Los libros contables son aquellos documentos donde se refleja y se plasma toda la información económica, financiera y contable de una compañía. Es decir, en los libros contables aparecen todos los datos necesarios para poder entender el funcionamiento económico-financiero de una compañía.
Estos libros se actualizan periódicamente coincidiendo con el ejercicio contable. Cuando comienza un nuevo ejercicio, también se crean unos nuevos libros contables. Por ejemplo, durante el año 2016 la compañía plasma la información en los libros de dicho año. Al empezar el año 2017, los libros del año 2016 se dan por finalizados y se crean unos nuevos, que serán los libros del año 2017. En algunos países el año fiscal no coincide con el año natural
Tradicionalmente en los libros contables la información se plasmaba en papel. Sin embargo, con el auge de las nuevas tecnologías ya se ha comenzado a aceptar los libros contables en formato digital o informático.
Los libros contables pueden tener carácter obligatorio o voluntario.
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Libros contables obligatorios
Hay una serie de libros contables que son obligatorios porque así lo establece el legislador. A pesar de que en cada país se pueden establecer unos u otros, los más habituales son los siguientes:
- Libro diario: Se contabilizan todas las operaciones que realiza la empresa. Visualmente, se configura como una sucesión de asientos contables, ordenados de forma cronológica.
- Libro de inventario: Incluye el denominado balance de sumas y saldos de los balances de comprobación. Es decir, se va actualizando de manera periódica todas las cuentas con saldo de la empresa (activos, pasivos, patrimonio neto, gasto e ingreso). El último balance de sumas y saldos debe coincidir con el balance de situación realizado para las cuentas anuales. Además, en el libro de inventario hay que incluir el balance inicial y el denominado inventario de existencias, es decir, las unidades físicas que componen las existencias de la compañía y su valoración (usando alguno de los métodos de valoración aceptados).
- Cuentas anuales: Son unos informes que reflejan la información económico-financiera de la compañía. Son 5 documentos: Balance de situación, cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y la memoria. Las cuentas anuales se realizan una vez al año, es decir, no se van modificando periódicamente, como los anteriores.
Los libros contables obligatorios tienen que depositarse y legalizarse en el Registro Mercantil. Además de ello, previamente han tenido que ser aprobadas por la Junta General de Socios.
Libros contables voluntarios
Hay otra serie de libros contables sobre los que el legislador no establece su obligatoriedad. Sin embargo, para el funcionamiento interno de la empresa, estos libros contables resultan muy útiles y pueden mejorar la eficiencia de la misma. Sobre los libros contables voluntarios no existe obligación de aprobación por parte de los socios, ni obligación de depósito y legalización en el Registro Mercantil. Los más habituales son los siguientes:
- Libro mayor: Representa un resumen de todas las cuentas contables. Visualmente, se configura en forma de T, anotando todos los movimientos que afecten al debe y al haber de la cuenta correspondiente. Nos da una imagen visual muy práctica del saldo que tiene una cuenta en cualquier momento del ejercicio. El saldo es la diferencia entre el debe y el haber, siendo saldo deudor cuando el debe es superior al haber y saldo acreedor, cuando el haber es superior al debe. El libro mayor estaría formado por todas las T de las cuentas contables (como la que podemos ver a continuación).
- Otros libros auxiliares: Dentro del resto de libros voluntarios, podemos encontrarnos con el libro de banco (que refleja los movimientos bancarios), el libro de caja (que refleja los movimientos de cash o de efectivo – pagos y cobros), el libro de vencimientos (donde se reflejan y ordenan cronológicamente los vencimientos de las facturas a pagar y a cobrar), etc.
