Diseño de puestos

El diseño de puestos se fundamenta en la asignación estratégica de tareas y responsabilidades. Tomando en cuenta tanto las habilidades y aptitudes del trabajador, como las metas y objetivos de la empresa.

En otras palabras, en el diseño de puestos se especifica el contenido de cada puesto. Así como, los métodos de trabajo requeridos y la relación que mantiene con los otros puestos. Con la finalidad de lograr satisfacer los requerimientos de la organización y del empleado.

En efecto, el contenido establece el conjunto de las tareas y obligaciones que debe realizar la persona que ocupará el cargo. El método de trabajo deberá indicar la manera de cómo efectuar las tareas y obligaciones.

Mientras que, la relación determina qué otros puestos tienen posición jerárquica inferior o superior con él. Es decir, qué puestos dependen de él, a quiénes supervisa o dirige. Estos son los puestos de menor jerarquía. Del mismo modo, a qué otros puestos deben reportar o los puestos superiores con los que tiene relación.

Generalmente, el diseño de puestos es una rama del departamento de recursos humanos. Se encarga básicamente de crear todos los puestos de trabajo que forman una organización. Esto se estructura con la finalidad de lograr la mayor satisfacción, motivación y productividad del recurso humano. En palabras sencillas, el diseño de puestos especifica lo que tiene que hacer cada uno de los empleados. Es un proceso organizacional dentro de cualquier empresa.

Cómo se hace el diseño de puestos

Al realizar el diseño de puestos de trabajo se debe tener en cuenta cuatro aspectos fundamentales:

• El ocupante: Se refiere a la persona que se designa para ocupar un puesto. Algunos puestos de trabajo tienen un solo ocupante y otros pueden ser asignados a más de un ocupante.
• El puesto: Es lo que hace una persona. Por eso debe definirse el conjunto de tareas y obligaciones que cada uno debe desempeñar. Determinando una posición definida dentro de la organización
• Las tareas y funciones: Representan la manera como debe realizarse cada tarea y obligación. Dado que, una tarea es toda actividad individual que debe ejecutar cada persona que ocupa el puesto. Mientras que, una función es el conjunto de tareas y obligaciones que el ocupante efectúa sistemática y frecuentemente. Por lo general, las tareas son simples y repetitivas, asignándose de manera diferenciada. Ahora bien, las funciones tienen un grado más alto de responsabilidad y organización.
• Relación del puesto: Establece la relación que el ocupante del puesto tiene con la jerarquía organizacional de la empresa. Indicando a quién debe reportar y a quién debe dirigir o supervisar.

Pasos para realizar el diseño de puestos

En seguida, se detallan los pasos más importantes que deben seguirse en el diseño de puestos:

1. Análisis de puestos

Para comenzar, en el análisis de puestos se lleva a cabo la descripción de tareas y los requisitos del puesto. En la descripción de tareas se debe identificar y documentar todas las tareas asociadas con cada puesto de trabajo. Lo que puede incluir las actividades diarias, las responsabilidades laborales y las relaciones jerárquicas.

En los requisitos del puesto se enlistan las habilidades requeridas para el desempeño de cada puesto. Lo que puede incluir habilidades cognitivas y técnicas. Así como, el grado de experiencia laboral adquirida previamente.

2. Evaluación de la carga laboral

Luego, se procede a evaluar la carga de trabajo. Este paso consiste en determinar el valor relativo de cada puesto dentro de la organización. Para determinar el valor de cada puesto se evalúan varios aspectos. Tales como el nivel de responsabilidad, grado de complejidad y las habilidades requeridas.

Adicionalmente, se verifica que la remuneración resulte justa y equitativa de acuerdo con la valoración del puesto. Este análisis y ajuste es muy importante para conseguir la satisfacción y la motivación de la persona que ocupa el puesto de trabajo.

3. Diseño del puesto

A continuación, se definen propiamente las tareas y responsabilidades que se ajusten a las necesidades y objetivos de la organización. Tratando de alcanzar el más alto nivel de eficiencia y productividad.

También, en este apartado se determinan los horarios y los turnos. Pudiendo establecer un horario rígido o flexible. Aquí se incluyen opciones de trabajo remoto, a tiempo parcial y los horarios flexibles para adecuarse a las posibilidades de los empleados.

4. Consulta con los empleados

Posteriormente, se involucra a los empleados en el diseño de puestos. Este paso es fundamental, porque se obtiene retroalimentación por parte de los trabajadores. Tanto sobre las tareas asignadas, la carga del trabajo en relación con la remuneración y las condiciones laborales.

Incluso, se puede permitir que los empleados participen en el proceso de toma de decisiones sobre el diseño de puestos de trabajo. Lo que favorece el compromiso, la responsabilidad y la satisfacción laboral.

5. Implementación

Seguidamente, se realiza el proceso de implementación. En la etapa de implementación es crucial establecer un proceso de comunicación clara. Donde se proporcione la información detallada sobre el diseño de puestos. Así como, de los cambios efectuados y cómo puede afectar el desempeño.

En efecto, si fuera necesario, se procede con un proceso de capacitación que ayude a los empleados a desempeñar exitosamente sus nuevas funciones. Por medio de la capacitación se pueden adquirir nuevas habilidades y el manejo de nueva tecnología.

6. Evaluación continua

Finalmente, debe mantenerse un proceso de evaluación continua sobre el diseño de puestos. De ser necesario, se harán los ajustes luego de analizar los resultados y con la retroalimentación recibida.

Dado que, el diseño de puestos es un proceso dinámico que cambia continuamente. Por lo que, se hace necesario ajustar los puestos laborales con los objetivos de la empresa y las necesidades de los empleados. Logrando un clima laboral eficiente y satisfactorio.

Modelos utilizados en el diseño de puestos

Los modelos que se pueden utilizar en el diseño de puestos son:

• Clásico: Este modelo estructura los puestos basados en la división del trabajo y la especialización. Utiliza la ordenación jerárquica, con cadenas de mando y roles bien definidos. Pretende alcanzar la eficiencia por medio de la repetición de tareas sencillas. Sus principales representantes son Henry Fayol y Frederick Taylor.
• Humanista: Se enfoca en las necesidades y motivaciones de los empleados. Busca estructurar los puestos satisfaciendo las necesidades psicológicas y sociales de los empleados. Le da prioridad a la autonomía, la diversidad de tareas y el enriquecimiento del trabajo. Con el propósito de mejorar la satisfacción laboral. Sus principales representantes son Elton Mayo y Abraham Maslow.
• Situacional: Considera que no hay enfoque único para el diseño de puestos. Por lo tanto, el diseño de puestos debe adaptarse a la situación de cada organización y sus empleados. Les da relevancia a las características del trabajo según las necesidades cambiantes y las habilidades de los empleados. Sus principales representantes son Paul Lawrence, Jay Lorsch y Frederick Herzberg.

Ventajas de realizar el diseño de puestos

Entre las principales ventajas de realizar el diseño de puestos encontramos:

• Aumenta la productividad: Al asignar las tareas y responsabilidades de acuerdo con las habilidades y competencias de los empleados, se optimiza el uso de los recursos humanos. Ya que, los empleados ocupan puestos donde pueden aprovechar al máximo sus capacidades. Lo que permite el aumento de la productividad laboral y de la organización en general.
• Satisfacción y compromiso por parte de los empleados: Un buen diseño de puestos permite alinear los intereses de la empresa y los intereses de los empleados. Por lo tanto, se logra una mayor satisfacción laboral. Lo que contribuye a lograr un ambiente laboral agradable y la retención de los empleados. Evitando el costo de la alta rotación del personal.
• Desarrollo de habilidades y crecimiento profesional: Puede ayudar a que los empleados desarrollen nuevas habilidades que favorezcan su crecimiento tanto personal, como profesional. Incluso los capacita para ocupar puestos de mayor responsabilidad dentro de la organización.
• Mejor resistencia al cambio: Cuando el diseño de puestos incorpora la flexibilidad y la rotación de roles, permite que los empleados se enfrenten a nuevos desafíos. Lo que los prepara para adaptarse mejor al cambio. Así, la empresa puede responder mejor a las tendencias del mercado, las nuevas tecnologías y los cambios del entorno competitivo.
• Mejora el clima laboral: El clima laboral mejora cuando los empleados consideran que las cargas y responsabilidades asignadas son justas, desafiantes y reconocidas. Esto mejora la moral del trabajador, la comunicación, la colaboración y la creatividad del equipo de trabajo.

Desventajas de realizar el diseño de puestos

Entre las principales desventajas de realizar el diseño de puestos encontramos:

• Puede resultar monótono y desmotivante: Esto se produce cuando las tareas asignadas son demasiado específicas y estandarizadas. Por lo que, el trabajador puede experimentar aburrimiento. Lo que conduce a una disminución de la moral y genera insatisfacción. Todo esto afecta de forma negativa el rendimiento y la retención de empleados.
• Puede provocar resistencia al cambio: Las personas generalmente se acostumbran a realizar tareas rutinarias. Por esa razón, pueden resistirse a la asignación de nuevas funciones y responsabilidades. Dado que, se sienten incómodas. Por lo que, puede originar tensiones y conflictos en el ambiente laboral.
• Sobrecarga y estrés laboral: Cuando no están bien equilibrados, los puestos pueden ocasionar sobrecarga de trabajo. Lo que conduce a que los empleados manejen un nivel elevado de estrés, agotamiento y que disminuyan la calidad del trabajo. Todo esto finalmente lleva al deterioro de la salud mental del trabajador y a la disminución de la productividad laboral.
• Falta de flexibilidad: La poca flexibilidad puede conducir a la organización a una falta de adaptación a los cambios que se le presenten. Por lo que, le resulta difícil poder responder de forma rápida a los desafíos o las oportunidades que se le manifiesten en el ambiente competitivo. Afectando drásticamente su capacidad de innovación.
• Dificultad en su implementación: La implementación puede resultar muy desafiante, porque requiere tiempo y recursos. Tanto para analizar y ajustar los roles existentes, como para comunicar de forma eficiente los cambios. Esta complejidad puede producir tensión y afectar la moral y la productividad de los empleados.

Conclusiones sobre el diseño de puestos

En conclusión, se puede afirmar que el diseño de puestos es una herramienta muy útil en la gestión organizativa y empresarial. Ya que incide directamente en el rendimiento y satisfacción de los empleados. Por lo que, debe ser equilibrado para compensar la carga con la remuneración y flexible para que se adapte a las necesidades cambiantes en el mediano y largo plazo.

Adicionalmente, debe ser analizada como una herramienta estratégica. Dado que, puede influir sobre la productividad y satisfacción del empleado. Así mismo, sobre la capacidad de adaptación de la organización. Por lo que, se convierte en un elemento esencial para lograr el éxito empresarial. También, se debe entender que los puestos no se mantienen estáticos. Si no, por el contrario, evolucionan constantemente y se adaptan a las transformaciones que experimente cada organización.