Gestión de ventas

La gestión de ventas es un proceso mediante el cual se coordina un grupo de personas y recursos para alcanzar las metas de ventas de una empresa. Involucra una serie de políticas y procedimientos que sirven de guía para poder realizar toda esta serie de acciones.

Evidentemente, las políticas y procedimientos determinan la forma de cómo reclutar, seleccionar, supervisar, motivar y evaluar a la fuerza de ventas. La fuerza de venta es la encargada de realizar la gestión de venta. Una adecuada gestión de ventas deberá encontrar nuevas oportunidades, hacer previsiones de venta, gestionar informes y técnicas. Todas estas tareas ayudarán a los involucrados a lograr sus objetivos.

No obstante, la gestión de ventas debe involucrar varios procesos y actividades. Si estos se realizan de manera eficiente, ayudará a que la empresa crezca y obtenga mayores beneficios.

Actividades de la gestión de ventas

Para que la gestión de ventas resulte efectiva y productiva se deben hacer las siguientes actividades:

1. Controlar el proceso de ventas

En primer lugar, el gestor de ventas es la persona que asume la responsabilidad en forma personal para asegurar que cada una de las etapas del proceso se realice en el tiempo indicado. Por ello es conveniente realizar un plan de ventas para que se cumpla con todo lo estipulado. Si alguna etapa se realiza fuera de tiempo o no se realiza puede incidir de forma negativa en los resultados.

2. Planificación de ventas

En segundo lugar, la planificación de las ventas es fundamental porque en ella se establecen los objetivos y las metas esperadas. En el plan de ventas es necesario definir algunos criterios importantes. Estos criterios serán el público objetivo, el ciclo de compra y venta, las estrategias que se implementarán y la manera cómo relacionarse con los competidores.

Sin embargo, lo más importante es determinar los objetivos. Estos objetivos deben ser realistas para que sea posible alcanzarlos. Además, deberán comunicarse a todo el personal del equipo de ventas. La planificación es imprescindible para cualquier empresa que quiera alcanzar sus metas.

3. Contratación de personas con talento

En tercer lugar, el gestor deberá contratar personas que sean habilidosas y talentosas en la realización de las tareas de ventas. La contratación deberá ser un proceso cuidadoso, porque si se contrata personal inadecuado puede resultar muy costoso para la empresa. Incluso, se corre el riesgo de que se produzca mucha rotación de personal.

Desde luego, para alcanzar las metas, la empresa necesita tener personas que tengan la capacidad para desempeñar estas actividades. Pero, principalmente, que se encuentren comprometidos con el equipo y que trabajen en conjunto.

Asimismo, para contratar personal, se puede utilizar agencias de empleo o el departamento de recursos humanos de la empresa. El proceso de selección puede requerir personal con experiencia o sin experiencia. En la selección se pueden pasar una batería de pruebas y se realiza una serie de entrevistas para escoger a los profesionales mejor calificados para ocupar los puestos.

Adicionalmente, se puede solicitar otro tipo de información como referencias, antecedentes y cualquier otro dato que pueda resultar importante para tomar la decisión.

4. Capacitación del equipo

Finalmente, la capacitación del equipo es otro componente esencial en la gestión de ventas. Si una empresa quiere que su equipo de trabajo de ventas mejore sus habilidades y técnicas de venta deberá mantener un proceso de capacitación continua. 

La capacitación también ayuda a que el equipo de ventas conozca más sobre aspectos importantes de la empresa como las políticas implementadas, los productos que vende, el perfil de los clientes y todo lo relacionado con la planificación de la organización.

Gestión del proceso de ventas

Ahora bien, la gestión del proceso de ventas es la serie pasos que las personas deben realizar para concretar una venta efectiva. Este proceso se inicia desde que se capta la atención de un cliente potencial y termina en la acción concreta de una venta de los bienes y servicios que ofrece una empresa.

Para realizar la gestión del proceso de venta, se requiere:

• Conocer el producto: Básicamente se necesita saber qué es el producto, para qué sirve y que significa para el cliente.
• Prospección del cliente: Se debe poder identificar al conjunto de clientes cuyas necesidades puede satisfacer el producto que se vende.
• Contacto con el cliente: Consiste en poder presentarse con el cliente y tener un primer acercamiento.
• Identificar la necesidad: El contacto con el cliente permite identificar sus necesidades. Es necesario escuchar al cliente para que exprese cuáles son sus necesidades y problemas.
• Presentación del producto: Solo cuando se conocen las necesidades se debe presentar el producto, explicando lo que el producto puede hacer por ellos (los clientes).
• Cierre de venta: El cierre de venta se produce luego de que se aclaran las objeciones del cliente, el cual acepta comprar el producto.

¿Cómo una buena gestión de ventas puede mantener motivado al personal?

Para lograr una buena gestión de ventas se necesita que las personas del equipo de ventas se encuentren motivadas. Por esa razón, para mantener motivado al equipo se requiere:

1. Establecer objetivos realistas

Naturalmente, si los objetivos son muy elevados, las personas, por mucho que se esfuercen, no los pueden alcanzar. Esto genera que se sientan frustrados porque, aunque realicen un gran trabajo, las metas son imposibles de lograr. Mientras que, si los objetivos son realistas, se adecúan al mercado y con un esfuerzo razonable las personas logran los objetivos propuestos.

De cualquier modo, las compensaciones que reciben las personas se relacionan con el cumplimiento de las cuotas de venta. Las cuotas de venta están determinadas en el plan de ventas y son basadas en los pronósticos de venta. Las cuotas dependerán de aspectos como el territorio, la cantidad de trabajo requerido, el tamaño del mercado, entre algunos otros aspectos relevantes.

2. Recompensas

De manera similar, la fuerza de venta se mantiene motivada por las recompensas que recibe. Entre las recompensas más significativas se encuentran los pagos monetarios, los ascensos, el crecimiento personal y el logro. Aunque también es importante el reconocimiento y el respeto.

En otras palabras, lo que más motiva a la fuerza de ventas es el pago recibido porque con ello pueden resolver sus necesidades. Pero también les motiva los halagos y el reconocimiento en cuanto a cubrir necesidades de tipo psicológico.

¿Cómo evaluar el proceso de gestión de ventas?

Para evaluar el proceso de gestión de ventas se necesita contar con suficiente información. Las fuentes de información más importantes son los informes de ventas, las cartas y las quejas de los clientes, las conversaciones con los representantes y el cumplimiento de las cuotas de ventas.

En consecuencia, todos estos datos se comparan con el plan de ventas con el propósito de realizar la retroalimentación adecuada. La retroalimentación solo se puede realizar después de evaluar el rendimiento de la fuerza de ventas.

Los mejores indicadores del rendimiento de la fuerza de ventas son:

• Promedio de visitas de ventas de cada vendedor por día.
• Tiempo promedio de la visita de ventas en cada contacto.
• Ingreso promedio por visita de ventas.
• Costo promedio por visita de ventas.
• Costo promedio del entrenamiento.
• Número de pedidos por cada cien visitas.
• Nuevos clientes por periodo de venta.
• El costo de la fuerza de ventas sobre el porcentaje total de ventas.

Para terminar, podemos afirmar que la gestión de ventas eficiente necesita antes que nada un buen proceso de reclutamiento y selección de personal. Esto permite contar con profesionales capacitados. Luego, un proceso de capacitación para que la fuerza de ventas conozca sobre los productos de la empresa, las políticas implementadas y las técnicas de venta utilizadas.

Además, se requiere mantener motivado al equipo para que se comprometa en el cumplimiento de las metas. Finalmente, se debe hacer la evaluación del rendimiento para retroalimentar y fortalecer el cumplimiento del plan.