Ejecución de un proyecto

La fase de ejecución del proyecto es una de las fases más relevantes. Una vez hemos planificado un proyecto, el siguiente paso es ejecutarlo. Cuando sabemos qué es lo que queremos, es el momento de ponerse en acción. Esta fase no es más que eso, hacer realidad lo que está escrito en el papel y, con el seguimiento, observar qué sucede para corregirlo en caso necesario.

La fase de ejecución es quizá la más relevante y la razón de ser de cualquier proyecto. El motivo es que en ella se decidirá si en la práctica tendrá éxito o no. Además, es la más duradera, ocupando entre el 70% y el 80% del tiempo total.

Por supuesto, también es la más compleja, por lo que la figura del director se vuelve imprescindible, siendo algunas de sus atribuciones las siguientes:

• Debe coordinar y dirigir los esfuerzos de todos hacia el objetivo común: Puede parecer un trabajo sencillo, pero nada más lejos de la realidad. En un mundo donde lo normal son las incidencias e imprevistos, hay que tomar decisiones y asumir las consecuencias.
• Necesita llevar un absoluto control de todo lo que se hace: Por supuesto, debe ayudarse de departamentos de apoyo como la secretaría o los consultores y asesores. Herramientas como una hoja de cálculo pueden ser de inestimable ayuda.
• Supervisar la elección de las personas adecuadas: El director tiene que saber exactamente qué hay que hacer y, de esta forma, escoger a quién debe hacerlo.
• Debe conocer todos aspectos relacionados con su trabajo: Entre otros, qué organigrama sería el más adecuado (por ejemplo el matricial) o cómo utilizar diagramas como el PERT. Aquí la formación es clave.

Para ejecutar un proyecto hay que tener claras sus etapas. Esto se debe a que después de plantear los objetivos y planificarlo de forma detallada y por escrito, toca ejecutarlo. De esta forma, podremos llevar a cabo una retroalimentación y corregir las posibles desviaciones.

Por tanto, con el plan encima de la mesa, la ejecución podría realizarse de la siguiente forma:

• En primer lugar, el comienzo: Una vez planificado, hay que llevar a cabo las tareas y actividades establecidas. Cada cuál debe saber lo que tiene que hacer, de manera que se empiece cuanto antes y sin demoras.
• En segundo lugar, la comunicación y monitorización: En este caso, el director del proyecto, coordinado con la dirección general, debe plantear los canales de comunicación. Por otro lado, debe supervisar todo el proceso.
• Una tercera fase sería la de control: Hay que comprobar lo que se hace para conocer si se producen desviaciones. En este momento, es cuando las reuniones periódicas con el equipo juegan un papel esencial.
• Por último, tenemos la cuarta fase de correcciones: Sabiendo qué ha pasado respecto al plan original, se pueden llevar a cabo las acciones necesarias. En este momento, es cuando los planes de contingencia se pueden poner en marcha.

Para acabar, veamos un ejemplo.

Imaginemos que somos una empresa de consultoría informática. Nuestro analista nos trae un pedido. Se trata de un programa para una tienda de regalos. Después de hablar con el cliente, ha preparado el diagrama de flujos de sus necesidades para que los programadores lleven a cabo su trabajo. El director planifica las diferentes tareas y comienza el proyecto.

Primero, debemos saber qué tenemos que hacer. En este caso, un programa informático. Después se inicia la actividad con la comunicación y supervisión por parte del director. A continuación, como tercera etapa en la ejecución de un proyecto, estaría el control de las desviaciones. Por último, se plantean unas correciones basadas en el plan de contingencias.