La planificación de un proyecto consiste en un proceso de organización sistemático de las diferentes tareas a realizar, así como de los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
La planificación de un proyecto, por tanto, consiste en llevar a cabo un plan de acción para todas las fases de un proyecto. En este sentido, hablamos de organización sistemática porque requiere que se realicen una serie de pasos. Además, necesita conocer de qué dispone, o podrá disponer, para conseguir los fines.
Por qué es importante la planificación de un proyecto
Cuando surge algo que no esperamos, improvisar puede ser una opción. Sin embargo, no es una buena idea hacerlo cuando dirigimos un proyecto. Si bien es cierto que hay procesos que pueden parecer sencillos, la mayoría de ellos encierran una gran complejidad. Por eso, planificarlos se convierte en una actividad esencial.
Por tanto, hay que tener claro qué queremos y cómo queremos conseguirlo, de manera que si nos equivocamos podamos tomar medidas correctoras. Tener un buen plan es esencial cuando queremos desarrollar una idea, una nueva forma de producción, un avance tecnológico o cualquier otro proyecto.
Cómo llevar a cabo la planificación de un proyecto
A continuación, veremos los pasos que debemos seguir para planificar un proyecto de la forma adecuada. A su vez, debemos saber que estos son importantes porque nos permiten estructurar las actividades y el tiempo que dedicamos a cada una. De la misma forma, no debemos perder de vista que el plan es, a su vez, una de las etapas en la realización de un proyecto.
- Lo primero, y lo principal, es saber exactamente qué queremos: Hay que definir el alcance del proyecto. Para hacerlo, debemos conocer todos los pormenores de lo que pretendemos conseguir.
- Por otro lado, como complemento al paso anterior, hay que analizar la viabilidad: De nada sirve una buena idea si esta no es viable. Esto quiere decir que el proyecto tiene que poder llevarse a cabo en condiciones adecuadas.
- Además, es importante saber cuál será nuestro presupuesto y con qué recursos (incluidos los humanos) contaremos: Esta fase del proyecto es la que permite encontrar inversores, socios, colaboradores e, incluso, empleados.
- Por otro lado, hay que elaborar los diferentes procesos de trabajo: Este tercer paso se refiere a plantear cómo se pondrá en marcha el proyecto. Hay que definir cuáles serán las tareas o actividades y cómo se llevarán a cabo. Cuantos más detalles incluyamos, mejor.
- Evaluación de los resultados: Ahora hay que describir cómo se van a revisar y evaluar los resultados del proyecto. Hay que conocer indicadores, parámetros o variables a medir. Este paso es importante para plantear las posibles correcciones y planes de contingencia.
Todas estas etapas finalizarán con la elaboración de un informe que será el Plan del Proyecto. Este manual permitirá a todo el mundo conocer el camino, cómo se recorrerá y cuál será su contribución.
Ejemplo de planificación de un proyecto
Vamos a imaginar que queremos llevar a cabo un proyecto consistente en la creación de una fábrica de patatas fritas. Hemos comprobado que el mercado demanda esas que comíamos cuando éramos niños en las ferias de nuestra localidad. Pues hay que ponerse manos a la obra y planificar bien los pasos a seguir.
Podemos observar que lo que hacemos es seguir las fases para llevar a cabo la planificación de un proyecto. Primero, definimos qué queremos, la fábrica de patatas fritas. Después, analizamos si es viable, hacemos un estudio de mercado y comprobamos que sea un producto demandado. En tercer lugar, el presupuesto, hay que saber qué necesitamos para fabricarlas y como lo vamos a financiar. Después creamos los procesos de trabajo y la forma de evaluarlos en el futuro.
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