Catálogo de cuentas: qué es y cómo funciona

¿Qué es un catálogo de cuentas?

El catálogo de cuentas es un documento donde se listan todas las cuentas usadas en la contabilidad de una empresa. Este listado incluye cuentas de activos, pasivos, capital contable, ingresos y gastos de la empresa.

En otras palabras, el catálogo de cuentas es un compendio de las partidas contables que usa una compañía para reportar sus actividades.

Catálogo de cuentas: Explicación sencilla

El catálogo de cuentas se elabora para identificar fácilmente cada cuenta del sistema contable. Para lograr esto, se asigna un nombre o número a cada cuenta. Esto facilita su identificación.

Además, el catálogo de cuentas incluye una breve descripción del uso y la operación general de los libros de contabilidad. Esto ayuda a clasificar cada cuenta y actúa como un manual de cuentas dentro de la organización.

¿Pará qué se utiliza el catálogo de cuentas?

El catálogo de cuentas se usa fundamentalmente para:

• Lograr que todos los empleados involucrados puedan llevar a cabo registros contables que sean coherentes y ordenados.
• Hacer más fácil el trabajo del sistema de contabilidad, especialmente cuando lo que se busca es hacer una consolidación de los datos financieros y contables.
• Realizar un registro diario de las operaciones contables de una empresa. Esto ayudará a la correcta preparación de los estados financieros de la compañía.

¿Cuáles son los objetivos del catálogo de cuentas?

Los objetivos que persigue la elaboración de un catálogo de cuentas son:

• Elaborar una norma escrita de carácter permanente que ayude a evitar errores en la clasificación de las distintas cuentas.
• Estructurar de forma adecuada el sistema de contabilidad. Esto, dado que sirve de referencia para el registro, la clasificación y la aplicación de las actividades de tipo financiero y contable.
• Servir como fundamento para el proceso de análisis y el registro uniforme de las operaciones contables y financieras.
• Usarse como guía para la elaboración de estados financieros y la preparación de presupuestos.
• Utilizarse como elemento base cuando el proceso contable se lleva a cabo usando medios informáticos.
• Servir como base o sencillo manual que no requiera para su utilización alta especialización del personal. Sobre todo, en el área financiera y contable.

¿Por qué es importante el catálogo de cuentas?

Sin duda, un catálogo de cuentas es importante porque permite unificar criterios para clasificar el registro de las operaciones contables de una organización. Esto facilita que el registro se realice de manera uniforme, haciendo que se convierta en la base del sistema contable.

Sin embargo, es importante que el catálogo de cuentas mantenga cierto grado de flexibilidad. Esto, con el propósito de lograr que cuando la empresa crezca o se expanda se pueda adaptar a ese proceso de crecimiento.

Naturalmente, la flexibilidad del catálogo de cuentas permitirá que se vaya adecuando a las operaciones del negocio. El orden se logrará de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Por esa razón, se requiere que el diseño del catálogo de cuentas sea claro, para que tanto directivos, contadores, auxiliares como usuarios lo entiendan. Debe permitir que sea fácil el proceso de incorporar nuevas cuentas, sin hacer modificaciones.

De lo contrario, esto podría ocasionar:

• Confusión en los criterios contables a seguir.
• Duplicidad o reprocesos.
• Obligación de modificar los programas informáticos de contabilidad.
• Pérdida de información.
• Equivocaciones en la elaboración de estados financieros.
• Retrasos.

¿Cómo se estructura un catálogo de cuentas?

La estructura de un catálogo de cuentas está integrado por tres niveles: rubro, cuenta y subcuenta.

1. Rubro

Para empezar, el rubro es un apartado contable que permite agrupar distintas cuentas. El rubro identifica las denominaciones que reciben todas las divisiones de las operaciones que forman la estructura financiera de la empresa que ordena sus movimientos contables. Se podría estructurar en activos, pasivos y cobros.

2. Cuentas

En seguida, se estructuran las cuentas. La cuenta incluye todas las divisiones que integran cada rubro. Toda cuenta contable se usa para el registro de los movimientos contables que se hayan realizado y que tengan un impacto sobre la empresa. Por ejemplo, el activo se podría clasificar en caja, bancos, proveedores, clientes, entre algunos que se pueden mencionar.

3. Subcuenta

Finalmente, encontramos las subcuentas. La subcuenta es el término contable vinculado al detalle pormenorizado de todas las cuentas. Con ello se genera el registro final del catálogo de cuentas. Las subcuentas se usan para pormenorizar y controlar las operaciones contables que hace la empresa. Por ejemplo, se utiliza la subcuenta caja chica en la cuenta de caja o la subcuenta de entidades bancarias en la cuenta banco.

Tipos de catálogos de cuenta

Los tipos de catálogos de cuenta son:

1. Numérico

El tipo de catálogo de cuenta numérica asigna un número en orden progresivo a cada cuenta. Para ello, deben crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros.

2. Decimal

Este tipo consiste en agrupar las cuentas de una empresa utilizando números decimales digitados. Para ello, previamente se deben crear los grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros de la compañía. Cada grupo deberá dividirse en diez categorías como máximo.

3. Alfabética

La alfabética asigna una letra del alfabeto a cada una de las cuentas. Siempre deberán previamente haberse formado los grupos de cuentas basadas en los estados financieros de la empresa.

4. Alfanumérica

En este tipo se utilizan las letras iniciales de los grupos y subgrupos. Ahora bien, si existen dos grupos con la misma letra inicial se emplea un número además de la primera letra inicial. Esto, con el propósito de poder diferenciar y así facilitar el proceso de identificación.

5. Combinada

La combinada utiliza dos o más de los tipos anteriores.

Para concluir, el catálogo de cuentas es muy importante porque permite registrar la información contable de la compañía de manera uniforme.