Custodia de cheques

La custodia de cheques consiste en que una institución financiera recibe de su cliente cheques en forma física o electrónica. Estos son emitidos con una fecha presente, pero están programados para ser cobrados en una fecha posterior. Así, por medio de este servicio, se resguardan los valores del cliente y se gestiona su cobro.

Es decir, la custodia de cheques es un servicio que ofrecen las instituciones financieras con el propósito de administrar y resguardar la cartera de cheques de los clientes.

Una vez se cobra el cheque, el monto se acredita inmediatamente a la cuenta corriente del cliente, permitiendo que tanto empresa como cliente tenga menos carga operativa. Esto, al desligarse la responsabilidad de tener al cargo el cobro de los cheques.

Sin duda, la custodia de cheques es un servicio muy solicitado debido a que los cheques siguen siendo documentos muy utilizados en las distintas operaciones de intercambio entre empresas y clientes. Mediante este servicio, la institución financiera guarda y administra los cheques que deben ser cobrados a futuro.

Claro que, esto exige que el banco cobre una comisión para poder custodiar los cheques. Además, se pueden agregar otros beneficios como poder adelantar o retrasar el cobro del cheque pagando una tasa establecida según cada institución bancaria.

¿Qué resultados tiene la empresa que utiliza el servicio de custodia de cheques?

Desde luego, no basta solo con entender qué es la custodia de cheques, lo más importante es entender que ofrece muy buenos resultados para el negocio. Especialmente simplifica la gestión financiera y garantiza la seguridad de los valores.

Las empresas y los clientes, en general, utilizan el servicio de custodia de cheques porque logran los siguientes resultados:

1. Protección superior de los cheques

En primer lugar, debemos considerar que, cuando los cheques están en custodia en una institución financiera, el banco los resguarda en lugares de alta seguridad. Los sitios pueden ser físicos como el uso de cajas fuertes aisladas o por medio de sistemas informáticos seguros.

Efectivamente, con este resultado, la empresa evita el riesgo del robo o el fraude de estos documentos porque con estos documentos se pueden dar desvíos y fraudes internos. Básicamente, hay una transferencia de responsabilidades hacia el banco, garantizando la seguridad de estos documentos.

2. Mayor productividad y eficiencia

En segundo lugar, las empresas y negocios que contratan este servicio funcionan de manera más eficiente, puesto que, al momento de tener la garantía del depósito de los cheques, no tiene la necesidad de gestionar otros documentos internos. Esto permite simplificar todo el proceso interno.

Adicionalmente, se logra un aumento del nivel de productividad debido a que el banco se responsabiliza de realizar los descuentos y las acreditaciones respectivas, evitando que los cobros se realicen demasiado pronto afectando al emisor. O bien demasiado tarde afectando el flujo de efectivo de la empresa.

3. Existe la posibilidad de un descuento anticipado

En tercer lugar, puede existir la posibilidad de que la institución financiera ofrezca el servicio de poder anticipar el descuento y hacer la correspondiente acreditación. Las empresas pueden sacar ventaja de esta alternativa, siempre y cuando estén dispuestas a pagar la tasa correspondiente.  El beneficio que se recibe es que la empresa cuenta con más dinero y ayuda a mejorar su flujo de caja.

4. Menos tiempo en el procesamiento de información

Finalmente, con la ayuda de los medios electrónicos, se reduce el tiempo para conocer y procesar la información. Esto, dado que los bancos tienen actualizado el estado de cada cliente y la información se maneja de manera útil y segura para la empresa.

Naturalmente, la gestión de la cartera de cheques en custodia es un proceso muy cambiante y dinámico. Esto, debido a que se realizan movimientos continuamente. Por eso es importante contar con una organización lógica de los datos que faciliten el funcionamiento de cualquier negocio.

Tipos de cheques en custodia

Entre los tipos de cheques en custodia encontramos:

• Cheques en custodia bancaria: Los cheques en custodia bancaria son utilizados para minimizar el riesgo del resguardo y disminuir la carga administrativa. La empresa recibe información actualizada por medio de la banca electrónica.
• Cheques en custodia notarial: Por su parte, los cheques de custodia notarial son usados en el proceso de compra y venta de bienes inmuebles. En este caso, la custodia la hace la notaría porque solo se puede cobrar el cheque hasta el momento que se haya ejecutado la transferencia acordada. Esta transferencia debe quedar registrada según los requerimientos públicos.

Como conclusión, podemos decir que el servicio de custodia de cheques puede resultar muy beneficioso para cualquier empresa o negocio. Especialmente, para aquellas empresas y negocios que necesitan administrar de manera más eficiente su cartera de cheques, ya sean físicos o electrónicos. De esa manera, entregan esta responsabilidad a la institución bancaria para que guarde, administre y gestione los cheques que deberán cobrarse y acreditarse en una fecha futura.