Efectivamente, un departamento es cada una de las partes en la que se divide una empresa. Esta división puede ser por funciones, por clientes, por productos, por procesos, por ubicación geográfica, por proyecto y matricialmente.

Por consiguiente, un departamento es un área o una subdivisión que es administrada por un gerente, director, jefe o un supervisor. Este administrador asume la autoridad en esa área específica de la organización, logrando la especialización del trabajo. Con la especialización del trabajo se aumenta el nivel de la eficiencia de la empresa.

Tipos de departamentalización más comunes

Las formas más comunes de poder departamentalizar una empresa son:

1. Departamentalización por funciones

Sencillamente, este tipo de departamentalización agrupa las tareas y actividades de una empresa de acuerdo con las principales funciones que se desarrollan. Los departamentos por funciones pueden ser producción, recursos humanos, finanzas, marketing y ventas, entre los más importantes.

Sin duda, esta departamentalización permite que sea más simple la formación del personal. Se logra la especialización del trabajo y es más fácil el proceso de control. Por lo mismo se maximiza la eficiencia.

2. Departamentalización por clientes

Resulta lógico, que este tipo de departamentalización divida la empresa en áreas que tienen como principal objetivo servir a diferentes tipos de clientes. Las características de los clientes que se deben considerar son la edad, el sexo, el nivel socioeconómico y su tipo de consumo.

Desde luego, esta forma de departamentalización se usa mucho en empresas comerciales o almacenes que atienden una gran diversidad de clientes. Esta forma de organización permite servir de mejor manera a cada tipo de cliente en específico.

3. Departamentalización por productos

Ahora bien, este tipo de departamentalización agrupa las tareas apoyado en los diferentes bienes y servicios que ofrece la empresa al mercado. Como la división del trabajo se aplica con base a los distintos productos que vende la empresa, se enfoca más en resultados.

Generalmente, es empleada por empresas que tienen muchas gamas y líneas diferentes de productos, por lo que el conocimiento de cada producto debe ser muy especializado.

4. Departamentalización procesos

Por su parte, la departamentalización por procesos asocia las actividades con base a las etapas o fases en las que se efectúa un proceso productivo. Al especializarse en cada fase del proceso se logra el ahorro del tiempo y el incremento de la eficiencia.

Es muy utilizada por empresas manufactureras e industriales donde se requiere seguir una secuencia lógica de los procesos de producción que pueden resultar complejos.

5. Departamentalización por área geográfica

Debe suponerse, que la departamentalización por área geográfica requiere la agrupación de actividades de acuerdo con la localización del lugar donde se realizará la tarea.

También puede ser de acuerdo con el área de mercado que la empresa debe atender. Es muy utilizada por empresas que atienden y sirven extensas áreas geográficas.

Objetivos de la departamentalización

Entre los objetivos más importantes que la departamentalización espera alcanzar, encontramos:

• Entender y aplicar mejor la división de las tareas y funciones dentro de una empresa.
• Lograr mayor eficiencia de los trabajadores, al asignar tareas específicas y especializadas a cada empleado.
• Aprovechar al máximo el proceso de especialización del trabajo. Incrementando la experiencia acumulada de los trabajadores y sus habilidades. Esto mejora la calidad del trabajo.
• Mejorar la selección de las personas en cada puesto de trabajo.
• Hacer más sencillo el proceso de control y de supervisión por parte de los responsables de cada departamento.

Ventajas de la departamentalización

Algunas de principales ventajas que pueden obtener las empresas que aplican la estructura por departamentalización encontramos:

• La empresa se estructura con base en la especialización del trabajo.
• La estructura departamental es la representación lógica de la organización de la empresa.
• Incrementa la eficiencia en las tareas, al permitir que el equipo de trabajo entienda mejor sus funciones.
• Permite una mejor organización de la estructura de la empresa y un control más eficiente.

Desventajas de la departamentalización

Las desventajas más importantes de la departamentalización son:

• La división del trabajo puede ser un obstáculo para que los distintos departamentos puedan colaborar entre ellos.
• Puede afectar al alcance de los objetivos generales de la empresa, por la excesiva especialización de cada área.
• Los cambios en la organización pueden ser arriesgados para la empresa, porque los procesos de adaptación pueden ser muy lentos.

Para terminar, se puede decir que la departamentalización es la manera como se pueden dividir las funciones de una empresa. Además, la departamentalización agrupa funciones similares, para aprovechar de mejor forma la división del trabajo y la especialización. Con mayor especialización se mejoran los niveles de productividad y de eficiencia productiva de las organizaciones.