Gestión de compras

La gestión de compras es la adquisición de bienes y servicios por parte de una empresa con el propósito de asegurar su proceso productivo.

Cabe destacar, que la gestión de compras es un proceso bastante complejo para una empresa. Antes de hacer una gestión de compra es necesario estudiar el mercado buscando a los mejores proveedores. Para ello es necesario conocer las condiciones de calidad y precio de los bienes y servicios que se tienen que adquirir.

Luego se efectúa el proceso de negociación y el seguimiento de los trámites correspondientes para gestionar las compras. La gestión de compras de una empresa es determinante para lograr un resultado final exitoso.

Proceso de gestión de compras

Las preguntas más importantes que debemos responder en el proceso de la gestión de compras son:

1. ¿Cuándo comprar?

Sin duda, para poder saber cuándo comprar primero se debe hacer un estudio previo del mercado. Puesto que esto nos provee información sobre los bienes y servicios que los proveedores ofrecen en el mercado. Con esta información la empresa se anticipa a los requerimiento y necesidades de la empresa. Porque en el momento que se requieran los bienes y servicios ya se tienen identificadas las fuentes de suministro.

2. ¿Qué comprar?

Desde luego, el proceso de compra queda centralizado en el departamento de compras de una empresa. A este departamento se dirigen los requerimientos de compras de las áreas de producción, inventario y ventas. Al recibir los requerimientos, el departamento prioriza los requerimientos más inminentes y procede a realizar los trámites de la gestión de compras.

Generalmente la decisión de qué comprar la realiza el comité de compras de la empresa. Este comité puede estar integrado por directivos de la empresa. La decisión se toma basada en las necesidades más importantes para el desempeño de la empresa.

3. ¿Cómo comprar?

Por otra parte, el cómo comprar se define en función de las ofertas recibidas. Todas las propuestas de oferta recibidas deben ser analizadas y evaluadas, a fin de escoger la mejor propuesta. Para que la decisión resulte más efectiva, es recomendable preseleccionar las ofertas. De manera que sólo queden para ser examinadas aquellas propuestas que se ajusten mejor a los objetivos establecidos por la empresa.

4. ¿Cuánto comprar?

En efecto, la determinación de cuánto comprar se produce después del proceso de negociación con los proveedores. Podrían ser cantidades mínimas y máximas de venta establecida por parte del proveedor. Se pueden negociar precios, las formas de pago, el servicio de entrega y las garantías.

5. ¿Dónde comprar?

Así mismo, esto se decide luego de que los proveedores han sido seleccionados. Para ello se contacta con los proveedores y se les solicita información relacionada con las condiciones económicas, técnicas y de los servicios de postventa ofrecidos. También es conveniente requerir presupuestos, muestras y catálogos.

Beneficios de realizar una eficiente gestión de compras

Entre los beneficios de realizar una buena gestión de compras, se encuentran:

1. Reducción de costos

En primer lugar, una buena gestión de compras puede evitarle a la empresa incurrir en gastos innecesarios. Por ello, el departamento de compras debe estar integrado por personal capacitado. De manera que su buena gestión logre el fortalecimiento de la relación con los proveedores. Lo que permitirá realizar una mejor negociación de los precios de adquisición y lograr mejores condiciones de pago.

Naturalmente, siempre deberán negociar mejores términos en los contratos, para tener mayor flujo de efectivo, la reducción de costos y correlativamente aumentando la utilidad de la empresa. Además, deberán evitar realizar compras urgentes, ya que todo debería estar previamente planificado.

2. Mejora en la calidad de suministros y servicios

En segundo lugar, una buena gestión de compras ayuda a identificar a los mejores proveedores, lo que incide en una mejora en la calidad y el precio del producto final que vende la empresa. Por eso algunas empresas trabajan en estrecha relación con sus proveedores para mejorar todos sus procesos, no solo el proceso de gestión de compras.

Claro que, para que una empresa pueda ofrecer un bien y servicio de buena calidad y precio, debe contar con los suministros y medios adecuados para lograrlo. También se pueden aportar mejores soluciones en situaciones críticas.

3. Reducir riesgos y garantizar los suministros

En tercer lugar, el departamento de compras debe conocer entre los bienes y servicios que se ofrecen al mercado, cuáles son determinantes para la sobrevivencia de la empresa. Por ello deberá tomar las medidas adecuadas para garantizar las cadenas de suministro que abastecen su proceso de producción.

4. Mejora de la competitividad

Finalmente, si el departamento de compras realiza eficientemente su tarea, logra aumentar la competitividad de la empresa. Puesto que su buena gestión logra la reducción de costos, el desarrollo de nuevos productos y una mayor satisfacción de sus clientes. Todo esto, sin lugar a dudas, incrementa considerablemente la posición competitiva de la empresa.

Funciones del departamento de compras

Entre las funciones más importantes que debe realizar el departamento de compras, encontramos:

• Investigar el mercado: Debe investigar los cambios que se producen en el mercado. Como cambios en precios, tendencias utilizadas por la competencia y la aparición de nuevos productos.
• Asesorar a los clientes internos: Debe tener una estrecha comunicación con los otros departamentos de la empresa para poder ofrecer un producto de calidad. Asesora a los clientes internos para que ofrezcan un mejor producto o servicio al cliente externo.
• Seleccionar a los proveedores: Debe seleccionar a los mejores proveedores para poder brindar al mercado productos altamente competitivos. Los buenos proveedores aseguran mejores precios, mejor calidad y mejores tiempos de entrega.
• Negociación de precios y calidad: Negociar las condiciones de calidad y precio, formas de pago y entrega, todo con el fin de reducir los costos para la empresa

Para terminar, diremos que la gestión de compras tiene un impacto fundamental en la entrega de los bienes y servicios que las empresas ofrecen al mercado. La gestión de compras es la responsable de proveer todos los suministros que la empresa requiere para su adecuado funcionamiento. Es decir, debe satisfacer las necesidades de los clientes internos de la empresa, para ofrecer una mayor satisfacción al cliente externo.